AI 建議

內建 AI 助手可以在 AI 聊天和 @easy 話題中，對你的紀錄提出修改。它從不自己執行修改，而是顯示一張 卡片；有權限的人選擇 批准 後才會執行修改，並且以這個人的身分執行。

整體結構

助手以你的身分、按網頁使用的同一套規則檢查這項修改，然後就停下來。此時沒有任何內容被修改。卡片會等待 24 小時。只有有人選擇 批准 時才會執行修改，並且以這個人的身分執行，此刻會重新核對這個人的權限。助手永遠不能批准自己的卡片。

它能提出甚麼

你的角色允許你在頁面上親手做的修改，只要你提出，它都能提議。例如：

• 新的活動：備註、任務、行程或溝通，或 完成活動並安排下一項。
• 草擬報價單：新報價單，只儲存為草稿，不提交審批，也不發給客戶。
• 新的客戶、聯絡人、潛在客戶、商機或產品，或對它們、它們的負責人或團隊的修改。
• 推進報價單、發票、貸項通知單、採購訂單或送貨單：定稿、開出、標為已發送、關閉、取消或作廢。
• 款項：登記收款，新增或分配收據、退款，使用貸項通知單抵扣，撇銷壞帳。
• 對於按貴公司單據審批規則正在等待審批的報價單、發票或貸項通知單：批准它、退回給製單人，或撤回它的審批申請。

它從不向客戶發送電郵或任何內容，也不匯入資料、不上載附件。在 @easy 話題中，它不修改任何人的訊息、待辦或關注。一個問題最多產生三張卡片。

使用流程

1. 閱讀卡片。卡片以它要做的事開頭，例如 新增活動 或 修改客戶，並帶有標籤 待確認。它只列出這項修改會設定的欄位。對於修改，舊值帶刪除線，新值跟在後面；被清空的欄位只顯示帶刪除線的舊值，後面沒有新值。商機的金額按各自一側的幣別顯示：舊金額用舊幣別，新金額用新幣別。報價單列出各行：先是品名，再是 數量 × 單價 和該行金額，下面是 小計、稅項 和帶幣別的 合計（例如 合計 SGD），全部由 easySales 在伺服器上計算。超過五行時，還有 2 行 展開其餘各行，收起 再摺疊。
2. 如果新活動中提及了同事或連結了紀錄，卡片會寫出將因此能看到這個話題的人，例如 Daniel Lim 將可查看這個話題。
3. 查看卡片底部的 有效期至。
4. 選擇 批准，或選擇 拒絕 在不作任何修改的情況下關閉卡片。在開出或批准單據的卡片上，按鈕是 批准並生效：它會詢問 確認批准並生效？，即時取得單據的正式編號，並且無法撤銷。刪除、作廢、取消、關閉或沖銷的卡片會寫著 批准後即時生效，無法撤銷。，它的 批准 按鈕是紅色的，會先詢問 確認批准？。涉及款項的卡片還會寫著 這會登記、轉移或沖銷款項。批准前請核對金額。
5. 卡片先顯示 正在執行…，然後是 已完成，並附上紀錄的連結，例如 Mei Tan 批准 · 14:05 · 記錄顯示「內部 AI 助手」。再按一次也不會重複執行修改。

示例

一份草稿報價單。 在 AI 聊天中，Lim & Co 的 Mei Tan 寫道：「為 Harbour Café 草擬一份報價單：10 小時設計諮詢，每小時 SGD 150.00，另加 GST 9%。」出現一張標題為 草擬報價單 的卡片，只有一行：10 × 150.00，金額 1,500.00；下面是 小計 1,500.00、稅項 135.00（1,500.00 的 9%）和 合計 SGD 1,635.00，並註明僅儲存為草稿。Mei 選擇 批准。報價單以草稿建立，卡片變為 已完成。

修改電話號碼。 Mei 請助手更正某位聯絡人的電話號碼。卡片顯示舊號碼帶刪除線，新號碼跟在後面。Mei 核對後選擇 批准。

話題中的決定。 在一個活動話題中，可以批准報價單的 Daniel Lim 看到來自 @easy 的卡片：批准報價單。他選擇 批准並生效，確認 確認批准並生效？，報價單就以 Daniel 的身分被批准並開出。

紀錄已經被改過。 10:00，Mei 收到一張修改 Harbour Café 賬單街道的卡片。10:20，Daniel 在客戶頁面上改了同一條街道。10:30 Mei 選擇 批准 時，卡片顯示 未執行：紀錄在提議之後被修改過，所以沒有覆蓋。她先看 Daniel 改了甚麼，仍有需要時才讓助手重新提出。

誰可以決定

• 在 AI 聊天中，只有這段對話的主人。其他人都看不到這張卡片。
• 在 @easy 話題中，話題的任何讀者，只要擁有 使用 AI 助手、能看到完整的卡片，並擁有這項修改所需的權限。其他人看到 等待有批准權限的人處理。 或 等待有權限的人決定。
• 卡片要在瀏覽器裏的 easySales 中決定。已連接的 AI 應用程式無法決定。
• 每位讀者只能看到自己權限範圍內的卡片內容。他們無權看到的值顯示為 已隱藏。如果紀錄本身不在他們的權限範圍內，他們只會看到一行：Mei Tan 在此提出了一項修改。因涉及你無權查看的記錄，詳情已隱藏。，並且沒有按鈕。

