書類のフォロー

毎日確認しなくても書類がどうなったかを知りたいときは、その書類をフォローします。更新はメッセージセンターに届きます。

始める前に

フォロー ボタンは、閲覧できる商談、見積書、請求書の 活動 タブにあります。顧客、連絡先、リードには、フォローできる書類のイベントがありません。選択を変更するには、ロールの アクティビティ の行に 閲覧と投稿 が必要です。閲覧 では、タブに表示されるだけです。

レコードの担当者は、何もしなくてもそのレコードをフォローしています。これはクレジットノート、領収書、返金も同じです。そのままにするか、レコードをミュートできます。

手順

1. レコードを開き、活動 タブを選択します。
2. タイムラインの上にあるボタンを探します。レコードをフォローしていなければ フォロー、フォローしていれば フォロー中、ミュートしていれば ミュート中 と表示されます。
3. ボタンを選択し、このレコードをフォロー を選びます。
4. 更新を止めるには、もう一度ボタンを選択し、このレコードをミュート を選びます。
5. 通常のルールに戻すには、フォローをやめる を選びます。担当者の場合は 既定（担当者なのでフォロー） と表示されます。

操作後の状態

レコードをフォローしている間は、レコードに何かが起きると、メッセージセンターの 更新 に「INV-10000318：入金を記録」のような更新が届きます。対象となるイベントは次のとおりです。作成、発行、承認または却下（見積書）、送付済みに設定、移管、キャンセル、取消、ステージ変更（商談）、入金の記録または削除、クレジットの充当または取消、早期支払割引の適用、償却または償却の取消、貸倒れとしての償却・戻入・回収、残高の変動です。同じレコードについての更新はまとめて表示されます。

メールでも送るかどうかは、通知設定で決まります。変更しない限り、メールで送られるのは 通常 のものだけです。書類でお金が動いたときと取消で、ダイジェストとして送られます。それ以外はメッセージセンターに残ります。

知っておきたいルール

• フォローしても、書類にもほかの人にも何も変わりません。
• フォローした後に起きたことだけが通知されます。
• ご自身が行った変更は通知されません。
• ミュートすると、担当者であっても、そのレコードの書類の更新が止まります。活動へのメンション、担当指定、返信は止まらず、引き続き届きます。
• レコードが移管されると、それ以降は新しい担当者がフォローします。以前の担当者は、このレコードをフォロー を選んでいない限り、更新を受け取らなくなります。
• 閲覧できなくなった書類の更新は届かなくなります。

この仕組みの理由

担当者は自動的にフォローします。 商談や請求書の責任者は、何も設定しなくても、その書類でお金が動いたときに通知を受け取ります。入金、入金の削除、取消が、責任を負う方の目に留まらないまま過ぎることはありません。

フォローしてもアクセス権は増えません。 フォローは、メッセージセンターに何を届けるかについての個人の選択です。ロールで許可されていないレコードを閲覧できるようにはならず、アクセスを失えば更新も止まります。そのため、通知によってお客様の情報が別の担当者に渡ることはありません。

通知されるのはこれから起きることだけです。 古い請求書をフォローしても、その履歴で一覧が埋まることはありません。履歴はレコードの 活動 タブで、順を追って確認できます。

ミュートはレコード単位です。 動きの多い 1 件の書類だけを静かにでき、担当するすべてのレコードの書類のイベントをオフにする必要はありません。

効率よく使うコツ

• その場でフォローします。 ボタンは 活動 タブにあるため、見積書を送付しながらフォローできます。
• 入金をすぐメールで受け取ります。 通知設定で、書類のイベント の 通常 を 即時メール に設定します。
• 更新を書類に絞り込みます。 更新 の 種類 フィルターで 書類のイベント を選ぶと、書類の知らせだけが表示されます。メッセージセンターを参照してください。
• 未入金の請求書をまとめて確認します。 1 件ずつではなく全体を把握するには、期日超過の督促を使います。
• 期日どおりに督促します。 更新と合わせて、入金を早めるの督促スケジュールを使います。

例

Priya Nair は Lim & Co で売掛金を担当しています。Marcus Tan が Harbour Café 宛ての下書きの請求書 PF-10000052 を作成しました。Priya は請求書を開き、活動 タブの フォロー を選択して このレコードをフォロー を選びます。Marcus が請求書を INV-10000318 として発行したときに更新が届き、カフェからの入金が記録されて請求書が入金済みになったときにも、もう一度届きます。Priya は最後の更新をアーカイブし、以降の変更が届かないように請求書をミュートします。

担当する請求書のミュート。 Daniel Lim は Harbour Café 宛ての INV-10000330 の担当者です。金額は SGD 6,000.00 に GST 9% の SGD 540.00 を加えた、合計 SGD 6,540.00 です。カフェは毎月 SGD 2,180.00 ずつ 3 回に分けて支払います（3 × 2,180.00 = 6,540.00）。各回の入金は Priya が記録するため、Daniel に 3 件の更新は不要です。Daniel は フォロー中 を選択し、このレコードをミュート を選びます。Priya がこの請求書で Daniel にメンションした場合は、そのメンションは引き続き届きます。

よくある質問

• 自分の請求書をフォローする必要はありますか？ ありません。レコードの担当者は自動的にフォローしています。1 件のレコードの更新を止めるには、ミュートします。
• 請求書をフォローすると、お客様に通知されますか？ されません。フォローしても書類は何も変わらず、ほかの人には何も送られません。
• 入金を記録したのに更新が届かないのはなぜですか？ ご自身が行った変更は通知されません。更新はレコードの担当者とほかのフォロワーに届きます。
• 顧客や連絡先をフォローできますか？ できません。顧客や連絡先には書類のイベントがありません。代わりに、その顧客の商談、見積書、請求書をフォローしてください。
• 以前の入金が更新に表示されないのはなぜですか？ 通知されるのは、フォローした後に起きたことだけです。それ以前のイベントは、レコードの 活動 タブで確認できます。
• 書類に関するメールを止めて、更新だけ受け取るにはどうすればよいですか？ 通知設定で、書類のイベント の行を アプリ内のみ に設定します。

関連ページ

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