定期請求書

定期請求書は、同じ顧客に同じ明細を決まった周期で請求します。easySales が期ごとに請求書の下書きを作成し、チームの誰かが確認して発行します。このページは、定期請求書を管理する方向けです。仕組みについては定期請求書を参照してください。

確認できる場所

サイドバーの 請求書 の次にある 定期請求書 を選択します。一覧には、件数付きの 5 つのビューがあります。すべて、有効、一時停止、終了、要対応 です。各行には、顧客、スケジュール、1 期あたりの税抜金額、次回の請求、担当者、ステータスが表示されます。

定期請求書を開くと、期、テンプレート（毎期繰り返す明細）、履歴 を確認できます。次回の請求 の下に次の期の日付が表示され、下書きが待機している場合は “Period 10 (01 Oct 2026): draft awaiting issue”（第 10 期（2026年10月1日）：発行待ちの下書き）のような注記が表示されます。

顧客のページには 定期請求書 タブがあり、その顧客の定期請求書が最大 5 件表示されます。それより多い場合は、すべて表示 を選ぶと、その顧客で絞り込んだ一覧が開きます。

できること

• 定期請求書を作成する、コピーする、または発行済みの請求書を定期請求書にする。定期請求書を設定を参照してください。
• 要対応 を確認する。未作成の期、対応待ちの期、発行待ちの下書き、一部請求済みの期、そして担当者が有効なユーザーでなくなった定期請求書がまとまっています。
• 下書きを開く で期の下書きを開いて確認し、ほかの請求書と同じように発行する。
• 期日が来た期、または未作成の期で 今すぐ作成 を選択し、下書きをすぐに作成する。
• 顧客が支払わなくてよい期を、任意の理由を付けてスキップする。その期の下書きは削除されます。スキップを取り消す で元に戻せます。
• 一時停止 でスケジュールをしばらく止め、再開 で動かし直す。停止中に期日が来た期は、作成またはスキップするまで待機します。
• 終了 で定期請求書を完全に終了する。発行済みの請求書は残ります。下書きがある期があると拒否されます。先に下書きを発行するか削除してください。
• 編集する。連絡先、担当者、支払条件、終了日、明細、下書きの自動作成のスイッチを変更できます。

知っておきたいルール

• 下書きが自動で発行・送信されることはありません。
• easySales は期日が来た下書きを 1 時間ごとに作成します。予定日より後に作成された下書きの日付は、作成した日になります。
• スケジュールは遅れを取り戻しません。期日が過ぎても下書きがない期は、期日 - 対応待ち のまま待機します。
• 期の下書きを削除すると、その期は 期日 - 対応待ち になります。スケジュールが再び作成することはありません。
• 下書きを作成できなかった場合、担当者のメッセージセンターに通知が届き、その期には理由とともに 未作成 と表示されます。スケジュールは 1 日 1 回再試行します。
• 明細の変更は、その後に作成される下書きにだけ反映されます。
• 各下書きには、「定期請求書 #7 の第 12 期中の第 3 期」のように期と、その期の対象期間が表示されます。

権限

定期請求書には Invoice（請求書）の権限を使います。個別の権限はありません。表示には List（一覧）と View（閲覧）、作成と下書きの作成には Add（追加）と Edit（編集）、変更・一時停止・再開・終了・スキップには Edit、下書きのある期のスキップには Delete（削除）が必要です。Own records only（自分のレコードのみ）の場合は、自分が担当する定期請求書を表示・操作できます。自社の Invoice モジュールがオフの場合、定期請求書もオフになります。

この仕組みの理由

すべての請求書は人が発行します。 発行すると請求書に番号が付き、元に戻せません。また、今月の請求がまだ正しいかどうかは、お客様をよく知る人にしか判断できません。そのため easySales は期日どおりに下書きを用意し、人が確認して発行します。

作成されなかった期は、まとめて作成されずに対応を待ちます。 定期請求書を一時停止していたり、意図して下書きを削除したりしたために、期が作成されないことがあります。作成されなかった期をすべて一度に作成すると、請求しないつもりだった月までお客様に請求してしまう可能性があるため、各期は作成またはスキップされるまで待機します。

