會計匯出

easySales 負責銷售和應收帳款；帳簿和報稅仍在你的會計軟件裏。會計匯出 把某一期間已開出的發票和貸項通知單下載為 Xero 或 QuickBooks Online 可匯入的檔案，毋須再手動輸入一次。亦可以下載為一個 Excel 活頁簿，或把發票下載為 PDF 的 ZIP。

開始之前

• 你的角色需要有 批次匯出單據 控制項，以及 All records（全部紀錄）級別的 Invoice（發票）List（列表）權限。Administrator（管理員）角色兩者都有。只能看到自己發票的人不能匯出。
• 匯出貸項通知單還需要 All records（全部紀錄）級別的 Credit Note（貸項通知單）List（列表）權限。客戶資料需要 All records（全部紀錄）級別的 Account（客戶）List（列表）權限，其電郵地址還需要 All records（全部紀錄）級別的 Contact（聯絡人）List（列表）權限。沒有這些權限時，相應部分會被略去，頁面會說明原因。
• 只能在瀏覽器中匯出。API 金鑰和 AI 連接都不能匯出。
• 匯出到 Xero 前，請先填好一次 對應 分頁（見下文）。

匯出一個期間

1. 打開 系統設定，在 資料 組別中選擇 會計匯出。亦可以從 發票 清單打開：選擇 ⋯，再在 匯出 下選擇 匯出到會計軟體…。
2. 在 匯出 分頁中選擇 匯出到：Xero、QuickBooks Online、easySales Excel 或 發票 PDF。
3. 選擇 期間。它預設為上個月。單據按單據日期選取。
4. 在 包含 下勾選 已開出的發票、貸項通知單 和 聯絡人（QuickBooks Online 為 客戶）。
5. 查看 預覽 和 匯總。預覽逐張列出 easySales 合計 和 檔案合計，以及某張單據不在檔案中的原因。
6. 選擇 下載 ZIP，活頁簿則選擇 下載 Excel。

設定 Xero 對應

1. 打開 對應 分頁。
2. 按 Xero 科目表填寫 銷售收入科目代碼 和 捨入科目代碼，以及 Xero 的無稅稅率。
3. 在 稅率 下，為該期間用到的每個 easySales 稅碼填寫 Xero 稅率名稱，須與 Xero 中顯示的完全一致；亦可以選擇 填入建議名稱 後再核對。
4. 選擇 儲存對應。

QuickBooks Online 不需要對應：在它自己的匯入畫面裏把稅碼對應一次即可。

各種匯出包含甚麼

• Xero：一個 ZIP，內含發票檔案、貸項通知單檔案（金額為負數，按 Xero 的要求）、聯絡人檔案和匯總檔案；每個發票或貸項通知單檔案最多 500 行。Xero 把單據匯入為草稿，由你核准；Xero 中已有的發票號碼會被略過。每一行帶有各自的稅額，需要時會加一行 Rounding（捨入），使 Xero 的合計與 easySales 的合計一致。
• QuickBooks Online：一個 ZIP，內含發票檔案（每個最多 100 張發票）、客戶檔案和匯總檔案。貸項通知單以及含負數行的發票無法匯入，會列為 無法匯入：請手動輸入。QuickBooks 會自行計算稅額，請把它的合計與匯總檔案核對。
• easySales Excel：一個活頁簿，五個工作表：發票、發票明細、貸項通知單、貸項明細和客戶。已作廢的單據亦包括在內，並註明狀態。
• 發票 PDF：一個 ZIP，每張已開出的發票一個 PDF，與列印一致。逐張產生，期間較長時約需一分鐘。

需要知道的規則

• 草稿從不匯出。已作廢的單據只出現在 Excel 活頁簿中。
• 取消發票時開立的 Reversal（沖銷）貸項通知單是一張已開立的貸項通知單，所以會像其他貸項通知單一樣匯出，日期為取消當天。
• 客戶已不存在的單據會列為 沒有客戶：請手動輸入。
• 收款、分配和退款不會匯出：請在會計軟件中記錄。
• 匯出後不會保持同步。之後在 easySales 中修改的單據不會再次發送。
• 每次匯出最多 5,000 張單據，每次下載最多 50 個發票 PDF。數量更多時請縮短期間。
• 再次匯入客戶檔案時，QuickBooks Online 不會更新它已有的客戶。
• 在科目和該期間用到的每個稅碼都儲存了名稱之前，Xero 匯出會被拒絕；匯總 會顯示 Xero 對應尚未填完。 並提供 開啟對應。
• 填入建議名稱 會填入 Xero 在新加坡常用的名稱，例如 Standard-Rated Supplies 和 Zero-Rated Supplies。只有你儲存的名稱才會匯出，所以請逐一與你 Xero 機構中的稅率核對。
• 每次下載都會記入審計日誌。
• 許可證處於唯讀狀態的公司仍可匯出自己的紀錄。

