安全例子

這些情境跟隨 Lim & Co（一間五人的室內設計公司）的員工，經歷登入方面最常引起疑問的幾種情況。每個情境都按日列出發生了甚麼，以及哪一頁說明了該步驟。各個組成部分本身在登入安全中說明。

A. Ahmad 的新手機

Ahmad 是 Lim & Co 的設計師。他使用驗證器應用程式，而公司要求兩步驗證，所以他沒有 關閉 按鈕。

• 第 1 日，上午。 他的新手機到了。他保持舊手機原狀，打開 我的資料 的 登入與安全：恢復碼：尚餘 8 / 10 個。
• 第 1 日，上午。 他在舊手機上使用驗證器應用程式本身的轉移功能，把 easySales 項目轉移到新手機。（如果他當時已經有通行密鑰，亦可以在 通行密鑰 卡片上選擇 刪除驗證器應用程式，再用新手機重新 開啟。）
• 第 1 日，午飯時。 他測試了一下：在不是受信任裝置的無痕瀏覽視窗中登入，輸入 新 手機上的驗證碼。儀表板開啟了。
• 第 1 日，下午。 趁此機會，他新增了一個與手機密碼管理工具同步的通行密鑰，令日後換手機更容易。easySales 要求他確認是本人時，他用了新手機上的驗證碼。他保留自己的恢復碼——參閱設定通行密鑰。
• 第 2 日。 直到這時，他才清除舊手機。

如果舊手機是遺失了。 第 1 日，Ahmad 用密碼登入，選擇 改用恢復碼。然後他請管理員 Mei Tan 重設他的兩步驗證。Mei 打開他的用戶，在 ··· 選單中選擇 重設兩步驗證，確認是她本人後選擇 重設：Ahmad 在所有裝置上登出，他的 AI 應用程式被中斷，他亦收到一封通知電郵。他下次登入時，由於 Lim & Co 要求兩步驗證，設定頁面立即開啟；他用新手機掃描二維碼，並儲存十個新的恢復碼。參閱恢復登入。

B. Mei 要求兩步驗證

Mei Tan 在 Lim & Co 擁有 Administrator（管理員）角色。兩步驗證目前為 可選；只有 Ahmad 在使用。

• 第 1 日。 Mei 在星期一的會議上通知團隊，並把使用驗證器應用程式的連結發給他們。她自己已經在使用驗證器應用程式，這是選擇 所有人必須使用 的前提。她在 系統設定 的 使用者與權限 中，在 兩步驗證 部分選擇 所有人必須使用，把 寬限期 設為 14 天，保留 在新裝置上（30 天），並繼續容許電郵驗證碼。她選擇 儲存，用應用程式中的驗證碼確認是她本人。這項更改記錄在審計紀錄中。
• 第 1 日。 Ahmad 沒有察覺任何變化：他早已開啟。
• 第 2 日。 Priya 登入時看到橫額，上面寫明寬限期結束的日期。她選擇 設定，開啟了電郵驗證碼。
• 第 5 日。 Sarah Goh 開啟了驗證器應用程式。
• 第 12 日。 Daniel Lim 仍然未開啟。每個頁面上的橫額仍顯示同一個日期。
• 第 15 日。 寬限期結束。Daniel 用密碼登入，設定兩步驗證 在其他任何頁面之前開啟。他選擇 使用驗證器應用程式，掃描二維碼，輸入驗證碼，儲存恢復碼，然後儀表板開啟。
• 第 15 日。 Daniel 上個月連接的 AI 應用程式繼續正常運作。第 16 日他連接第二個應用程式時，批准畫面沒有要求輸入密碼：他輸入應用程式中的驗證碼，然後選擇 允許。如果他在過去 15 分鐘內用驗證碼登入過，只需選擇 允許 便可。
• 第 20 日。 Farah 入職。Mei 為她建立帳戶，並給她一個臨時密碼。寬限期已經結束，所以 Farah 首次登入時，先開啟 設定兩步驗證；然後她在 設定新密碼 中設定自己的密碼，儀表板隨即開啟。

各項設定以及每個人看到甚麼，見公司安全設定。

C. 一個電郵，兩間公司

Sarah Goh 是 Lim & Co 的助理。她亦為同樣使用 easySales 的 Kopi Corner 記帳。她在兩間公司各有一個帳戶，使用同一個電郵 [email protected]。

• 第 1 日，上午。 她登入 Lim & Co，打開 我的資料，在 通行密鑰 卡片上選擇 新增通行密鑰，在 名稱 中輸入 我的手機，選擇 繼續 並解鎖手機。一封電郵通知她已新增通行密鑰。
• 第 1 日，晚上。 她登入 Kopi Corner，做了同樣的操作。又收到一封電郵。
• 第 1 日，晚上。 她的手機現在列出兩個通行密鑰：[email protected] · LIMCO 和 [email protected] · KOPI。圓點後面的部分是各間公司的 授權代碼。
• 第 2 日。 在辦公室，她選擇 使用通行密鑰登入，選中 LIMCO 那一項並解鎖手機。Lim & Co 的儀表板開啟了；她沒有輸入密碼。
• 第 3 日。 匆忙中她誤選了 KOPI，開啟的是 Kopi Corner 的儀表板。她登出，再選 LIMCO 那一項。
• 第 9 日。 她在 Lim & Co 中把通行密鑰重新命名為 手機——Lim & Co。重新命名不會發送電郵。

