活動

活動は、お客様や商談をめぐるフォローアップです。話した内容、まだ終わっていない作業、入っている予定を記録します。活動は関係するレコードまたはスペースに投稿します。必要な人は、そのレコードやスペース、メッセージセンター、マイワーク で活動を見つけられます。

全体像

活動には 4 つの種類があります。

種類	用途	加わるもの
メモ	覚えておくべきこと（合意した内容、お客様の好みなど）	テキスト、ファイル、画像
タスク	誰かが終わらせる必要のある作業	担当者、期限、サブタスクと、作業が止まっている間の 待ち
予定	確保した時間（打ち合わせ、現地訪問など）	開始と終了、参加する同僚、終わった後の結果
連絡	相手とのやり取り（電話、ビデオ、対面、メッセージ、メール、その他）	方法、方向、所要時間と、任意で次の対応のタスク

活動は、顧客、連絡先、リード、商談、見積書、請求書、またはスペースに投稿します。同僚はその下に返信します。@ を入力すると同僚をメンションでき、# を入力すると別のレコードにリンクできます。リンクした活動は、両方の場所から見つけられます。タスク、予定、連絡には、現地訪問などのサブタイプも付けられます。サブタイプは、自社が システム設定 → アクティビティのサブタイプ で管理する一覧から選びます。

表示場所

• レコード上。 顧客、連絡先、リード、商談、見積書、請求書を開き、活動 タブを選択します。上部には メモを書く、タスクを作成、予定を登録、連絡を記録 の 4 つのボタンがあります。レコードのヘッダーにある アクティビティを記録 からも同じ 4 種類を選べます。その下に、活動がそのレコードの書類イベント（作成、発行、入金など）とあわせて新しい順に並びます。表示 が すべて のときは、今後の予定 に未完了のタスクと今後の予定が並び、その後に 今日、今週、それ以前 が続きます。表示 で、一覧を すべて、活動のみ、メモ、タスク、予定、連絡 に絞り込めます。選択するまで すべてのサブタイプ と表示されるサブタイプのフィルターで、さらに絞り込めます。さらに表示 で以前の分を読み込みます。顧客の 活動 タブには、その顧客の連絡先、商談、書類の活動もまとめて表示されます。
• スペース内。 サイドバーで スペース を選択し、スペースを選びます。
• ご自身の作業。 サイドバーのグループには マイワーク、カレンダー、チーム、スペース、メッセージセンター があります。ご自身のタスクと予定はマイワークにまとめられ、同僚から届いたものはベルの奥にあるメッセージセンターに届きます。

できること

• 活動を投稿し、同僚をメンションし、レコードをリンクします。
• サブタスクと 待ち でタスクを管理します。
• メモを残します。
• 予定を入れたり連絡を記録したりし、その結果を記録します。
• カレンダーで 1 週間を確認します。チームの予定や書類の日付もあわせて表示できます。
• 慎重に扱うべき内容を書く前に、活動を閲覧できる人を確認します。

権限

何ができるかは、ご自身のロールの アクティビティ の行で決まります。アクセスなし、閲覧、閲覧と投稿 のいずれかです。また、活動が投稿されているレコードを閲覧できる必要があります。ロールによっては 他の人のアクティビティを管理 のスイッチが加わります。このスイッチを持つ人は、ほかの人が書いた活動の編集と削除、削除した活動の復元、スレッドの別のスペースへの移動、すべてのスペースのメンバーの変更ができます。メンバー限定のスペースは開けず、ほかの人と同じように参加する必要があります。アクティビティのサブタイプを管理 の権限を持つ人は、サブタイプの一覧を管理できます。ロールと権限を参照してください。

知っておきたいこと

• 以前の活動モジュールのタスク、メモ、予定、通話記録への古いリンクを開くと、その旨を示すページが表示されます。それらは引き継がれていません。以前のアドレス /tasks と /calendar は、マイワーク とカレンダーに移動します。
• 表示名のない同僚は、メールアドレスの @ より前の部分で表示されます。