須知

• 在有人批准之前不會有任何修改。 拒絕或放着不管都不會改變任何內容：已拒絕、已過期 和 已被取代 都會這樣說明。
• 卡片 24 小時後 過期。卡片不能編輯：請讓助手重新提出。同一筆紀錄的較新卡片會讓較舊的變為 已被取代。
• 如果紀錄在提議之後被修改，為免覆蓋，不會作任何修改，卡片顯示 未執行。請讓助手重新提出。easySales 拒絕的修改（例如針對已關閉單據的修改）也顯示 未執行。如果卡片說無法確定是否已執行，請先檢查紀錄，再決定是否重新提出。
• 列出很多條目的卡片（例如收據分配到的發票）只顯示前 20 條，然後顯示一行，例如 分配：其餘未顯示。
• 帶有卡片的回答不能重新生成；面板在它上面不提供 重新生成。請在新訊息中重新提出問題。
• 修改會以批准者的名字記錄，名字旁帶有 內部 AI 助手 標籤，出現在紀錄的 歷史紀錄 和審計日誌中。（卡片自己的那一行引用的也是同一個標籤。）已批准的報價單、發票或貸項通知單，其審批紀錄中還會顯示 AI 助手。
• 只有貴公司啟用了 AI 修改，才會出現卡片。AI 聊天的歡迎語會告訴你：它說明助手也可以提議修改，或者以 唯讀： 開頭，這時助手只讀取。

為甚麼這樣設計

每項修改都有人簽名。 修改以批准者的身分執行，所以紀錄上每次修改旁邊都是一個人的名字，而不是機器。顧客問誰改了他們的地址，或核數師問誰批准了某份報價單，歷史紀錄都答得到。

檢查做兩次。 助手以提問人的身分檢查一次；批准時再以批准人的身分檢查一次。誰都不能批准自己的角色本來不容許的修改；卡片和紀錄已對不上時，它寧可甚麼都不做，也不會覆蓋同事較新的修改。

卡片 24 小時後失效。 卡片顯示的是助手讀取那一刻的紀錄。時間越久，紀錄越可能已經變了，所以舊卡片會過期，而不是留着等人誤批。

涉及錢和無法撤銷的，要確認兩次。 收款、開出的單據和刪除，顧客和你的賬簿都看得到，多數也收不回來。只有你明確要求這項修改時，助手才會提議；卡片會註明，批准時還要再確認一次。發送仍由你親手操作：助手從不向客戶發電郵。

更有效率的做法

• 用會替你起草的指令。 在 AI 聊天中輸入 /，選擇 跟進任務 或 起草報價，再在 # 後指定紀錄。請參閱AI 聊天。
• 在發票上直接要追款任務。 在 INV-1051 上，聊天會建議 建立任務，催收 INV-1051 的款項；批准卡片，任務就建好了。請參閱加快收款。
• 讓審批人在話題中決定。 在報價單的話題中問 @easy；話題中可以使用助手、並能批准報價單的人不用另開頁面就能處理卡片。請參閱單據審批。
• 不對就拒絕重提，不要事後再改。 卡片不能編輯，所以錯的卡片直接拒絕，並說明要改甚麼；同一筆紀錄的新卡片會取代舊的。
• 草稿報價單到它自己的頁面上完成。 已完成 會連結到新草稿；在那裏補充明細或條款，再定稿。請參閱建立報價單。

常見問題

• AI 助手會不經同意就改紀錄嗎？ 不會。每項修改都以卡片等待，直到有權限的人選擇 批准。
• 誰可以批准 AI 建議？ 在 AI 聊天中只有你自己。在 @easy 話題中，任何可以使用助手、並擁有這項修改所需權限的讀者，例如審批卡片需要 審批報價單。
• AI 建議卡片有效多久？ 24 小時。之後顯示 已過期，不會作任何修改。
• 批准之前可以修改卡片內容嗎？ 不可以。拒絕後讓助手按更正重新提出，或者先批准，再到紀錄上修改。
• AI 助手可以發電郵或記錄收款嗎？ 它從不發送電郵或任何內容。你提出時，它可以提議登記收款、開出、作廢或刪除；在有權作這項修改的人批准卡片之前甚麼都不會發生，無法撤銷的還要確認兩次。
• 怎樣知道某項修改來自 AI 助手？ 紀錄的 歷史紀錄 會顯示批准人的名字，並帶有 內部 AI 助手 標籤。請參閱審計與歷史。
• 為甚麼助手從來不出現批准卡片？ 貴公司沒有啟用 AI 修改，所以助手只讀取；AI 聊天的歡迎語以 唯讀： 開頭。

相關內容

• AI 聊天
• 向 @easy 提問
• 單據審批
• AI 設定
• 審計與歷史