寫好報價單

清晰的報價單更容易被接受，日後也較少爭拗。它在顧客發問之前就已解答問題，亦是你日後發票的依據。本文列出一張好的報價單包含甚麼、每部分在 easySales 中對應哪裏，以及隨報價單發出的電郵應怎樣寫。

通用做法

用顧客的語言描述工作範圍。 每一行寫明對方得到甚麼，用他們會用的字眼——寫「供應及安裝橡木櫃枱，2.4 米」，而不是產品編號。也要寫明不包括甚麼：「電力工程由其他承辦商負責」可以省去日後的爭拗。

列出數量和單價。 只寫一個總數，顧客自然會問「這個價錢包括甚麼？」。每行列出數量和單價，就能說明總額如何得出，日後有改動也容易計價。

寫明稅項和貨幣。 列出稅前金額、稅額和總額，並註明貨幣。可以申報抵扣稅款的企業顧客，會希望看到稅額分開列出。

訂明有效期。 價錢和供貨情況都會變。服務報價常見為三十天；材料價格波動的，有效期宜較短。

現在就訂好付款條款和訂金。 報價單是顧客同意如何及何時付款的地方。寫明付款條款，例如發票日期起計 30 天內付款，以及任何訂金，例如接受報價時付 50%。

說明如何接受。 「簽署並交回本報價單」或「回覆此電郵確認」，讓顧客可以簡單地答應，你也有書面紀錄。

在 easySales 怎樣做

• 明細行。 在 項目 下，每項貨品或服務加一行，填寫 數量、單位 和 單價，以及顧客看得懂的說明。同時填寫 成本單價：它不會列印出來，並會顯示你的毛利。請參閱明細行。
• 稅項。 在 稅項 中選擇稅；報價單會顯示 小計、稅額 和 合計。
• 有效期。 設定 到期日。過期後，報價單會顯示提示，並保持 進行中，直至你接受或拒絕它；七天內到期的報價單會出現在你的 待辦 中。
• 付款條款。 報價單沿用客戶的 預設付款條款，由它生成的發票亦按該條款計算到期日。
• 條款。 把付款條款、不包括的項目和接受方式寫在 條款及細則 下；選用已儲存的範本，讓每張報價單的寫法一致。範本在標準範本中設定。
• 訂金和分期。 需要訂金或按進度收款時，在報價單上加入開票計劃。
• 檢查 PDF。 PDF 顯示顧客將看到的樣子，包括你的信頭和設計。發出後剔選 已發給客戶，跟進提醒便會開始。請參閱報價單 PDF。

例子

一張自己解答問題的報價單。 Mei Tan 為 Harbour Café 的新櫃枱報價：

項目	數量	單位	單價（SGD）	金額（SGD）
設計及繪圖	1	項	600.00	600.00
橡木櫃枱，供應及安裝，2.4 米	1	件	1,200.00	1,200.00
吊燈，供應及安裝	4	盞	70.00	280.00

小計 SGD 2,080.00，稅額 按 GST 9% 計為 SGD 187.20，合計 SGD 2,267.20。條款及細則 下寫明：「接受報價時付 30% 訂金，餘款於發票日期起計 30 天內支付。有效期至 11 月 20 日。電力接駁由咖啡店的電工負責。簽署並交回即表示接受。」

實用範本

隨報價單發出的電郵

主旨：報價單 QN-10000125 — Harbour Café 櫃枱及燈光工程

[姓名]您好：

多謝您星期二抽空與我見面。現附上新櫃枱及燈光工程的報價單，金額為 SGD 2,080.00（不含 GST），連 GST 合共 SGD 2,267.20，已包括設計、供應及安裝，有效期至 11 月 20 日。如確認進行，請簽署後交回，或直接回覆此電郵。我會於星期五致電，解答您的任何疑問。

可按需要修改的條款及細則

除另有註明外，所有價錢均以新加坡元（SGD）計算，並不包括 GST。本報價單有效期為 30 天。接受報價時須支付 50% 訂金；餘款須於發票日期起計 30 天內支付。上列以外的工作另行報價。如接受本報價，請簽署並交回本報價單，或以電郵確認。

常見問題

• 報價單要包括甚麼內容？ 貴公司和顧客的資料、報價單編號和日期、每個項目的數量和單價、稅額和總額、貨幣、有效期、付款條款，以及接受方式。
• 報價單的有效期應該定多久？ 長得足夠讓顧客考慮，又短得讓你的價錢仍然站得住——大部分服務為 30 天，材料價格會變動的則較短。
• 報價單有法律約束力嗎？ 報價單是一項要約；顧客接受後，可能構成合約。有關你自己的條款，請諮詢律師。
• 價錢應該寫含稅還是不含稅？ 兩者都寫：稅前金額、稅額和總額。easySales 會列印 小計、稅額 和 合計。
• 報價單上怎樣顯示折扣？ 用 逐行折扣 為某一行打折，或在合計區的 折扣 一行為整張報價單打折，用百分比或金額都可以。PDF 會列印原價、折扣和淨額。請參閱給予折扣。
• 報價單過期後會怎樣？ 它會顯示提示，並保持 進行中，直至你接受或拒絕它。如果顧客之後回來，把它複製為一張按今天價錢的新報價單。請參閱複製報價單。

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