敏感欄位

角色可以讓人處理一筆紀錄，同時不讓他看到其中某些欄位：客戶的手機號碼、聯絡人的生日、報價背後的成本。本頁為負責設定角色的人而設；這些欄位按角色設定，不按用戶設定。

開始之前

修改角色需要 管理自訂角色 控制項。敏感欄位 一節屬於自訂角色；標準角色不能修改。它取決於貴公司的方案：方案不包含時，這一節不會顯示，能打開紀錄的人都能看到全部欄位。

操作步驟

1. 選擇側邊欄中的 用戶帳戶，然後選擇 角色 分頁，打開一個自訂角色，或選擇 新增角色。
2. 捲動到 敏感欄位。每一行是一組欄位，各有 檢視 和 修改 兩個級別。
3. 為每一組把 檢視 設為 無權限、全部記錄 或 僅自己的記錄。成本和毛利 只有 無權限 和 全部記錄。
4. 用同樣的方式設定 修改。修改 不會比 檢視 更寬：檢視 為 無權限 時，修改 也隨之關閉。
5. 選擇 儲存變更；新角色則選擇 建立角色。

五組欄位如下：

欄位	包含內容
電郵	聯絡人和潛在客戶的電郵地址
電話號碼	客戶、聯絡人和潛在客戶的電話、手機和傳真
地址	客戶、聯絡人和潛在客戶的街道、城市、州和郵遞區號；國家不受限制
個人資料	聯絡人的性別、出生日期、語言、收入、婚姻狀況和子女
成本和毛利	產品成本、報價行成本，以及報價單和商機的成本、利潤和毛利

之後會發生甚麼

該角色的用戶下次打開紀錄時，修改即生效。對於不能檢視的組：

• 電郵只顯示首字母和網域，例如 a***@acme.sg；
• 電話號碼隱藏最後四位，例如 9123 ****；
• 地址行顯示 ****；
• 個人資料和成本不會顯示，表單上顯示 已隱藏。

能檢視但不能修改的組，欄位為唯讀，並顯示 您的角色不能修改此項。

需要注意的規則

• 僅自己的記錄 只對用戶負責的紀錄生效；在其他紀錄上，該組會被遮蓋或隱藏。
• 按某組欄位搜尋、排序和篩選，需要該組的 檢視 為 全部記錄。
• 同樣的限制也適用於列表、匯出 Excel、AI 聊天、@easy 和已連接的 AI 應用程式。
• 報價單、發票和貸項通知單的 PDF 不受影響：單據照常列印客戶需要的內容。
• 新角色的每一組都從 全部記錄 開始，在你修改之前不會隱藏任何內容。

為甚麼這樣設計

能打開紀錄，不等於能看到上面的一切。 銷售員要用客戶資料來報價，但不一定需要客戶的住址或這單生意的毛利。遮蓋會留下足以認出是哪一筆的部分，例如電郵網域，而不洩露細節。

規則跟着資料走，而不是跟着頁面走。 無論在哪裏讀取紀錄，包括匯出和 AI 工具，限制都一樣，所以在表單上隱藏的欄位不能換個地方讀到。

單據保持完整。 PDF 是發給客戶的，客戶需要雙方的完整地址，所以敏感欄位從不改變列印內容。

更有效率的做法

• 從現有角色開始。 新角色的 複製自 也會複製敏感欄位的設定。參見角色與權限。
• 成本只留給定價的人。 對只負責銷售、不負責定價的角色，把 成本和毛利 設為 無權限。參見成本與毛利。
• 分派前先核對權限。 權限參考頁按名稱列出了每一項權限。

例子

Lim & Co 把成本留給董事。 Mei Tan 在 Lim & Co 做銷售，每天都要報價。她的角色 Sales 的 Quote 是 全部記錄，但 成本和毛利 是 無權限。在報價單上，她能看到每行的價格和總額，而每行成本和報價單成本顯示為 已隱藏。董事 Daniel Lim 保持 全部記錄，兩者都能看到。

只看自己的客戶。 Lim & Co 的兼職角色把 電話號碼 的 檢視 設為 僅自己的記錄。在她負責的 Harbour Café 聯絡人上，手機號碼顯示為 9123 4567；在同事的聯絡人上顯示為 9876 ****，她也不能按電話號碼搜尋聯絡人。

常見問題

• 隱藏欄位會刪除它嗎？ 不會。值仍然保存在紀錄上；角色能檢視的人照樣看到完整內容。
• 為甚麼看不到「敏感欄位」一節？ 貴公司的方案不包含它，或者你打開的是標準角色，標準角色不能修改。
• 隱藏的欄位還會列印在 PDF 上嗎？ 會。敏感欄位不改變報價單、發票或貸項通知單 PDF 的列印內容。
• 為甚麼不能按電話號碼搜尋？ 按某組欄位搜尋，需要你的角色對該組的 檢視 為 全部記錄。
• AI 助手能看到隱藏的欄位嗎？ 不能。AI 聊天、@easy 和已連接的 AI 應用程式讀取紀錄時，限制與使用它們的人相同。
• 為甚麼欄位顯示「您的角色不能修改此項」？ 你的角色能檢視該組，但不能修改。請管理員為它修改 修改 級別。

相關內容

• 角色與權限
• 角色與共享
• 權限
• 用戶帳戶