予定と連絡

予定 は、打ち合わせ、現地訪問、研修など、時間を確保するものです。連絡 は、電話、ビデオ、対面、メッセージ、メール、その他の方法で相手とやり取りしたことを記録するものです。どちらも活動の種類です。ほかの種類については活動を参照してください。

始める前に

• ロールの アクティビティ の行に 閲覧と投稿 が必要です。
• 予定や連絡は、関係するレコード（顧客、連絡先、リード、商談、見積書、請求書）またはスペースに投稿します。

予定を入れる

1. レコードを開き、活動 タブを選択して、予定を登録 を選択します。活動の投稿を参照してください。カレンダーから予定を入れることもできます。
2. タイトル を入力し、開始 と 終了 を入力します。時刻のない予定は 終日 をオンにします。場所があれば 場所 を入力します。
3. 参加メンバー で、出席する同僚を選択します。選べるのは同僚だけです。お客様の連絡先を加えるには、# でその連絡先をリンクします。
4. 予定を登録 を選択します。
5. 予定が終わったら、予定を開きます。「この予定は終了しました。結果と次の対応を記録しますか？」というメッセージに 結果を記録 があります。決まったことと、次に何をするかを書きます。

連絡を記録する

1. レコードを開き、活動 タブを選択して、連絡を記録 を選択します。
2. 方向（送信 または 受信）、日時（最初は現在の日時）、方法（電話、ビデオ、対面、メッセージ、メール、その他）を設定します。必要であれば、所要時間を 分 に入力します。
3. 話した内容を書き、話した相手を # でリンクします。
4. フォローアップを同時に入れるには、次の対応のタスクも作成 にチェックを入れ、次の対応 のタイトルと、必要であれば 次の対応の期限 を入力します。
5. 連絡を保存 を選択します。

操作後の状態

予定や連絡はレコード上に新しい順で表示されます。予定は、主催者と出席する同僚のマイワークにも表示されます。予定と連絡は、関係する人のカレンダーに表示されます。同僚はどちらにも返信できます。次の対応のタスクはご自身が担当者になり、同じレコードにリンクされます。

追加した同僚には 招待 の更新が届きます。予定は開始の 15 分前に、終日の予定は当日の 09:00 にリマインドされます。結果のないまま予定が終わると、主催者の ToDo に「結果を記録」と表示されます。

知っておきたいルール

• 時刻は、マイプロフィール の 設定 で設定したご自身のタイムゾーンで表示されます。
• 同僚のカレンダーでは、その同僚が閲覧できない予定は 予定あり としてだけ表示されます。メンバー限定スペースの予定は、スペース外の人にはまったく表示されません。予定あり としても表示されません。
• 主催者、出席する人、他の人のアクティビティを管理 を持つ人は、結果の記録、予定のキャンセル（··· メニューの 予定をキャンセル）、予定の変更ができます。連絡を変更できるのは、書いた人と 他の人のアクティビティを管理 を持つ人です。
• 参加メンバーは予定を登録するときに選びます。後から予定を編集しても、参加メンバーは変わりません。
• 予定をキャンセルすると、参加メンバーに通知されます。予定は「キャンセル済み」としてタイムラインに残ります。
• 送付済みにした見積書、その商談、またはその連絡先にリンクした連絡は、その見積書の ToDo のフォローアップでお客様との連絡として数えられます。ただし、サブタイプが数えない設定になっている場合は除きます。メモは数えられません。送付済みにするを参照してください。
• 結果は予定そのものに記録します。次にレコードを開いた人が、どうなったかを確認できます。
• 結果にフォローアップの作業が必要な場合は、タスクも投稿します。

この仕組みの理由

結果を記録して、打ち合わせを締めくくります。 予定は、時間を確保したことしか示しません。結果には何が決まったかが残るため、後からレコードを読む同僚も、商談がどこまで進んでいるかがわかります。結果を記録するまで、主催者の ToDo には記録を促す項目が残ります。

記録した電話は、フォローアップの記録になります。 ToDo の見積書のフォローアップは、見積書、その商談、またはその連絡先に連絡を記録すると消えます。チームも、最後にお客様と話したのは誰か、何を約束したかを確認できるため、2 人が同じ用件でお客様に電話することがなくなります。

