顧客

顧客とは、取引先となる会社または個人で、得意先と仕入先の両方を含みます。顧客に関する業務はすべてここから始めます。やり取りする担当者、送付する見積書や請求書、受け取った入金は、すべていずれかの顧客に属します。

表示場所

サイドバーで 顧客 を選択します。一覧には、ご利用のロールで閲覧できる顧客が表示されます。追加するには 新規顧客 を選択します。顧客名を選択すると顧客ページが開き、その顧客の連絡先、見積書、請求書、領収書、発注書、商談、活動、売掛金、履歴をまとめて確認できます。

一連の流れはすべて顧客にぶら下がっています。見積書や請求書では連絡先を指定し、顧客はその連絡先から決まります。領収書とクレジットノートは、それぞれが決済または訂正する請求書に従います。

できること

• 顧客を作成する：会社なら 法人、個人なら 個人 を選びます。
• 顧客の情報と、その配下のすべてのレコードを確認する。
• 顧客を編集、統合、または無効化する。
• 顧客の担当が別の同僚に移るときは、担当者を変更する。
• やり取りする相手を連絡先として追加する。

用語

• 法人：会社や団体のための顧客です。連絡先はいくつでも登録できます。
• 個人：個人のための顧客です。その人物は顧客の唯一の連絡先として保存され、情報は顧客側で変更します。
• 顧客の担当者：その顧客を担当する同僚です。
• 得意先 / 仕入先：その顧客が自社にとってどのような取引先かを示す 区分 です。少なくとも一方を選択します。見積書や請求書で選択できるのは、得意先 が選択されている顧客だけです。
• 顧客コード：得意先としての番号で、C-00001 のような形式です。空欄のままにすると、easySales が次の番号を割り当てます。
• 既定の支払条件 と 既定の通貨：この顧客向けに新しく作成する見積書や請求書の初期値になる支払条件と通貨です。

よくある誤解

• 顧客はログインアカウントではありません。easySales にサインインするのはユーザーです。
• 同じ会社の担当者ごとに法人顧客を作成しないでください。連絡先として追加します。
• 顧客の種類は後から変更できません。誤って選択した場合は、正しい種類の顧客を新しく作成し、もう一方を無効化してください。

権限

顧客の一覧表示と閲覧には Account（顧客）モジュールの List（一覧）と View（閲覧）、作成と変更には Add（追加）と Edit（編集）、無効化には Delete（削除）の権限が必要です。Own records only（自分のレコードのみ）に設定されたロールでは、自分が担当する顧客に加え、自社の共有設定や 顧客チーム によって許可された顧客を扱えます。

この仕組みの理由

1 社のお客様には 1 件の顧客を使います。 領収書、お客様のクレジット、取引明細書は顧客ごとに管理されます。そのため 1 回の入金で、同じ会社の別々の担当者宛ての請求書をまとめて決済でき、お客様の残高も手作業で合算する必要のない 1 つの金額になります。

顧客は連絡先によって決まります。 見積書や請求書には独自の顧客欄がなく、選択した連絡先の顧客が使われます。そのため、ある会社の担当者宛てに作成した書類が、別の会社に請求されることはありません。

得意先と仕入先は区分であり、別々のレコードではありません。 販売先であり仕入先でもある会社は、両方を選択した 1 件の顧客になります。仕入先 だけが選択された顧客は、見積書や請求書で連絡先を選ぶときに表示されないため、誤って仕入先に請求することはありません。発注書の仕入先にはどの顧客でも指定でき、発注書を発行すると 仕入先 が自動で選択されます。

効率よく使うコツ

• 名称以外でも検索します。 顧客 の検索ボックスでは、国や業種でも顧客を検索できます。一覧と列を参照してください。
• 顧客から書類を作成します。 顧客の ··· メニューには 新規見積書、新規請求書、新規商談 があり、法人顧客では 新規連絡先 も表示されます。顧客の詳細を参照してください。
• 既存の顧客リストをまとめて取り込みます。 データのインポートでは、.xlsx または .csv ファイルから顧客と連絡先を読み込み、既存のレコードと一致する行はスキップします。
• 重複した顧客は残さずに統合します。 重複する顧客を統合… で、重複した顧客の連絡先と進行中の業務を、残す側の顧客へ移動できます。顧客の編集と無効化を参照してください。

例

5 人規模のインテリアデザイン会社 Lim & Co が、Harbour Café Pte Ltd の内装工事を受注しました。Mei Tan は Harbour Café Pte Ltd という名称で 法人 の顧客を作成し、自分を 顧客の担当者 にして 得意先 を選択し、既定の支払条件 を NET 30 に設定します。カフェのオーナー Grace Wong と運営マネージャー Ahmad Salleh は、この 1 件の顧客の下に 2 件の連絡先として登録されます。

1 週間後、住宅所有者の Kelvin Ong からアクセントウォールの依頼がありました。Mei は Kelvin の 個人 顧客を作成します。メールアドレスと携帯電話は顧客に登録され、easySales は Kelvin をこの顧客の唯一の連絡先として保存します。

仕入先でもあるお客様。 Harbour Café は、Lim & Co のスタジオで使うコーヒーも販売しています。Daniel Lim が発注書の仕入先にこのカフェを選んで発注書を発行すると、顧客の 得意先 の横の 仕入先 が選択されます。カフェの顧客コードはそのままで、その連絡先は引き続き見積書や請求書で選択できます。

よくある質問

• 1 件の顧客を得意先と仕入先の両方にできますか？ できます。区分 で 得意先 と 仕入先 の両方を選択すると、その顧客は見積書、請求書、発注書のすべてで選択できるようになります。
• 見積書を作成するときにお客様が見つからないのはなぜですか？ 選択リストに表示されるのは顧客ではなく連絡先で、仕入先 だけが選択された顧客は表示されません。先に法人顧客に連絡先を追加するか、顧客で 得意先 を選択してください。連絡先の作成を参照してください。
• 同僚の担当顧客が表示されないのはなぜですか？ ご利用のロールの Account（顧客）権限が Own records only（自分のレコードのみ）に設定されています。顧客の担当者に 顧客チーム への追加を依頼するか、管理者に顧客の共有を依頼してください。共有とチームを参照してください。
• 会社の支店ごとに別の顧客が必要ですか？ 必要ありません。各支店の担当者を、それぞれの 郵送先住所 を持つ連絡先として追加します。その担当者宛ての書類にはその住所が印刷され、会社の残高は 1 件の顧客にまとまったままです。
• スプレッドシートからお客様をインポートできますか？ できます。システム設定 の データのインポート で、最大 5,000 行の .xlsx または .csv ファイルを取り込めます。データのインポートを参照してください。

関連ページ

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