為甚麼這樣設計

交接一次，而不是維護兩套帳。 會計師的總帳、銀行對帳和報稅都在會計軟件裏。把你開出的單據以檔案交給它，每筆銷售只輸入一次，兩個系統由同樣的數字出發。

只匯出已開立的單據，並按單據自己的日期選取。 草稿仍可能修改或刪除，匯出草稿可能會記下一筆永遠不會發生的銷售。已開立的單據是固定的，它的單據日期決定它屬於哪個報稅期間，與你哪天匯出無關。

檔案合計會與 easySales 核對。 Xero 會逐行各自捨入，所以 easySales 把每一行的稅額一併傳過去，需要時再加一行 Rounding，讓合計準確到仙。QuickBooks Online 會自行計算稅額，所以匯總檔案提供 easySales 的數字，供你核對。

批次匯出需要能看到其中的全部內容。 一份包含所有發票的檔案離開 easySales 時，帶着你所有顧客的數字。要求有匯出控制項和 All records（全部紀錄）權限，並把每次下載記入審計日誌，這份檔案便只會落在獲信任查看全部內容的人手中。

更有效率的做法

• 固定在每月某天匯出上個月。 期間 預設就是上個月，月結後的例行匯出按幾下便完成，每張單據亦只發送一次。
• 用建議名稱填對應。 填入建議名稱 會為它認得的稅碼填入 Xero 的常用名稱；與 Xero 核對後選擇 儲存對應。只需做一次，之後的匯出都會沿用。
• 下載前先看預覽。 每張不在檔案中的單據都會列出原因，例如 無法匯入：請手動輸入，你便知道哪些要自行輸入會計軟件。
• 客戶匯入過後就不再勾選。 第一次匯出後，除非有新客戶要發送，否則取消勾選 聯絡人 或 客戶。
• 把活頁簿交給會計師。 easySales Excel 把發票、明細、貸項通知單和客戶放在一個檔案裏，已作廢的單據亦連同狀態列出，方便審閱或對帳。
• 下載一個期間的發票 PDF 存檔。 發票 PDF 按列印樣式儲存每張已開出的發票，每次最多 50 個。參閱發票 PDF。

例子

匯出十月到 Xero。 2026 年 11 月 2 日，負責 Lim & Co 帳務的 Priya Nair 打開 會計匯出。匯出到 是 Xero，期間 是 2026 年 10 月，三個選項都已勾選。預覽列出當月的發票和貸項通知單。INV-10000340 顯示 已作廢：不匯出：它開出的那一星期，Mei Tan 就在 10 月 20 日把它取消了。它的 Reversal 貸項通知單日期為 10 月 20 日，在貸項通知單檔案中。

Priya 選擇 下載 ZIP，把檔案匯入 Xero，每張單據都以草稿形式進入。由於 INV-10000340 從未進入 Xero，她在 Xero 中刪除它那張 Reversal 貸項通知單的草稿，而不是核准它，其餘的照常核准。

在之後的月份取消。 INV-10000318 金額 SGD 1,090.00，已隨九月匯出，並已在 Xero 中核准。Mei 在 10 月 6 日取消了它。十月的匯出帶有它的 SGD 1,090.00 Reversal 貸項通知單，日期為 10 月 6 日，參考號為 INV-10000318，所以在 Xero 中核准它，顧客在那裏亦同樣獲得 SGD 1,090.00 的貸項。

常見問題

• easySales 的發票可以匯出到 Xero 嗎？ 可以。在 會計匯出 中選擇 Xero 和 期間，選擇 下載 ZIP，再在 Xero 中匯入這些檔案。第一次之前請先填好 對應 分頁。
• easySales 會自動與 Xero 或 QuickBooks Online 同步嗎？ 不會。每次匯出都是一個期間的一組檔案。匯出後在 easySales 中修改的單據不會再次發送。
• 收款會匯出到會計軟件嗎？ 不會。收款、分配和退款都不匯出，請在 Xero 或 QuickBooks Online 中記錄。
• 為甚麼 QuickBooks Online 的檔案裏沒有貸項通知單？ QuickBooks Online 無法匯入貸項通知單。預覽會把它們列為 無法匯入：請手動輸入，請在 QuickBooks 中自行輸入。
• 為甚麼 Xero 裏的發票多了一行 Rounding？ Xero 會逐行各自捨入。Rounding 行讓 Xero 的合計與 easySales 的合計準確到仙，並記入你在 對應 分頁設定的 捨入科目代碼。
• 可以一次下載所有發票的 PDF 嗎？ 可以，每次最多 50 個。選擇 發票 PDF 和 期間；發票更多時請縮短期間。
• 誰可以使用會計匯出？ 角色有 批次匯出單據 控制項、並有 All records（全部紀錄）級別 Invoice List 權限的人，例如 Administrator 角色。參閱角色與權限。

相關內容

• 發票
• 貸項通知單
• 角色與權限
• 審計與歷史