担当者と表示範囲

easySales の顧客と営業のレコードには、すべて担当者がいます。そのレコードのフォローに責任を持つ同僚です。ロールが 自分のレコードのみ の人にとっては、担当者によって、どのレコードが表示されるかも決まります。同僚がレコードを見つけられないときは、まず担当者を確認します。

しくみ

レコードの種類ごとに、担当者は専用の項目に表示されます。

• 顧客の 顧客の担当者
• 連絡先の 連絡先の担当者
• 見積書や請求書の 営業担当者、およびクレジットノートの営業担当者
• 商談、発注書、納品書の 担当者
• 領収書と返金は、それを記録した人に属します。

活動は、投稿されたレコードに従います。そのレコードを閲覧できる全員と関係者が、その活動を閲覧できます。メンバー限定スペースの活動は、そのスペースのメンバーだけが閲覧できます。活動を閲覧できる人を参照してください。

何が表示されるかは、その操作に対するロールのレベルによって決まります。アクセスなし では何も表示されず、すべてのレコード では自社のすべてのレコードが表示されます。自分のレコードのみ では、自分が担当するレコードに加えて、共有設定の 既定のアクセス、共有ルール、チーム、報告先 によって追加されたレコードが表示されます。顧客の 顧客チーム によって、さらに範囲が広がります。メンバーは、担当者が誰であっても、その顧客とその下に登録されたすべてにアクセスできます。各メンバーの 顧客へのアクセス権 は 閲覧のみ または 閲覧・編集 です。

顧客とその書類の間には、設定なしで機能する 2 つのつながりがあります。顧客の担当者 は、その顧客の下にある商談、見積書、請求書、クレジットノートを閲覧できます。また、それらの書類の担当者は、その顧客を閲覧できます。

ポイント

• 担当者を変更すると責任が移り、自分のレコードのみ で誰がそのレコードを閲覧できるかが変わります。誰かのロールで許可されている内容が変わることはありません。
• 1 件のレコードを引き継ぐには、その ··· メニューの 担当者を変更 を使います。同じメニューの 担当者の変更履歴 には、担当者の変更がすべて、日時、変更前と変更後の担当者、変更した人とともに表示されます。
• 退職者が出たら、そのユーザーアカウントを無効化し、レコードを移管 で担当していたものを移管します。無効化しただけでは何も移管されません。無効化したユーザーを後で探すには、ユーザーアカウント の一覧で 状態 を 無効 に設定します。
• 移管では、発行済みの請求書、クレジットノート、確定済みの見積書は、移すことを選ばない限り元の営業担当者に残ります。
• 商品、ユーザー、領収書、返金には共有がありません。自分のレコードのみ では、自分のものにだけアクセスできます。

用語

• 担当者：レコードに責任を持つ同僚で、顧客の担当者 など、その名前の項目に表示されます。
• 自分のレコードのみ：ロールの対象を、ユーザーが担当するレコードと共有されたレコードに限定するレベルです。
• 顧客チーム：担当者でなくても 1 件の顧客の業務を行えるように追加された同僚です。
• 報告先：各ユーザーのマネージャーです。階層に基づいてアクセスを付与 がオンの間は、マネージャーは部下のレコードにアクセスできます。
• レコードを移管：自社のあらゆるレコードを移管できるようにするロールの設定です。

よくある誤解

• 担当者であっても、ロールで拒否されている操作はできません。
• 自分のレコードのみ は、弱い すべてのレコード ではありません。対象となるレコードの範囲が異なります。
• 表示されないレコードは、なくなったわけではありません。アクセスできる範囲外の同僚のものである可能性があります。
• 無効化したユーザーのレコードは、誰かが移管するまでそのユーザーの担当のままです。

表示場所

担当者は各レコードのページに表示され、··· メニューに 担当者を変更 と 担当者の変更履歴 があります。担当者の変更を参照してください。ユーザーが担当していたものをすべて移す方法は、レコードの移管で説明しています。

この仕組みの理由

どのレコードにも責任者が 1 人います。 担当者のいない顧客は、誰もフォローしない顧客です。顧客、見積書、請求書のそれぞれに 1 人の同僚を指定しておけば、誰が追いかけるべきかが常に明確です。

アクセスは責任に従います。 自分のレコードのみ では、表示されるのは自分が担当しているものです。担当者を変更 で顧客が同僚に移ると、アクセスもいっしょに移るため、ロールを編集する必要はありません。

