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每星期十分鐘追收逾期發票

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沒有人留意,逾期款項便會越積越多。每星期固定一天花十分鐘,用逾期清單和對帳單檢查一遍,每位遲付的顧客都會在金額 仍然細小時收到你的提醒。

  1. 打開 發票,選擇 篩選,把 到期日 範圍設為截至昨天。在清單的欄位設定中加上 應收餘額 欄。此時列下方的 應收餘額合計 便是逾期金額。
  2. 由到期日最早的開始處理。每個到期日旁的紅色標籤顯示已逾期多少天。
  3. 打開這位顧客的客戶紀錄。名稱下的 逾期,以及 發票 分頁上的 按到期日帳齡,顯示所有逾期款項,而不只是你開始時打開的那張發票。
  4. 選擇 對帳單,選好 期間,再選擇 PDF 並下載。附上簡短的提醒用電郵發出:一份對帳單涵蓋顧客所有未付發票。
  5. 把這次提醒記錄為發票上的一則溝通,並勾選 同時建立下一步任務,日期定在下星期。如果顧客承諾了付款日期,便在發票上 發一項任務,把 等待 設為 等客戶,覆查日期 設為那一天。

逾期第 1、7、14、30 天各說甚麼,見加快收款。

固定在同一天,追數便成了例行工作而不是對質,也不會因為太忙而漏掉。篩選後的 應收餘額合計 給你一個可以每星期比較的數字。 對帳單把顧客所有未付發票一次列出,一筆付款便可以全部結清。

2026 年 10 月 19 日星期一,Daniel Lim 把 到期日 範圍設為截至 10 月 18 日。有兩張發票逾期:

發票 客戶 到期 逾期 應收餘額
INV-10000301 Harbour Café 9 月 15 日 34 天 SGD 2,180.00
INV-10000312 Seaside Florist 10 月 10 日 9 天 SGD 545.00

應收餘額合計 為 2,180.00 + 545.00 = SGD 2,725.00。Daniel 下載 Harbour Café 的對帳單用電郵發出,並約好 26 日致電。 他給 Seaside Florist 發了一個友善的提醒。整輪只用了十分鐘。

  • 可以在一個頁面看到所有顧客的逾期餘額嗎? 可以,用 報表 中的 應收帳齡。它按帳齡列出每位有餘額的顧客,需要 全部記錄 級別的 Report(報表)View(檢視)、Invoice(發票)List(列表)和 Invoice(發票)View 權限, 以及 Account(客戶)List 權限。參閱報表。
  • 每位銷售員可以只追自己的顧客嗎? 可以。發票 清單上的 銷售員 篩選只顯示某個人的發票;每位銷售員也會在 訊息中心 的 待辦 中看到自己逾期發票的「發票 … 已逾期」。
  • 應該發對帳單還是再發一次發票? 只有一張發票逾期時,附上那張發票便可。有好幾張時,對帳單會把它們連同未付餘額一併列出。