準時開發票
複製給 AI
要早點收款，最快的方法是早點開發票。交付後一星期才發出的發票，就會遲一星期收款；名稱錯誤、漏了採購訂單號或金額不清楚的發票會被退回，收款就更遲。本文講述何時開發票、要檢查甚麼，以及 easySales 如何讓開發票快捷又一致。
通用做法
本節：通用做法交付當天就開發票。 把它當作完成工作的一部分：工作交付，發票同時發出。長期項目應按報價單上的約定，分階段或按月開發票，而不是全部留到最後。
使用顧客提供的資料。 註冊公司名稱、帳單地址、稅務登記號（如有），以及採購訂單號（如對方使用）。大公司的會計部可能會擱置沒有註明其採購訂單號的發票。
金額要與議定的一致。 由已接受的報價單生成發票，明細、價錢和條款就會相同。任何差異，即使很小，都會引來查詢。
寫明到期日，不只寫條款。 「10 月 23 日到期」比「30 天」清楚，也是你的提醒起計的日期。
發給負責付款的人，並副本給落單的人。 一開始就向顧客索取會計部的電郵地址。發出後，請對方確認收到。
發出前檢查 PDF。 檢查拼寫、金額、稅項、到期日和你的付款資料。開立後才更正，就要開貸項通知單。
在 easySales 怎樣做
本節：在 easySales 怎樣做- 由報價單生成。 在已接受的報價單上選擇 生成發票，會複製其明細、聯絡人、付款條款和 條款及細則。請參閱從報價單生成發票。
- 分階段開票。 報價單上的開票計劃預先訂好訂金、里程碑或定期期數，每個階段成為一張獨立的發票。
- 為已送達的貨品一併開票。 以送貨單發出的貨品，可以由已送達的送貨單生成一張發票。請參閱為已送達貨品開票。
- 讓定期收費自動起草。 定期發票每期建立同一張發票；你檢查後開立。到期應開立的定期發票會出現在你的 待辦 中。
- 填寫顧客的參考編號。 在發票上輸入 客戶訂單號。這是開立後仍可更改的資料之一。請參閱編輯已開立的發票。
- 檢查付款條款和到期日。 付款條款 和 到期日 並排顯示。條款取自客戶，客戶沒有則用公司預設值，到期日由發票日期起計。到期日 是必填欄位，你自己輸入的日期會保持不變。
- 先看 PDF，再開立。 PDF 顯示它；仍是草稿時，標題為 PROFORMA INVOICE（形式發票）。開具發票 會給它一個發票編號。儲存或列印 PDF，由你自己發出。請參閱開立發票和發票 PDF。
- 關注發票，收到付款時你會在訊息中心得知。請參閱關注單據。
實用範本
本節：實用範本發送發票
主旨：Lim & Co 發票 INV-10000319 — 10 月 23 日到期
[姓名]您好：
現附上發票 INV-10000319，金額為 SGD 2,260.00，是 9 月 23 日已完成安裝的櫃枱及燈光工程。付款到期日為 10 月 23 日，付款資料已列於發票上。煩請確認收妥。多謝惠顧！
詢問發票應發給誰
[姓名]您好：
我們準備發出第一張發票，想先確認：貴公司會計部應由哪位同事接收發票？發票上是否需要註明採購訂單號（PO number）？
開票計劃下的階段發票
[姓名]您好：
櫃枱現已安裝完成，按報價單所列，現附上第二期發票，金額為 SGD 1,079.10（已含 GST），到期日為 10 月 23 日。
常見問題
本節：常見問題- 應該幾時發出發票？ 在交付工作或貨品當天，或在報價單上議定的階段日期。每遲一天開發票，收款就遲一天。
- 發票要包括甚麼內容？ 雙方的資料、發票編號和日期、所供應的項目連數量和價錢、稅額和總額、貨幣、到期日和付款方法。你所在國家的稅務規則可能對稅務發票有更多要求。請參閱GST 與稅務發票。
- 工作完成前可以先發形式發票嗎？ 可以。草稿發票會列印為 PROFORMA INVOICE（形式發票），可以發給顧客要求預先付款；在你開立之前，顧客並不欠你這筆款項。
- 發票發出後可以修改嗎？ 只可修改參考資料，例如 客戶訂單號。要更改金額，請開立貸項通知單。請參閱編輯已開立的發票。
- easySales 會替我用電郵發送發票嗎？ 不會。你預覽或下載 PDF 後自己發出，由你選擇收件人和措辭。
- 每月都要向同一位顧客開發票，怎樣做？ 設定定期發票。請參閱設定定期發票。