発行済みの書類は営業担当者を保持します。 発行済みの請求書には、誰が販売したかが記録されます。移管時にその担当者に残しておくことで、その人の販売実績とコミッションの数値が変わりません。

ご自身が記録していないお金の記録は非公開のままです。 領収書はそれを記録した人に属し、共有はありません。顧客を開けるからといって、ロールですべてのレコードを閲覧できない限り、そのお客様のすべての入金が同僚に表示されることはありません。

効率よく使うコツ

• 顧客全体を 1 回の操作で引き継ぎます。 顧客の 担当者を変更 では、その連絡先と、チェックを入れた進行中の業務もいっしょに移ります。担当者の変更を参照してください。
• 引き継がずに 1 件の顧客を共有します。 同僚を顧客の 顧客チーム に 閲覧のみ または 閲覧・編集 で追加します。顧客の詳細を参照してください。
• マネージャーが部下のレコードを閲覧できるようにします。 各ユーザーの 報告先 を一度登録し、階層に基づいてアクセスを付与 をオンにすると、マネージャーはチームのレコードにアクセスできます。共有とチームを参照してください。
• 退職者のレコードをまとめて移します。 レコードの移管では、無効化したユーザーが担当していたものを、顧客ごとまたは一括で同僚に移管できます。

例

Priya のロールでは 顧客 が 自分のレコードのみ で、Harbour Café Pte Ltd は Mei Tan の担当です。Priya はカフェの未入金の請求書の督促を担当していますが、Mei が 顧客へのアクセス権 を 閲覧のみ にして Priya を 顧客チーム に追加するまで、その顧客を開けません。追加された後は、Priya はその顧客と、その下にある見積書や請求書を、ロールでそれらのモジュールが許可されている範囲で開けますが、変更はできません。顧客は引き続き Mei の担当です。

Farid Rahman が Lim & Co を退職したとき、Daniel Lim は Farid のユーザーアカウントを無効化し、レコードを移管 で Farid の顧客を Mei に移管します。Farid が発行した請求書は Farid の担当のまま残します。

マネージャーの表示範囲。 Daniel Lim のロールでは 見積書 が 自分のレコードのみ で、Daniel は有効な見積書を 2 件担当し、顧客は担当していません。Mei は有効な見積書を 4 件、Priya は 3 件担当しており、2 人とも 報告先 が Daniel に設定されています。見積書で 階層に基づいてアクセスを付与 がオンの場合、Daniel の 見積書 の一覧には有効な見積書が 9 件（2 + 4 + 3）表示されます。

よくある質問

• easySales でレコードの担当者は誰ですか？ 担当者の項目に指定された同僚です。顧客の担当者、連絡先の担当者、見積書や請求書の 営業担当者、商談や発注書・納品書の 担当者 です。領収書は、それを記録した人に属します。
• 自分には見える顧客が、同僚には見えないのはなぜですか？ 同僚のロールで 顧客 が 自分のレコードのみ に設定されており、その顧客が同僚の担当でも、同僚に共有されたものでもないためです。同僚を 顧客チーム に追加するか、担当者を変更してください。
• 担当を渡さずに、同僚に自分の顧客の業務を任せるにはどうすればよいですか？ 同僚を顧客の 顧客チーム に追加します。レコードを変更する必要がある場合は 閲覧・編集、閲覧だけでよい場合は 閲覧のみ を選びます。どの操作ができるかは、引き続きその同僚のロールで決まります。
• マネージャーは部下のレコードを閲覧できますか？ はい。各ユーザーの 報告先 が設定され、そのレコードの種類で 階層に基づいてアクセスを付与 がオンの場合に閲覧できます。共有とチームを参照してください。
• ユーザーを無効化すると、その顧客はほかの人に移りますか？ いいえ。レコードの移管で移すまで、レコードはそのユーザーの担当のままです。そのユーザーは、ユーザーアカウント の一覧で 状態 を 無効 に設定すると見つかります。
• 領収書や商品を 1 件だけ共有できますか？ いいえ。領収書、返金、商品、ユーザーには共有がありません。それらをすべて閲覧する必要があるロールには すべてのレコード が必要です。

関連ページ

• ロールと共有
• 担当者の変更
• レコードの移管
• 共有とチーム