每間公司的帳戶各自保存自己的通行密鑰清單，各自最多 10 個。刪除 Lim & Co 的通行密鑰不會影響 Kopi Corner 的那一個。

D. Priya 的新電郵

Priya 是 Lim & Co 的設計師，使用電郵驗證碼。Lim & Co 把電郵信箱遷移到新網域，所以她的地址由 [email protected] 改為 [email protected]。

• 第 1 日，下午 5 時。 Mei 打開 用戶帳戶 中 Priya 的用戶，選擇 Edit（編輯），更改她的 Email（電郵）。表格提示：在 Priya 確認新地址之前，這會停止她的電郵驗證碼。Mei 儲存時，easySales 要求她確認是她本人。由這一刻起，Priya 的電郵驗證碼暫停。
• 第 2 日，上午 9 時。 Priya 用密碼登入。在她確認新地址之前無法傳送電郵驗證碼，所以第二步只要求輸入恢復碼。她輸入一個已儲存的恢復碼，選擇 驗證。儀表板開啟了。
• 第 2 日，上午 9:05。 在 我的資料 上，登入與安全 頁面提示她的電郵地址已變更。她選擇 確認新地址，然後選擇 發送驗證碼，輸入傳送到 [email protected] 的驗證碼；五分鐘前她用恢復碼登入，這已算作確認是她本人，所以沒有再要求其他確認（超過 15 分鐘的話，她需要再用一個恢復碼確認）。卡片現在顯示 恢復碼：尚餘 9 / 10 個，兩個地址都收到一封電郵，告知驗證碼日後會傳送到新地址。
• 第 3 日。 登入時，她的電郵驗證碼像以前一樣送到新地址。

如果 Priya 設定過通行密鑰，第 2 日她便可以用它代替恢復碼。參閱使用電郵驗證碼。

E. 客戶的電腦

Daniel Lim 到 Harbour Café 向老闆講解一份報價單，並在咖啡店的辦公室電腦上登入。

• 第 1 日，上午 11 時。 他習慣性地在輸入驗證碼時剔選了 30 天內在此裝置上不再詢問。一封電郵通知他有一部裝置被設為受信任。
• 第 1 日，下午 3 時。 回到自己的手提電腦後，他打開 我的資料、登入與安全。他在 受信任的裝置 下找到 Chrome on Windows，到期日為 30 天後，選擇 移除 並在 移除裝置 中確認。那部咖啡店的電腦下次登入時會要求輸入驗證碼。
• 第 1 日，下午 3:05。 為確保那裏沒有人仍然處於登入狀態，他更改了密碼。按要求用驗證碼確認是他本人後，所有工作階段都結束了，包括咖啡店那部和他自己的。他在手提電腦上用新密碼和驗證碼重新登入。參閱登入安全。

F. Priya 離職

Priya 在 Lim & Co 的最後一天是星期五。

• 星期五，下午 4 時。 Mei 打開 用戶帳戶 中 Priya 的用戶，在 ··· 選單中選擇 轉移記錄，把她的紀錄移交給 Sarah Goh。參閱移交紀錄。
• 星期五，下午 6 時。 Mei 選擇 停用用戶，並用 停用 確認。Priya 即時在所有裝置上登出；她的 AI 應用程式和個人權杖停止運作，日曆連結亦不再更新。她的電郵驗證碼、恢復碼和通行密鑰都不能再登入 Lim & Co，因為沒有人能登入已停用的帳戶。

為甚麼這樣設計

每個故事都有第二條路。 Ahmad 在清除舊手機前先測試新手機，Sarah 在每間公司各有一個通行密鑰，Priya 的電郵驗證碼暫停時仍有恢復碼。沒有預先設定的方式，在你需要的那天救不了你。

安全方面的更改都有跡可尋。 上面的每一步都會以電郵通知受影響的人；管理員所作的更改還會記錄在審計與歷史中，所以團隊事後總能弄清楚誰改了甚麼。

更有效率的做法

• 先演練換手機。 在無痕瀏覽視窗（它不是受信任的裝置）中登入一次，確認新手機上的驗證碼可用。參閱使用驗證器應用程式。
• 配合寬限期推行。 14 天 讓 Lim & Co 的員工有時間完成設定，沒有出現誰早上登入不了的情況。參閱公司安全設定。
• 用過共用電腦後及時清理。 在 受信任的裝置 下 移除 它；如果你在那裏登入過，再更改密碼。參閱恢復登入。

常見問題

• 同一個電郵可以在兩間公司使用嗎？ 可以。每間公司給你一個獨立的帳戶，各有自己的通行密鑰和驗證方式；你的裝置會在每個通行密鑰旁列出該公司的 授權代碼。
• 在別人的電腦上剔選了「30 天內在此裝置上不再詢問」怎麼辦？ 在 受信任的裝置 下選擇它旁邊的 移除；如果可能仍在那裏處於登入狀態，請更改密碼。
• 員工被停用後，他的登入會怎樣？ 所有工作階段、AI 應用程式、個人權杖和日曆連結都會結束，沒有人能再登入該帳戶。
• 更改同事的電郵會影響他的兩步驗證嗎？ 如果他使用電郵驗證碼，會：驗證碼會暫停，直至他確認新地址。驗證器應用程式和通行密鑰不受影響。
• 要求兩步驗證會中斷已經連接的 AI 應用程式嗎？ 不會。現有的個人權杖和 AI 應用程式連接照常可用。

相關內容

• 登入安全
• 公司安全設定
• 恢復登入
• 設定通行密鑰