この仕組みの理由

フォローアップは、関係するレコードに残ります。 次に顧客や見積書を開く人（休暇中の代わりの同僚、上司、3 か月後のご自身）は、誰にも聞かずに、話した内容と入っている予定を確認できます。商談が 1 人の記憶や受信トレイに頼ることはありません。

活動を閲覧できる人は、レコードを閲覧できる人に従います。 活動は、投稿されたレコードまたはスペースから閲覧できる人を引き継ぎます。そのため、お客様の支払条件についてのメモは、そのお客様を担当する人に届きます。別に権限の一覧を管理して合わせる必要はありません。活動を閲覧できる人を参照してください。

書類とやり取りが 1 つのタイムラインに並びます。 発行、送付済み、入金といったレコード自体のイベントが、電話やメモと並んで表示されます。お客様が請求に異議を唱えたり見積書について質問したりしたときも、何を送り、何を話したか、それがいつだったかをタイムラインで確認できます。

編集の跡が残ります。 編集した活動は以前の版を 履歴 に残し、削除した活動は削除済みの項目としてタイムラインに残ります。お客様と合意した内容を、後からでも確認できます。

効率よく使うコツ

• レコードのヘッダーから始めます。 アクティビティを記録 を使うと、ページのどこにいても、選んだ種類の入力欄が開き、画面に表示されます。活動の投稿を参照してください。
• 電話と一緒に次の対応を登録します。 連絡を記録するときに 次の対応のタスクも作成 にチェックを入れます。予定と連絡と見積書のフォローを参照してください。
• 1 つの一覧で 1 日を計画します。 マイワークには、すべてのレコードとスペースからご自身のタスクと予定が集まります。
• 書類をフォローします。 商談、見積書、請求書の 活動 タブで フォロー を選ぶと、発行、入金、段階の変更があったときに更新が届きます。書類のフォローを参照してください。
• チームで 1 週間を振り返ります。 チームビューには、次のステップがない進行中の商談が一覧表示されます。使い方は週次の営業レビューで説明しています。

例

1 つの顧客、1 つのタイムライン。 Lim & Co は Harbour Café の厨房を改装しています。カフェの顧客レコードの 活動 タブには、今後の予定 に火曜日の現地訪問が表示され、その下に Marcus Tan がオーナーとした電話、Siti Nadia が記録した厨房の寸法のメモ、見積書自体から記録された「見積書 QN-10000125 送付済みに設定」が並びます。金曜日、Mei Tan が Marcus の代わりを務めます。Mei はカフェに電話する前にタブを上から読み、自分の電話もそこに記録します。

よくある質問

• 活動を記録できるのはどのレコードですか？ 顧客、連絡先、リード、商談、見積書、請求書にそれぞれ 活動 タブがあります。どのお客様にも属さない作業はスペースに投稿します。
• 顧客には、その連絡先や商談の活動も表示されますか？ はい。顧客の 活動 タブには、閲覧が許可されている範囲で、その顧客の連絡先、商談、書類の活動もまとめて表示されます。
• レコードに活動タブがないのはなぜですか？ ご自身のロールの アクティビティ の行が アクセスなし になっています。管理者にお問い合わせください。ロールと権限を参照してください。
• 活動を閲覧できるのに追加できないのはなぜですか？ ご自身のロールの アクティビティ の行が 閲覧 になっています。投稿には 閲覧と投稿 が必要です。それがない場合、4 つのボタンと アクティビティを記録 は表示されません。
• アクティビティのサブタイプとは何ですか？ タスク、予定、連絡ごとに自社が記録する目的で、現地訪問やショールームでの打ち合わせなどがあります。アクティビティのサブタイプを管理 の権限を持つ人が、システム設定 → アクティビティのサブタイプ で一覧を管理します。システム設定を参照してください。
• スマートフォンで活動を記録できますか？ はい。スマートフォンのブラウザでは、レコードの 活動 タブの 4 つのボタンが 2 列 2 段の大きなボタンで表示され、表示 はドロップダウンリストになります。

関連ページ

• 活動とフォローアップ
• スペース
• メッセージセンター
• マイワーク
• 週次の営業レビュー