顧客の統合

同じお客様が 2 つの顧客として登録されている場合は、重複した方を残す顧客に統合し、連絡先、書類、活動、残高を 1 か所にまとめます。

始める前に

• 両方の顧客に対する Account（顧客）モジュールの Edit（編集）と Delete（削除）の権限が必要です。Own records only（自分のレコードのみ）の場合は、両方の顧客がご自身の権限の範囲内にある必要があります。
• どちらの顧客を残すかを決めておきます。残す顧客は 顧客コード と担当者を保持し、もう一方は削除されます。
• 両方の顧客は同じ種類である必要があります。法人 と 法人、個人 と 個人 です。

手順

1. サイドバーで 顧客 を選択し、残したい顧客を開きます。
2. ··· メニューで 重複する顧客を統合… を選択します。
3. 重複を選択 で 顧客名で検索 に入力し、重複した顧客の行を選択して 次へ を選択します。
4. 残す値を選択 で、各行の残す値を 残す顧客：… 列または 重複：… 列から選択します。各行は最初、残す顧客の値が選ばれています。
5. すべての項目を確認したい場合は 値が異なる項目のみ をオフにし、次へ を選択します。
6. 確認 で 残す顧客へ移動するもの と 発行済みのまま残るもの を確認します。
7. 顧客を統合 を選択します。

操作後の状態

残す顧客のページが表示されたままになり、重複した顧客はすべての一覧と選択リストから消えます。残す顧客の 履歴 に、統合と重複した顧客から引き継いだ値が記録されます。

残す顧客へ移動するのは、重複した顧客の連絡先、商談、契約、発注書、納品書、活動、その顧客に変換されたリード、そして残す顧客の 顧客チーム にまだいないチームメンバーです。法人の顧客では、各連絡先がその見積書、請求書、クレジットノートとともに移動します。

個人の顧客では、重複した顧客の個人は顧客とともに削除されます。下書きの請求書、有効または下書きの見積書、その他の下書きは残す個人に移動します。発行済みの請求書に対する下書きのクレジットノートはその請求書とともに残り、発行済みの書類は発行済みのまま残ります。

注意

統合は元に戻せません。顧客を統合 を選択する前に 確認 の内容を読んでください。

知っておきたいルール

• 一覧に表示されるのは、同じ種類で、ご自身が編集と削除をできる顧客だけで、名前順に一度に最大 20 件です。名前をさらに入力して絞り込みます。
• 顧客コード、担当者、区分 はロックされた行です。残す顧客はコードと担当者を保持します。後から担当者を変更するには、担当者を変更を使用します。
• 両方の顧客の 得意先 と 仕入先 の区分は合わせたものになります。その結果、仕入先のみだった残す顧客が得意先になり、コードがない場合は、次の 顧客コード が付与されます。
• 請求先住所 は 1 つの選択です。すべての行が同じ顧客から取られます。
• 法人の顧客で、残す顧客の 税登録番号 が空欄で重複した顧客にある場合は、重複した顧客の番号があらかじめ選択されます。
• 発行済みの請求書やクレジットノートは変更されません。発行時の顧客名、住所、税番号を保持したまま、残す顧客の 未回収 と取引明細書に計上されます。
• 連絡先 列と 請求書 列、および 確認 のほとんどの件数は、ご自身のロールで All records（すべてのレコード）に設定されていないモジュールについては表示されません。

この仕組みの理由

1 社のお客様に 1 つの残高。 お客様が支払うべき金額は 1 つであり、顧客ごとに分かれているわけではありません。統合後は、未回収、経過日数、取引明細書がすべての請求書を合算するため、送付する督促や取引明細書が漏れのないものになります。

発行済みの書類は発行時のまま残ります。 お客様は各請求書を、そこに印刷された名前と住所で保管し、その GST を控除している場合があります。残す顧客の情報に書き換えると、貴社の控えとお客様の控えが一致しなくなります。そのため統合で変わるのは請求書が計上される先だけで、記載内容は変わりません。

残す顧客はコードと担当者を保持します。 顧客コードはすでに会計ソフトや過去の取引明細書で使われている場合があり、統合の副作用で変わるとそれらとのつながりが切れてしまいます。お客様の担当者を誰にするかは、独自のチェックがある担当者を変更で決めることです。

統合には Edit と Delete の両方が必要です。 統合は残す顧客を変更し、もう一方を削除するため、easySales は両方の顧客について両方の権限を求めます。顧客を削除する権限がない方が、統合によって顧客を消すことはできません。