同僚は参加し、お客様はリンクします。 参加者にはリマインダーが届き、カレンダーに予定が表示されます。これは easySales にサインインする人にしか意味がありません。お客様の連絡先を # でリンクすると、予定はその連絡先のレコードに表示されます。easySales からお客様には何も送信されません。

それぞれの人に、自分の時刻で表示されます。 予定の時刻は、読む人それぞれのタイムゾーンで表示されます。別の拠点にいる同僚にも、打ち合わせは正しい現地時刻で表示されます。

効率よく使うコツ

• 進行中の案件をワンタップでリンクします。 顧客、連絡先、商談では、あわせてリンク に有効な見積書と進行中の商談が表示されます。1 つを選ぶと、活動はそこにも表示されます。
• 電話と一緒に次の対応を登録します。 次の対応のタスクも作成 にチェックを入れれば、電話を切る前にフォローアップが マイワーク に入ります。タイミングの目安は見積書のフォローで提案しています。
• カレンダーから予定を入れます。 週 または 日 の表示で空いている時間帯を選ぶと、その時刻の新しい予定が開きます。カレンダーを参照してください。
• 入金の電話は請求書に記録します。 支払いの遅れについての電話を請求書に記録すると、督促の経緯が債権と一緒に残ります。リマインドのスケジュールは入金を早めるで説明しています。
• 打ち合わせにはサブタイプを使います。 システム設定 → アクティビティのサブタイプ で「現地訪問」や「ショールームでの打ち合わせ」などのサブタイプを管理すると、チームビューで打ち合わせと電話を目的別に分けて確認できます。

例

現地訪問と電話。 Siti Nadia は、カフェの顧客レコードに、火曜日 10:00〜11:30 の Harbour Café への現地訪問の予定を入れ、Marcus Tan を参加メンバーにします。訪問の後、Siti は予定を開いて結果を記録します。「オーナーはオーク仕上げを選択。修正した見積書を金曜日までに送付」。その日の午後、カフェのオーナーである Ahmad Salleh から納品日について電話があり、Siti は同じ顧客レコードにその電話を連絡として記録します。

ToDo を消すフォローアップの電話。 10 月 12 日（月）、Marcus Tan は見積書 QN-10000125 を送付済みにします。金額は SGD 8,000.00 に GST 9% の SGD 720.00 を加えた、合計 SGD 8,720.00 です。Lim & Co ではフォローアップを 3 日に設定しているため、木曜日の午後には Marcus の ToDo に、見積書の送付後にお客様との連絡がないことが表示されます。Marcus は Ahmad Salleh に電話し、見積書に連絡を記録します（電話、送信、12 分）。あわせて 次の対応のタスクも作成 にチェックを入れ、「オーク仕上げの写真を送付」を期限 10 月 16 日（金）で登録します。ToDo の項目は消え、新しいタスクは Marcus が担当者として見積書にリンクされます。

よくある質問

• お客様との電話を記録するにはどうすればよいですか？ お客様の顧客レコード、連絡先、または電話の用件だった見積書を開き、連絡を記録 を選択して、方法 を 電話 にし、話した内容を書きます。話した相手は # でリンクします。
• 予定にお客様を招待できますか？ できません。参加メンバー に表示されるのは同僚だけで、easySales からお客様には何も送信されません。お客様の連絡先を # でリンクすると、予定がその連絡先のレコードに表示されます。
• 予定を登録した後に同僚を追加できますか？ 参加メンバーとしては追加できません。代わりに返信で @ でメンションしてください。メンションされた同僚には通知が届き、その同僚のカレンダーの 自分 に予定が表示されます。
• 予定の時刻を変更できますか？ はい。予定の ··· メニューで 編集 を選択します。主催者、出席する人、他の人のアクティビティを管理 を持つ人が変更できます。リマインダーも一緒に移動します。
• 予定をキャンセルするとどうなりますか？ 参加メンバーに通知され、予定は「キャンセル済み」としてタイムラインに残ります。
• 打ち合わせの結果を記録できるのは誰ですか？ 主催者、出席する人、他の人のアクティビティを管理 を持つ人です。

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