複製發票

為同一客戶再次開具同樣的工作，或為另一客戶開具類似的工作時，可以複製一張發票，毋須重新輸入。副本是一張獨立的新發票，原發票不會改變。

開始之前

• 你需要能打開這張發票——Invoice（發票）View（檢視）權限；若為 Own records only（只限自己的紀錄），須是你自己的發票——並需要 Invoice（發票）Add（新增）和 Edit（編輯）權限。
• 發票可以是任何狀態，包括已取消的發票。

步驟

1. 打開要複製的發票。
2. 在 ··· 選單的 單據 組中選擇 複製。
3. 閱讀 複製發票 對話框，然後選擇 複製。頁面顯示 發票已複製，並打開新發票。
4. 檢查客戶、明細行、價格、付款條款 和 到期日，修改不同之處。
5. 準備好後，開立它。

之後會怎樣

• 副本和任何新發票一樣是 草稿，銷售員是你。
• 副本帶上客戶、聯絡人、貨幣、抬頭、條款、備註、自訂欄位和明細行。
• 發票日期為今天。副本沿用原發票的 付款條款，前提是該條款仍在公司的條款清單裏；否則用客戶的條款，再沒有就用公司預設條款。到期日為今天加上條款的日數（NET 30 為 30 日，COD 為今天）。條款沒有日數時，到期日為今天加上原發票自己的帳期（原發票到期日減去發票日期）；兩者都沒有則為今天。
• 按今天的稅率和匯率計價，因此合計會重新計算，可能與原發票不同。
• 不會帶上原發票的編號、客戶訂單號、報價單關聯或開票計劃、送貨、收款、貸項、撇銷、審批、已發送標記、附件或歷史紀錄。
• 如有內容無法原樣複製，會有提示說明：產品已不存在的行、扣減訂金的行會被略去；已不再生效的稅率改為今天的稅率或被移除；合計有變化亦會指出。開立前請檢查新發票。

需要知道的規則

• 複製從不改變原發票，兩張發票之後亦不再關聯。
• 訂金扣減屬於原發票，因此不會被複製。如仍需扣減訂金，請在新發票上自行扣減。
• 在副本上更改 聯絡人 不會改變它的 貨幣、付款條款 或 到期日；請按新顧客自行設定。

為甚麼這樣設計

副本是一筆新的銷售，不是重印。 它在開立時取得自己的編號，收自己的款。原發票保持原樣，第一位顧客的餘額和對帳單都不受影響。

日期、稅率和匯率都按今天。 你是在今天向顧客收費。如果副本沿用上個月的日期、已經失效的稅率或匯率，這筆銷售就會落在錯誤的報稅期，金額亦會不對。

有些內容只屬於原發票。 訂單號對應原發票的那張訂單，訂金扣減已經扣回了那筆訂金，收款亦已結清了原發票的餘額。把它們帶過來，新發票就會對到錯誤的訂單上，或把同一筆訂金扣兩次。

付款條款會一併帶過來。 原本是 NET 30 的顧客，副本仍是 NET 30，由今天起計，你不用自己計算新的到期日。

更有效率的做法

• 複製後只改不同的地方。 重複的工作如果明細行相同、只是數量不同，改好數量便可以開立。參閱開立發票。
• 固定的收費讓它自動產生草稿。 每月或每年一樣的收費，改用定期發票，它會按時產生草稿。
• 重開已取消的發票。 複製已取消的發票，再改正副本：明細行都已經在上面了。參閱取消發票。
• 報過價的新工作由報價單開票。 如果這項工作有報價單，在報價單上用 生成發票，會複製明細行並保留關聯。參閱從報價單生成發票。

例子

每月一次的佈置更新。 Lim & Co 每個月為 Harbour Café 更新店內佈置。10 月 1 日，Mei Tan 複製了 9 月的 INV-10000310，它的發票日期是 9 月 1 日，付款條款是 NET 30，到期日是 10 月 1 日。副本沿用 NET 30，發票日期為 10 月 1 日，到期日為 10 月 31 日。明細行原樣帶過來：

項目	數量	單價	合計
Seasonal styling refresh	1	600.00	600.00
Fresh flower arrangement	4	45.00	180.00

即 SGD 780.00 加 9% GST SGD 70.20，共 SGD 850.20。10 月送了五次花，所以 Mei 把鮮花的數量改為 5（SGD 225.00）。發票變為 SGD 825.00 加 GST SGD 74.25，共 SGD 899.25，然後她開立了它。

同樣的方案給另一位顧客。 Seaview Dental Clinic 想要 Lim & Co 在 INV-10000318 上為 Harbour Café 做的諮詢和情緒板（連 GST 共 SGD 2,398.00）。10 月 12 日，Mei 複製了那張發票，把 聯絡人 改成診所的聯絡人。副本沿用了 NET 30，所以到期日帶過來是 11 月 11 日；但診所的付款條款是 NET 14，所以她在 付款條款 裏選擇 NET 14，到期日 隨之變為 10 月 26 日，然後開立。

常見問題

• 怎樣複製一張發票？ 打開發票，選擇 ··· 選單中的 複製，再選擇 複製 確認。新草稿會立即打開。
• 複製發票會改變原發票嗎？ 不會。原發票保留它的編號、明細行、收款和狀態，兩張發票之間亦沒有關聯。
• 為甚麼副本的合計和原發票不一樣？ 副本按今天的稅率和匯率計價，無法複製的行亦會被略去。複製後的提示會說明改了甚麼。
• 已取消的發票可以複製嗎？ 可以。任何狀態的發票都能複製，這也是重開一張顧客或日期開錯的發票的快捷方法。
• 顧客的訂單號會被複製嗎？ 不會。它對應的是原發票的訂單；請在 客戶訂單號 中填寫新的。
• 可以把發票複製給另一位顧客嗎？ 可以。在副本上更改 聯絡人，再檢查 貨幣、付款條款 和 到期日，它們會保持複製時的值。
• 副本的到期日怎樣計算？ 由今天起按副本的 付款條款 計算：NET 14 為 14 日。條款沒有日數時，改用原發票的帳期。

相關內容

• 建立發票
• 開立發票
• 定期發票
• 複製報價單