効率よく使うコツ

• 履歴のある顧客を残します。 発行済みの請求書がある古い方の顧客から始めると、そのコードと担当者が残ります。重複を選択 の 連絡先 列と 請求書 列で、各顧客が保持している件数がわかります。
• 異なる値だけを確認します。 この手順を開いた時点で 値が異なる項目のみ がオンになっているため、2 つの顧客で値が異なる行だけを確認できます。
• 両方の請求書を 1 回の入金で決済します。 統合後は、領収書 タブの 入金を記録 で、両方の顧客の請求書を 1 枚の領収書で決済できます。入金の記録を参照してください。
• 次の重複を防ぎます。 新しい顧客を入力しているときに、重複の警告が表示されます。重複の警告を参照してください。
• 変更内容を確認します。 残す顧客の 履歴 タブに、統合と引き継いだすべての値が一覧表示されます。監査証跡を参照してください。

例

未入金の請求書がそれぞれ 1 件ある 2 つの顧客。 Lim & Co には、Daniel Lim が担当する Harbour Café Pte Ltd と、Mei Tan が 2 回目の注文のために作成した Harbour Cafe があります。それぞれに未入金の請求書が 1 件あります。

• Harbour Café Pte Ltd の INV-10000301：SGD 1,000.00 + GST 9% SGD 90.00 = SGD 1,090.00
• Harbour Cafe の INV-10000312：SGD 2,000.00 + GST 9% SGD 180.00 = SGD 2,180.00

Daniel は Harbour Café Pte Ltd を開き、重複する顧客を統合… を選択します。残す値を選択 では、自分の顧客に 税登録番号 がないため、重複した顧客の番号がすでに選択されています。Daniel は重複した顧客の 電話番号 も選択します。確認 には、連絡先 1 件が移動し、発行済みの請求書 1 件が発行済みのまま残ることが表示されます。

顧客を統合 の後、Harbour Café Pte Ltd の 未回収 は SGD 1,090.00 + SGD 2,180.00 = SGD 3,270.00 になります。カフェが SGD 3,270.00 を支払うと、Daniel は 1 枚の領収書を記録して両方の請求書を決済します。INV-10000312 には、発行時の名前「Harbour Cafe」が引き続き印刷されます。

2 つの個人の顧客。 住宅所有者の Rachel Koh が 2 回登録されていました。重複した方には、発行済みの請求書 INV-10000305（SGD 500.00 + GST 9% SGD 45.00 = SGD 545.00）と、次の部屋の下書きの請求書があります。Mei は Rachel の古い方の顧客を開き、重複した顧客を統合します。下書きは残す Rachel に移動するので、Mei はそこから発行します。INV-10000305 は発行済みのまま残り、その SGD 545.00 は残す顧客の 未回収 に計上されます。

よくある質問

• 統合すると、重複した顧客の請求書はどうなりますか？ 法人の顧客では、請求書は連絡先とともに移動します。個人の顧客では、下書きが残す個人に移動します。どちらの場合も、発行済みの請求書は残す顧客の 未回収 と取引明細書に計上されます。発行済みの請求書は発行時の顧客情報を保持し、記載内容は何も変更されません。
• 統合後にお客様の残高は変わりますか？ 金額は変わりません。残す顧客の 未回収 が、2 つの顧客の残高を合計した額になります。
• 統合したい顧客が一覧に表示されないのはなぜですか？ 一覧に表示されるのは、残す顧客と同じ種類で、ご自身のロールで編集と削除ができる顧客だけです。一度に表示されるのは 20 件までなので、名前をさらに入力してください。
• 統合後の顧客にはどちらの顧客コードが残りますか？ 残す顧客のコードです。重複した顧客のコードは、その顧客とともに使われなくなります。
• 統合すると顧客の担当者は変わりますか？ 変わりません。残す顧客は担当者を保持します。変更するには担当者を変更を使用します。
• 3 つ以上の顧客を一度に統合できますか？ できません。1 回の統合で結合できるのは 1 組です。重複がほかにもある場合は、残す顧客から統合を繰り返します。
• 法人の顧客と個人の顧客を統合できますか？ できません。統合できるのは同じ種類の顧客だけです。顧客の編集と無効化を参照してください。

関連ページ

• 顧客と連絡先
• 顧客の編集と無効化
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• 未回収残高と入金