入金を早める
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支払いの遅れの多くは、支払いの拒否ではありません。請求書が担当外の方に届いた、承認待ちになっている、まだ誰も見ていない、といった理由です。落ち着いた丁寧なご案内を決まった手順で続ければ、ほとんどは大きな問題になる前に解決し、関係も損なわずに済みます。このページでは、その手順、使える文面、easySales での進め方を紹介します。支払いが 1 か月以上遅れている場合は、長期延滞の債権に進んでください。
基本の進め方
見出し：基本の進め方作業を始める前に支払いの段取りをつける。 見積書で支払条件と着手金を合意し、納品した日に請求し、請求書に振込先を記載します。請求が 1 日遅れるごとに、入金も 1 日遅れます。遅れずに請求するを参照してください。
支払いを担当する方に請求書を送る。 多くの会社では、発注した方と支払う方は別です。送付の前に、支払いのご担当者と、注文番号の記載が必要かを確認します。
決まったスケジュールでご案内する。 どのお客様にも同じ日にご案内が届けば、個人的な催促ではなく事務的な手続きと受け止めていただけ、漏れもなくなります。ほとんどの中小企業に合うスケジュール：
| 時期 | 内容 | トーン |
|---|---|---|
| 支払期日の 3 日前 | 請求書の写しを添えて、期日が近いことを短くご案内 | 親切に |
| 期日超過 1 日目 | 「行き違いでしたらご容赦ください」 | 友好的に |
| 期日超過 7 日目 | 請求書と取引明細書を添えたご連絡 | 丁寧かつ率直に |
| 期日超過 14 日目 | 支払いのご担当者に電話し、合意内容をメールで確認 | 毅然と |
| 期日超過 30 日目 | お支払いが済むまで新規の作業を見合わせる旨の書面 | 正式に |
支払いやすくする。 どのご案内にも、金額、請求書番号、支払期日、支払方法を記載します。請求書も再度添付しましょう。受信箱を探していただく手間がなくなります。
人ではなく請求書の話をする。 丁寧で事実に基づいた具体的なメッセージのほうが、感情的なものより早く支払われます。それに、ほとんどのお客様とはこれからも取引を続けたいはずです。
自社に合えば、早期の支払いに特典を。 請求書に早期支払いの小さな割引を明記すると、早く入金されることがあります。利益に余裕がある場合だけにしましょう。
easySales での操作
見出し：easySales での操作- 支払期日は支払条件から決まる。 請求書は支払条件から支払期日を計算します。たとえば
NET 30なら 30 日、CODなら請求日です。条件は顧客の 既定の支払条件 で、顧客に設定がなければ会社の既定の条件です。顧客の作成を参照してください。 - 遅れている請求書を easySales に知らせてもらう。 ご自身が担当する期日超過の請求書は、メッセージセンターの ToDo に表示されます。朝の ToDo メール をオンにしていれば、そこにも載ります。メッセージセンターを参照してください。
- 遅れている請求書をまとめて探す。 請求書 一覧に 支払期日 列と 未回収残高 列を追加し、支払期日 の絞り込みを昨日までにします。今日より前の支払期日は赤で表示されます。期日超過の督促を参照してください。
- ご案内のスケジュールをタスクで登録する。 請求書に、支払期日の 3 日前が期限のタスクを投稿します。ご案内を送ったら 完了して次を登録 を選択して、次のステップ（1 日目、7 日目……）を登録すれば、スケジュールが自然に回ります。タスクを参照してください。
- ご案内ごとに記録する。 メールや電話は、請求書に連絡として記録し、次の対応のタスクも作成 にチェックを入れて次の日付を登録します。請求書を開いた人は誰でも、いつ何を送ったかがわかります。予定と連絡を参照してください。
- お支払いのお約束を記録する。 お客様が期日までの支払いを約束されたら、請求書にタスクを投稿し、待ち を 顧客の回答待ち に、再確認日 をその日付にします。ToDo の期日超過の請求書には 顧客の返答待ち — 再確認 と日付が表示され、当日になるとタスクがご自身に戻ってきます。
- 請求書の束ではなく取引明細書を送る。 顧客の 取引明細書… で、期間内のすべての請求書、入金、クレジットを 1 つの PDF にまとめられます。売掛金 カードには経過日数（期日前、1–30、31–60、61–90、90+）が表示されます。
- お客様が早期支払割引を利用したら記録する。 残ったわずかな差額にチェックを入れ、早期支払割引 を選択します。easySales がその分のクレジットノートを発行します。入金差額の記録を参照してください。
- 大きな仕事は前払いをお願いする。 請求計画で着手金を設定します。
そのまま使える文例
見出し：そのまま使える文例かっこ内の情報を置き換えてください。Lim & Co の例は SGD ですが、実際の請求書では自社の通貨をお使いください。
支払期日の 3 日前
