記錄收款差額

到帳的錢與發票要求的金額不完全一致時，請在同一張收據的 收款差額 下處理差額。

開始之前

• 銀行手續費：能記錄這筆收款的人都可以。
• 小額撇銷：設為 All records（全部紀錄）的 Invoice（發票）Edit（編輯）權限，以及角色中的 撇銷小額收款差額 權限。
• 提前付款折扣：Credit Note（貸項通知單）的 Add（新增）和 Edit 權限，因為它會開立一張貸項通知單。

管理員在 系統設定 → 收款與撇銷 下設定 每張收據的銀行手續費上限 和 每張發票的小額撇銷上限；上限設為 0 即關閉該項差額。

操作步驟

1. 在 記錄收款 對話框中，輸入收款並勾選它支付的發票。
2. 如果銀行扣了手續費，在 銀行手續費 中輸入。收款金額 保持為顧客實際支付的金額；銀行實收淨額 顯示到達你銀行的金額。
3. 如果收款後某張發票尚餘一小筆餘額，它會出現在 剩餘小額差額 下。勾選它，並選擇 尾數、少付 或 提前付款折扣。
4. 如果是折扣，檢查該行顯示的貸項通知單，例如「貸項通知單 20.00 + 稅 1.80 = 21.80」。
5. 選擇 記錄收款。

之後會發生甚麼

• 銀行手續費：發票按收到的全額結清；收據顯示手續費和 銀行實收淨額。
• 撇銷：不產生任何單據即結清餘額。發票顯示 已付款，合計部分出現一行 已撇銷，顧客的對帳單顯示一筆調整。
• 提前付款折扣：就餘額開立一張貸項通知單，按發票的稅率拆分，使 GST 隨之減少，並抵用到該發票。

收據在 收款差額 下列出每一項差額，以及記錄人。

撤銷差額

• 撇銷：在收據中選擇它上面的 撤銷，並填寫原因。發票重新欠這筆金額。
• 折扣：在發票頁面上作廢它的貸項通知單。在此之前，收據不能作廢，它的收款亦不能移除。
• 銀行手續費：如果收款記錯了，作廢收據。

匯出差額

在 發票 清單中打開 ··· 選單，在 匯出 下選擇 收款差額（CSV）。選擇 期間，然後選擇 下載 CSV：匯出該期間的每一筆銀行手續費、撇銷和折扣，包括收據、發票、貸項通知單、記錄人和撤銷情況。這需要 Invoice View（檢視）設為 All records（全部紀錄）。

需要注意的規則

• 撇銷永遠不會改變已收取的 GST；折扣或貸項通知單會改變。
• 撇銷上限把同一張發票上的所有撇銷合併計算。超過上限的餘額仍可作為提前付款折扣處理。
• 超過上限的差額會被拒絕，而不是提交審批。
• 銀行手續費必須小於收款金額。外幣收據上的本位貨幣金額，是扣除手續費後實際到達銀行的金額，而且是必填的。

為甚麼這樣設計

銀行扣了錢，顧客付的仍是全數。 銀行收取手續費時，顧客其實已經付了發票要求的金額。把這筆費用記為銀行手續費，顧客的發票便全數結清，也如實反映了你的成本，而不會令顧客背上一筆並非由他造成的餘額。

撇銷不是減價。 尾數和少量少付不產生單據便撇銷，你收取的 GST 保持不變，顧客手上的稅務發票依然有效。顧客享有的折扣確實降低了價格，所以要開貸項通知單，GST 亦隨之減少。

上限令小事保持是小事。 撇銷不需要審批、也不產生單據，所以每張發票都有上限。超過上限的部分必須開貸項通知單或繼續追收，真正的價格變動因此對顧客和會計師都一清二楚。

每一筆差額都有記錄人。 收據和 CSV 列出誰記錄了每筆銀行手續費、撇銷和折扣，以及任何撤銷。月底你可以直接核對銀行手續費科目、覆核撇銷，不用四處問人。

更有效率的做法

• 讓對話框替你計算。 在 銀行手續費 中輸入費用，銀行實收淨額 就是用來與銀行月結單核對的金額。
• 在同一步處理幾仙的差額。 尾數留下的幾仙會出現在 剩餘小額差額 下；儲存前勾選並選擇 尾數 即可。
• 儲存前核對折扣。 該行會預覽貸項通知單的淨額、稅額和合計，GST 一次便能算對。
• 上限只需設定一次。 管理員在 系統設定 → 收款與撇銷 下設定兩個上限。參閱系統設定。
• 匯出給會計師。 收款差額（CSV） 列出一個期間內的每一筆差額，可直接用於銀行手續費和撇銷科目。

例子

Lim & Co 開給 Harbour Café 的發票 INV-10000050 為 SGD 1,000.00 加 GST SGD 90.00，共 SGD 1,090.00。上限為預設值：每張收據 SGD 50.00，每張發票 SGD 5.00。

咖啡店付款	Mei Tan 記錄的內容	結果
SGD 1,090.00，銀行扣 SGD 15.00	銀行手續費 15.00；銀行實收淨額 1,075.00	已付款；沒有撇銷
SGD 1,089.97	勾選剩下的 SGD 0.03，尾數	已付款；已撇銷 SGD 0.03
SGD 1,068.20，享有 2% 折扣	勾選剩下的 SGD 21.80，提前付款折扣	貸項通知單 20.00 + GST 1.80 = 21.80；已付款

SGD 21.80 超過了 SGD 5.00 的撇銷上限，所以該行只提供折扣。貸項通知單同時從價格和 GST 中扣除折扣：21.80 × 100 ÷ 109 = 20.00，21.80 × 9 ÷ 109 = 1.80。

兩張發票，一筆少付。 Harbour Café 在 INV-10000056 上欠 SGD 545.00，在 INV-10000057 上欠 SGD 327.00，共 SGD 872.00，轉帳了 SGD 868.00。Mei 針對兩張發票記錄 SGD 868.00。INV-10000056 先到期，所以對話框給它分配 SGD 545.00，給 INV-10000057 分配 SGD 868.00 − SGD 545.00 = SGD 323.00，後者剩下 SGD 4.00。這低於 SGD 5.00 的上限，所以她勾選它並選擇 少付。兩張發票都顯示 已付款，10 月份的 CSV 中列出一筆 SGD 4.00 的撇銷。

常見問題

• 客戶付款時銀行扣了手續費，如何記錄？ 在 記錄收款 對話框的 銀行手續費 中輸入費用，收款金額 保持為顧客實際支付的金額。
• 客戶少付了幾仙，怎麼辦？ 在 剩餘小額差額 下勾選這筆餘額，選擇 尾數 或 少付。它會被撇銷，發票顯示 已付款。
• 提前付款折扣如何記錄？ 勾選餘額並選擇 提前付款折扣。系統會為它開立一張貸項通知單並抵用到發票。
• 為甚麼不能撇銷這筆餘額？ 它超過了 每張發票的小額撇銷上限、你的角色沒有 撇銷小額收款差額，或者上限設為 0。請改作折扣，或開立貸項通知單。
• 撇銷會改變發票上的 GST 嗎？ 不會。只有折扣或貸項通知單會改變它。
• 撇銷後如何撤銷？ 在收據中選擇它上面的 撤銷，並填寫原因。發票會重新欠這筆金額。
• 在哪裏查看一個月的所有銀行手續費？ 從 發票 清單的 ··· 選單匯出該期間的 收款差額（CSV）。

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