各期が自動で作成されるのは最大 1 回です。 1 時間ごとの処理が再試行された場合や、誰かが同時に 今すぐ作成 を選択した場合でも、その期の下書きがお客様に対して 2 件作成されることはありません。

請求書の権限に従います。 請求書を作成・編集できる人は定期請求書も扱えるため、2 つ目の権限を 1 つ目とそろえて管理する必要がありません。

効率よく使うコツ

• 毎日、要対応から始めます。 要対応 には、発行待ちの下書き、対応待ちの期、未作成の期など、人の対応が必要なものだけが、タブの件数とともに表示されます。
• 発行済みの請求書を定期請求書にします。 請求書の ··· メニューの 定期請求書にする で顧客、通貨、明細がコピーされるため、設定するのはスケジュールだけです。定期請求書を設定を参照してください。
• 説明に期を表示させます。 「Plant styling for [Month] [Year]」のような明細行は、その期の下書きで「Plant styling for December 2026」と印刷されるため、入力し直す必要はありません。定期請求書を設定を参照してください。
• 事前にスキップします。 次の期は、その日が来る前から 期 タブに表示されます。そこでスキップすれば、その期の下書きは作成されません。
• 原因を解消してから今すぐ作成します。 未作成 のメッセージには、担当者が無効であるなど、下書きを作成できなかった原因が表示されます。翌日の再試行を待たずに、編集 で原因を解消して 今すぐ作成 を選択してください。

例

スキップする月。 Lim & Co は Harbour Café に、植栽スタイリングの月額契約として SGD 450.00 と GST 9% の SGD 40.50、毎月 SGD 490.50 を請求しています。2026 年 10 月 1 日から各期の初日に作成されます。カフェは 12 月に改装のため休業します。11 月 25 日、Mei Tan は定期請求書を開き、期 タブで第 3 期（2026 年 12 月 1 日）の スキップ を選択し、理由に「Closed for renovation」と入力します。第 3 期は スキップ と表示され、12 月 1 日に下書きは作成されず、第 4 期は通常どおり 2027 年 1 月 1 日に作成されます。カフェは 10 月と 11 月の分として SGD 490.50 × 2 = SGD 981.00 を支払います。

退職した担当者。 Seaside Florist の定期請求書の担当者だった Jason は退職し、そのユーザーは有効ではなくなりました。要対応 にはこの定期請求書が 担当者が無効 と表示され、次の期は 未作成 で「This recurring invoice’s owner is no longer an active user. Change its owner, then generate the invoice again.」（この定期請求書の担当者は有効なユーザーではなくなりました。担当者を変更してから、もう一度請求書を作成してください。）と表示されます。Invoice の Edit が All records の Daniel Lim は、編集 を選択して自分を 担当者 にして保存し、その期で 今すぐ作成 を選択します。下書きが作成され、Daniel はそれを発行します。

よくある質問

• easySales は定期請求書をお客様に自動で送信しますか？ 送信しません。各期は下書きとして作成され、人が確認して発行します。easySales がお客様に請求書を送信することはありません。発行後に、ご自身で PDF を送付してください。
• 今月の下書きが作成されなかったのはなぜですか？ 定期請求書が一時停止しているか、下書きの自動作成がオフになっているか、下書きの自動作成を開始する前にその期の日付が過ぎていた可能性があります。要対応 を確認してください。その期には 期日 - 対応待ち、または理由とともに 未作成 と表示されます。
• 定期請求書を止めるにはどうすればよいですか？ 完全に止めるには 終了 を、しばらく止めるには 一時停止 を選択し、後で 再開 します。発行済みの請求書には影響しません。
• 定期請求書を 1 か月だけスキップできますか？ できます。その期で スキップ を選択し、必要に応じて理由を入力します。スキップを取り消す で元に戻せます。
• 定期請求書の下書きを削除するとどうなりますか？ その期は 期日 - 対応待ち になり、スケジュールによって再び作成されることはありません。今すぐ作成 でもう一度作成するか、スキップ します。
• 下書きを作成できなかった場合、誰に通知されますか？ 定期請求書の担当者のメッセージセンターに通知されます。その期には理由とともに 未作成 と表示され、スケジュールは 1 日 1 回再試行します。

関連ページ

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