件名：お支払期日のご案内（請求書 INV-10000319）
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。
請求書 INV-10000319（SGD 2,260.00）のお支払期日が 10 月 23 日（金）となっておりますので、念のためご案内いたします。 ご参考までに、請求書の写しを添付いたします。お振込先は請求書に記載しております。
何卒よろしくお願いいたします。
期日超過 1 日目
件名：ご入金のお願い（請求書 INV-10000319）
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。
請求書 INV-10000319（SGD 2,260.00）につきまして、昨日がお支払期日となっておりましたが、現時点で弊社ではご入金を確認できておりません。 本メールと行き違いでお支払いいただいている場合は、何卒ご容赦ください。 お手数ですが、お支払いのご予定をお知らせいただけますでしょうか。請求書の写しを添付いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
期日超過 7 日目
件名：【再送】ご入金確認のお願い（請求書 INV-10000319）
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。
請求書 INV-10000319（SGD 2,260.00）につきまして、お支払期日から 7 日が経過しておりますが、まだご入金を確認できておりません。 請求書と貴社の取引明細書を添付いたしましたので、ご確認のうえ、今週中にお手続きをお願いできますでしょうか。 請求内容に何かご不明な点がございましたら、お知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。
期日超過 14 日目 — 電話の後
件名：本日のお電話の内容のご確認（請求書 INV-10000319）
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。 本日はお電話にてご対応いただき、ありがとうございました。
お話しのとおり、請求書 INV-10000319（SGD 2,260.00）につきましては、11 月 11 日（水）までにお支払いいただけるものと承知いたしました。当日、弊社にて入金を確認いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
期日超過 30 日目
件名：再度のお願い：未入金のご請求について（請求書 INV-10000319）
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。
請求書 INV-10000319（SGD 2,260.00）につきまして、10 月 24 日、10 月 30 日、11 月 6 日にご連絡いたしましたが、お支払期日から 30 日が経過した現在も、ご入金を確認できておりません。 誠に恐縮ながら、お支払いが済むまでの間、新規の作業の日程はお受けいたしかねます。 [日付]までに残額をお支払いいただくか、[電話番号]までお電話いただき、お支払い計画をご相談いただけますようお願い申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
よくある質問
見出し：よくある質問- 入金のご案内はいつ送ればよいですか？ 支払期日の数日前に短いご案内を送り、その後は期日超過 1・7・14・30 日目に送ります。どのお客様にも同じスケジュールを使えば、漏れがありません。
- お客様に失礼なく入金をお願いするには、どうすればよいですか？ 請求書番号、金額、支払期日を明記して請求書を添付し、うっかり漏れと受け止めたうえで、いつ頃お支払いいただけるかを伺います。上の文例を出発点にしてください。
- easySales はお客様に入金催促を送ってくれますか？ いいえ。ご自身が担当する請求書が期日を過ぎると、easySales が ToDo でご自身にお知らせします。ご案内はご自身で送り、請求書に記録します。
- 期日を過ぎた請求書を一覧で確認できますか？ はい。請求書 一覧で 支払期日 を昨日までに絞り込み、未回収残高 列を追加します。お客様 1 社については、顧客の 売掛金 カードに経過日数が表示されます。期日超過の督促を参照してください。
- 電話とメールのどちらで連絡すべきですか？ 最初のご案内は、書面の記録が残るメールで送ります。14 日目までには電話しましょう。メールをもう 1 通送るより、お話ししたほうが遅れの本当の理由が早くわかります。
- 請求書を受け取っていないと言われたらどうすればよいですか？ その日のうちに支払いのご担当者へ再送し、受領を確認していただき、新しい送付日を請求書に記録します。
- 早期支払いの割引を提供してもよいですか？ はい、利益に余裕があれば提供できます。請求書に明記し、入金時に早期支払割引として記録します。入金差額の記録を参照してください。