單據編號

每種單據都有自己的編號序列，例如發票的 INV-。單據編號 部分決定這些編號的樣子。本頁為負責設定公司的人而設；每個編號在甚麼時候取得，請參閱開立與編號。

開始之前

• 你需要 System（系統）View（檢視）權限才能看到這個部分，需要 System Edit（編輯）權限才能修改。沒有 Edit 權限時，這個部分只能檢視。
• 請先決定格式。修改由下一張單據開始生效，已開立的編號不會改變，所以最好在新一年的第一張單據之前修改。

操作步驟

1. 選擇側邊欄中的 系統設定，然後在 組織 下選擇 公司資料。
2. 捲動到 單據編號。每種單據各有一個區塊：報價單、發票、貸項通知單、收據、採購訂單、送貨單 和 服務合約。未為貴公司開通的模組，其單據沒有區塊。
3. 在要修改的區塊中輸入 前綴，例如 INV-。
4. 選擇 日期部分：無、年 或 年月。
5. 設定 流水號位數，可以是 3 至 9 位。
6. 設定 起始號：新序列的第一個號碼。
7. 查看區塊旁邊的 下一個編號。easySales 計算期間，它會短暫顯示 正在計算…。
8. 選擇頁面底部橫條中的 儲存。

之後會發生甚麼

• 這種單據的下一張會取得 下一個編號 下顯示的編號。已開立的單據保留原來的編號。
• 選擇 年 時，編號會像 INV-2026-0001；選擇 年月 時，會像 INV-202610-0001。每個新年度或新月份都會由 起始號 開始一個新序列。
• 這次修改會記錄在 稽核日誌 中，包括修改前和修改後的值。

需要注意的規則

• 每個前綴連同它的日期部分各自構成一個序列。 已經開始的序列會由顯示的編號繼續，起始號 只用於下一個新序列。此時區塊會顯示：這個序列已經開始，會由上面顯示的編號繼續。起始號用於下一個新序列。
• 採購訂單和送貨單總是接着該前綴下同類單據已有的最大編號繼續編號，所以新序列絕不會重複已用過的編號，儲存設定亦絕不會提前開始一個新序列。
• 序列用完位數後會多出一位繼續編號。 前綴和日期部分不變，區塊會顯示：這個序列已超過目前位數能表示的最大號碼，之後的編號會多出一位，前綴和日期部分不變。
• 前綴 以字母開頭，最多 16 個字元：字母、數字 1 至 9 以及 - / .。前綴中不能有 0，因為 0 會被當作流水號的一位；亦不能有大寫的 YY、MM 或 DD，因為它們會被當作日期。使用日期部分時，前綴不能以大寫 Y 結尾。欄位會提示你需要修改甚麼。
• 兩種單據不能使用同一個前綴，客戶編號前綴亦計算在內。發票與草稿發票存放在同一個清單中，報價單與草稿報價單亦一樣，所以在這兩組中，一個前綴不能是另一個前綴的開頭。出現衝突時無法儲存，提示訊息會指出與哪種單據衝突。
• 標準編號，例如 INV-10000001，會顯示為前綴 INV-1 加七位流水號。
• 自訂格式：少數公司使用的格式無法拆成各個欄位顯示。它的區塊會顯示 自訂格式 標籤和 格式，並照原樣繼續使用。選擇 改用標準格式 可改為使用各個欄位；在儲存之前選擇 保留自訂格式 可撤銷這項更改。
• 不能設定的編號：草稿發票（形式發票）、草稿報價單、退款和按金沒收保留各自的編號。
• 如果 下一個編號 顯示 找不到可用的編號。，請換一個流水號位數、日期部分或前綴。
• 客戶編號 在同一頁面的 客戶編號與個人資料 下設定。新客戶會以 客戶編號前綴 加五位數字編號，例如 C-00001。前綴最多十個字元：字母以及 - _ / .，以字母開頭。

