關注單據

如果你想知道一張單據的進展，又不想每天去查看，就關注它。動態會進入你的訊息中心。

開始之前

關注 按鈕在你能看到的商機、報價單或發票的 活動 分頁上。客戶、聯絡人和潛在客戶沒有單據事件可供關注。要更改你的選擇，你的角色需要在 活動 一行上有 檢視和發佈；只有 檢視 時，分頁只會顯示你的狀態。

紀錄的負責人不用做任何事就已經關注它，貸項通知單、收款和退款也是一樣。你可以保持這樣，也可以把該紀錄靜音。

操作步驟

1. 打開紀錄，選擇它的 活動 分頁。
2. 找到時間線上方的按鈕。如果你沒有關注該紀錄，它顯示 關注；已關注則顯示 已關注；已靜音則顯示 已靜音。
3. 選擇它，然後選擇 關注此記錄。
4. 要停止接收動態，再次選擇該按鈕，然後選擇 靜音此記錄。
5. 要回到通常的規則，選擇 取消關注；負責人的項目顯示為 預設（你是負責人：關注）。

之後會發生甚麼

關注期間，紀錄發生事情時，你會在訊息中心的 動態 下收到一則動態，例如「INV-10000318：已記錄收款」。這些事件包括：已建立、已開立、已接受或已拒絕（報價單）、已標記為已發出、已轉移、已取消、已作廢、階段已變更（商機）、已記錄或已刪除收款、已抵用或已撤回貸項、已享提前付款折扣、已撇銷或已撤銷撇銷、已撇銷、已撥回或已收回壞帳，以及餘額已變動。關於同一筆紀錄的動態會合併在一起。

是否同時發電郵，由你的通知設定決定。除非你更改，只有 普通 的動態——單據上有款項變動，或單據取消、作廢——會以摘要形式發電郵；其餘的只留在訊息中心。

需要注意的規則

• 關注不會改變單據本身，也不會影響其他任何人。
• 你只會得知關注之後發生的事。
• 你自己做的更改不會通知你。
• 靜音會停止該紀錄的這些單據動態，即使你是它的負責人也一樣。它不會停止活動上的提及、指派或回覆，這些仍會送達你。
• 紀錄轉移後，新負責人從此自動關注它；原負責人不再收到它的動態，除非他選擇過 關注此記錄。
• 對於你已無法看到的單據，你不會再收到動態。

為甚麼這樣設計

負責人自動關注。 對商機或發票負責的人不用作任何設定，就會知道上面的款項變動，所以收款、刪除收款、取消或作廢都不會被應負責的人錯過。

關注不會帶來任何權限。 它只是你個人對訊息中心內容的選擇，不會讓你看到角色不允許的紀錄；一旦你失去存取權限，動態就會停止，通知絕不會把客戶資料帶給不應看到的人。

只看之後發生的事。 關注一張舊發票不會令它的歷史塞滿你的清單。歷史在紀錄的 活動 分頁上，可以按次序查看。

靜音按紀錄生效。 你可以只令一張繁忙的單據安靜下來，而不必為自己負責的所有紀錄關掉單據事件。

更有效率的做法

• 就地關注。 按鈕就在 活動 分頁上，發送報價單時順手就能關注。
• 收款即時發電郵。 在通知設定中把 普通 下的 單據事件 設為 即時發電郵。
• 只看單據動態。 在 動態 的 類型 篩選中選擇 單據事件；請參閱訊息中心。
• 一次看清所有未付發票。 要看整體而不是單張發票，請用追收逾期發票。
• 準時追款。 把動態和加快收款中的提醒節奏配合使用。

例子

Priya Nair 在 Lim & Co 負責應收帳。Marcus Tan 為 Harbour Café 建立了草稿發票 PF-10000052。Priya 打開它，在 活動 分頁上選擇 關注，再選擇 關注此記錄。Marcus 把它開立為 INV-10000318 時她收到一則動態；咖啡店的收款記錄下來、發票已付清時，她又收到一則。她把最後一則動態封存，並把這張發票靜音，以後再有變更就不會打擾她。

把自己負責的發票靜音。 Daniel Lim 負責 Harbour Café 的發票 INV-10000330：SGD 6,000.00，加 9% GST SGD 540.00，合計 SGD 6,540.00。咖啡店分三個月付清，每期 SGD 2,180.00，因為 3 × 2,180.00 = 6,540.00。每期都由 Priya 記錄，Daniel 不需要三則動態，於是他選擇 已關注，再選擇 靜音此記錄。如果 Priya 在這張發票上提及他，提及仍會送達。

常見問題

• 自己的發票也要手動關注嗎？ 不用。紀錄的負責人會自動關注它。不想收某筆紀錄的動態，就把它靜音。
• 關注發票會通知顧客嗎？ 不會。關注不會改變單據本身，也不會向任何人發送任何東西。
• 為甚麼我自己記錄收款後沒有收到動態？ 你自己做的更改不會通知你；動態會發給紀錄的負責人和其他關注者。
• 可以關注客戶或聯絡人嗎？ 不可以，它們沒有單據事件。請關注該客戶的商機、報價單或發票。
• 為甚麼動態裏看不到之前的收款？ 你只會得知關注之後發生的事。之前的事件在紀錄的 活動 分頁上。
• 怎樣只停掉單據電郵、保留動態？ 在通知設定中把 單據事件 這一行設為 只在應用程式內。

相關內容

• 訊息中心
• 通知設定
• 追收逾期發票
• 加快收款