建立送貨單

本頁寫給負責準備送貨文件的人。要先了解送貨單與發票、報價單的關係，請閱讀送貨與發票。

開始之前

• 你需要 Delivery（送貨）Add（新增）權限。按發票或報價單送貨，還需要能夠編輯它；設為 Own records only（只限自己的紀錄）時，指的是你自己的發票或報價單。
• 來自發票：發票已開立，而且沒有被取消。
• 來自報價單：報價單為 進行中 或 已接受，並且是目前版本。
• 先決定這一趟每一行交出多少。一行可以分幾次交付。

操作步驟

從發票或報價單建立

1. 打開發票或報價單。
2. 在單據下方的 送貨 卡片中，選擇 建立送貨單。
3. 對話框列出各行，附有 已開票（或 報價數量）、已送達 和 剩餘。凡是還有剩餘的行都已勾選，數量為剩餘數量，服務項目也不例外。
4. 取消勾選這一趟不交付的行；部分送貨時，修改 本次送貨。數量不能超過 剩餘。
5. 檢查 送貨地址——即聯絡人的送貨地址，之後可以在送貨單上更改——以及 送貨日期。
6. 選擇 建立送貨單。送貨單以草稿打開。

獨立建立

1. 在側欄選擇 送貨單，然後選擇 新增送貨單。
2. 選擇 客戶；如果有聯絡人，也選擇 聯絡人。
3. 在 明細 下搜尋產品或輸入說明，並填寫 數量。需要時填寫 單位、序號 或 備註。選擇 新增行 繼續加入下一項。
4. 填寫 送貨地址；留空則使用聯絡人的送貨地址。
5. 選擇 建立送貨單。

之後會發生甚麼

送貨單是 草稿。它還沒有編號，但它的數量已經計入來源單據，所以沒有人能把同樣的數量交付兩次。打開它檢查各行，然後開立。來源單據的 送貨 卡片會顯示新的已送達和剩餘數量。

需要注意的規則

• 送貨單沒有價格、稅額和合計。
• 在報價單上，剩餘 不包括已經用 生成發票 從該報價單開票的部分。這些貨品請改從發票送貨。
• 發票附有貸項通知單時，對話框會提醒你。貸項通知單不會改變剩餘可交付的數量，所以請自己核對數量。
• 從設有開票計劃的報價單建立時，送貨單為 僅送貨：由計劃中的發票為工作開票。
• 數量最多可以有四位小數，並且必須大於零。

為甚麼這樣設計

送貨單與客戶所訂的一致。 從發票或報價單建立的送貨單會複製它的明細行、說明和單位，所以客戶簽收的，正是他們同意購買並被收費的項目。不用重新輸入，也就不會輸入錯誤。

每一行都預先勾選，服務項目也不例外。 easySales 無法知道今天的貨車放得下甚麼。由所有剩餘數量開始，再取消勾選留下的項目，被遺忘的一行就會在對話框中看得見，而不是在送貨單上無聲消失。

已開票的貨品從發票送貨。 報價單的貨品一旦開在發票上，發票就是客戶據以付款的單據。從發票送貨，已送達和剩餘的數量就只有一套計算，報價單和發票不會同時顯示同一批貨品等待送出。

更有效率的做法

• 整批送貨就直接接受剩餘數量。 對話框打開時已填好所有剩餘數量；核對 送貨日期 後選擇 建立送貨單 便可。
• 獨立建立的明細行選用產品。 沒有選產品、直接輸入的行，日後要先在 開票產品 下選擇產品才能開票。參閱為已送達貨品開票。
• 客戶需要時加上序號。 序號 會印在獨立的一欄，而且只在有行填了序號時才出現。參閱開立與送達。
• 插入你的標準字句。 條款及細則 下的 從範本插入 會加入已儲存的文字。參閱標準範本。

例子

借出樣本冊。 Orchard Dental 想在自己的診所挑選布料。Mei Tan 選擇 新增送貨單，客戶 選 Orchard Dental，加入 3 本布料樣本冊和 1 塊瓷磚樣板，備註 填寫「10 月 30 日前歸還」。這次不用收費，所以這張獨立建立的送貨單只是記錄哪些物品離開了工作室、由誰簽收。

已經開票的報價單。 Lim & Co 從 Harbour Café 訂購 6 盞吊燈的報價單生成了 INV-10000330。Daniel Lim 打開報價單的 送貨 卡片時，吊燈的 剩餘 是 0，因為發票已經涵蓋它們。他改為打開 INV-10000330，在它的 送貨 卡片中選擇 建立送貨單，對話框便列出這 6 盞吊燈。

常見問題

• 沒有發票或報價單，可以開送貨單嗎？ 可以。在 送貨單 清單選擇 新增送貨單，選擇客戶並自行加入明細行。
• 可以從草稿發票建立送貨單嗎？ 不可以。請先開立發票；草稿發票仍可修改，沒有固定的內容可以據以送貨。
• 為甚麼我的報價單沒有剩餘可送的貨品？ 它的明細行已經送達，或已經用 生成發票 開票。請從發票建立送貨單。
• 可以送多過已開票的數量嗎？ 不可以。本次送貨 不能超過 剩餘。額外的貨品請開在新發票上，或用獨立建立的送貨單。
• 可以更改送貨地址嗎？ 可以。在送貨單上修改 送貨地址；留空則使用聯絡人的送貨地址。
• 服務項目一定要放在送貨單上嗎？ 不用。它們預先勾選是為了不會遺漏；不需要交付的服務取消勾選即可。

相關內容

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