為甚麼這樣設計

已開立的編號永遠不變。 顧客、會計師和稅務機關都按編號引用單據。把顧客已經存檔的發票重新編號，會令所有這些引用都對不上，所以新格式只由下一張單據開始生效。

兩張單據絕不會用同一個編號。 編號在單據定稿時才取得——發票在開立時，收據在記錄時——easySales 會先確認編號未被佔用才使用。這樣，查帳的人可以把每個編號對應到唯一的一張單據。這亦是採購訂單和送貨單會跳過該前綴下已被使用的編號的原因。

兩種單據不能共用前綴。 如果發票和貸項通知單都用 INV-，它們便會爭用同一組編號，讀的人亦分不清是哪種單據。儲存時拒絕衝突，每個編號就只指向一張單據。

日期部分會自動重新計數。 使用 年 或 年月 時，每個期間的單據都由 起始號 重新開始，所以 INV-2027-0001 一看便知是 2027 年的第一張發票，毋須有人手動重設序列。

更有效率的做法

• 讓「下一個編號」替你檢查。 它會按你輸入的值，在儲存之前顯示下一張單據將取得的確切編號，前綴打錯了即時就能發現。
• 用日期部分代替每年手動重設。 選擇 年 後，每年 1 月 1 日自動開始新序列，你不用作任何修改。參閱開立與編號。
• 一次儲存所有單據類型。 所有區塊都在同一個頁面上，可以一併設定發票、報價單和收據，只需選擇一次 儲存。
• 由儀表板直接開啟。 新公司的管理員在儀表板的 開始使用 easySales 中，於 確認單據編號 這一步選擇 開啟單據編號，便會直接來到這個部分；選擇 使用預設編號 會把這一步標為完成。

例子

Lim & Co 希望發票編號顯示年份。到目前為止，它的發票編號由 INV-10000001 至 INV-10000042。

1. Mei Tan 打開 系統設定 → 公司資料，捲動到 單據編號。
2. 在 發票 區塊中，她把 前綴 改為 INV-，選擇 年，把 流水號位數 設為 4，起始號 保持為 1。
3. 下一個編號 顯示 INV-2026-0001。她選擇 儲存。

Lim & Co 開立的下一張發票是 INV-2026-0001。之前的 42 張發票保留原來的編號。到了 1 月 1 日，序列會由 INV-2027-0001 重新開始。

沿用原來的編號繼續。 假設 Lim & Co 在 2026 年 10 月之前一直用試算表開發票，最後一張是 LC-2026-0187。Mei 把 發票 區塊設為 前綴 LC-、年、4 位，起始號 188，下一個編號 顯示 LC-2026-0188。第一張發票開立後，2026 年的序列已經開始，於是她把 起始號 改回 1。區塊會確認這個序列照常繼續，而新的一年將由 LC-2027-0001 開始。

前綴衝突。 Mei 想把貸項通知單的前綴設為 C-。Lim & Co 的客戶編號已經在用 C-，所以 儲存 被拒絕，提示訊息指出與客戶編號衝突。她改用 CN-。

常見問題

• 已開出的發票編號可以改嗎？ 不可以。已開立的編號永遠不變；新格式由下一張單據開始生效。參閱開立與編號。
• 怎樣令發票編號由指定的號碼開始？ 為新序列設定 起始號，例如新的前綴或新的一年。已經開始的序列會由它的最後一個編號繼續。
• 怎樣在發票編號加上年份？ 把 日期部分 設為 年。編號會變成 INV-2026-0001 這樣，每年 1 月 1 日重新計數。
• 為甚麼新設的起始號沒有生效？ 這個前綴和日期部分的序列已經開始，所以會繼續編號。起始號 只用於下一個新序列。
• 報價單和發票可以用同一個前綴嗎？ 不可以。每種單據都需要自己的前綴，客戶編號前綴亦計算在內。
• 怎樣更改客戶編號前綴？ 在同一頁面的 客戶編號與個人資料 下修改 客戶編號前綴。新客戶會使用它加五位數字，例如 C-00001。
• 編號用到位數能表示的最大號碼後會怎樣？ 序列會多出一位繼續編號，前綴和日期部分不變。

相關內容

• 開立與編號
• 系統設定
• 公司資料
• 審計與歷史
• 保存紀錄