跟進報價單
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很多報價單失敗，不是因為價錢不對，而是因為沒有人跟進。顧客太忙、有疑問但沒有問出口，或者純粹忘記了。本文提供一套堅持而不纏擾的跟進節奏、每一步要說甚麼，以及報價單沒有動靜時 easySales 如何提醒你。
通用做法
本節：通用做法發出報價時就約好跟進。 「我會在星期五致電解答您的疑問」，令下一通電話成為顧客預期之內的事，而不是打擾。
每次都帶來新內容。 「想跟進一下」沒有給顧客任何可以回答的東西。解答一個可能的疑問、提供一個選擇或提到一個日期的跟進，更容易得到回覆。
適用於大部分報價單的節奏：
| 時間 | 做甚麼 | 目的 |
|---|---|---|
| 發出後第 2–3 天 | 一通電話或一封簡短電郵 | 確認對方已收到、內容清楚；解答疑問 |
| 第 7 天 | 一封附有實用資料的電郵：一個選項、類似工程的相片、交貨期 | 讓事情繼續推進 |
| 第 14 天 | 致電請對方作決定 | 了解進展，以及有甚麼障礙 |
| 到期前幾天 | 提醒對方價錢有效至到期日 | 給對方一個作決定的自然理由 |
| 過期後 | 最後一封有禮貌的訊息，說明你會結束這個個案 | 得到答覆，無論接受與否 |
問清楚有甚麼障礙。 「有沒有甚麼原因令您未能落實？」可以引出真正的顧慮——價錢、時間、尚未同意的同事——然後你就可以處理。
知道何時放手。 聯絡四、五次仍沒有回覆，就把報價單結案為失單，並記下原因。一個清楚的「不」，好過一條塞滿永遠不會成交的生意的銷售管道；而一封有禮貌的最後訊息，往往會換來答覆。
在 easySales 怎樣做
本節：在 easySales 怎樣做- 標記為已發送。 報價單發出時，選擇 PDF 並剔選 已發給客戶。最近一次標記就是跟進提醒起計的發送日期。請參閱標記為已發送。
- 讓待辦提醒你。 已發送的報價單在貴公司設定的日數內沒有與顧客溝通或會面，就會出現在銷售員的 待辦 中；尚未標記為已發送的報價單，以及七天內到期的報價單，也一樣。日數在 系統設定 → 通知 中設定。請參閱訊息中心。
- 記錄每次聯絡。 把每通電話或每封電郵記錄為報價單、其商機或顧客聯絡人上的溝通。這樣會清除跟進提醒，同事亦能看到談過甚麼；內部備註不算作聯絡。剔選 同時建立下一步任務，就能在同一步驟中安排下一次跟進。請參閱行程與溝通。
- 生意上要有下一步。 沒有未完成任務、也沒有將來行程的進行中商機，會出現在負責人的 待辦 中，以及團隊檢視的 無下一步 下。請參閱團隊檢視。
- 關注報價單，報價單有任何動靜時，你會在訊息中心收到動態。請參閱關注單據。
- 知道結果就結案。 ··· 選單中的 接受 或 拒絕 記錄顧客的答覆；在銷售管道看板上，把失去的生意標為 失單 並填寫 失單原因，日後便能看出生意為何失去。
實用範本
本節：實用範本第 2–3 天：確認已收到
[姓名]您好：
想確認一下，我們就櫃枱及燈光工程發出的報價單 QN-10000125 您已收到，內容亦清楚。有沒有地方需要我解釋或修改？
第 7 天：提供實用資料
[姓名]您好：
補充一點，或許有助您作決定：櫃枱所用的橡木交貨期為三星期，如能於 11 月 6 日或之前確認，我們便可趕及在您 12 月開業前完成安裝。另附上我們去年製作的類似櫃枱相片兩張，供您參考。
第 14 天：請對方作決定（先致電，再發電郵）
[姓名]您好：
多謝您剛才接聽電話。按我們所談，您正等候合夥人對燈光的意見。我會為您保留這份報價至 11 月 20 日，並於 11 月 9 日（星期一）再致電給您。
到期之前
[姓名]您好：
謹此提醒，報價單 QN-10000125 有效期至 11 月 20 日（星期五）。如您希望按現時價錢進行，只需回覆此電郵即可。
最後一封訊息
[姓名]您好：
關於櫃枱及燈光工程，由於一直未收到您的回覆，相信現在時機未必適合，我會暫時把這個個案結束。日後如有任何變化，我很樂意為您更新報價。
常見問題
本節：常見問題- 報價後要等幾耐先跟進？ 第一次聯絡在兩、三天後，之後大約每隔一星期一次。發出報價時就約好第一次跟進。
- 報價要跟進幾多次？ 在三至四星期內跟進四、五次，每次都帶來新內容，然後發出最後一封訊息，說明你會結束個案。
- 怎樣跟進報價才不會令客戶反感？ 每次都帶來有用的東西——一個答案、一個選項、一個交貨期——並問有甚麼障礙，而不是問對方決定了沒有。
- easySales 會提醒我跟進報價單嗎？ 會。已發送的報價單在貴公司設定的日數內沒有記錄聯絡，就會出現在你的 待辦 中；快將到期的報價單也一樣。請參閱標記為已發送。
- 為甚麼跟進提醒不見了？ 有人在報價單、其商機或其聯絡人上記錄了溝通，或與顧客的聯絡人開過會——或者報價單已不再是 進行中。待辦項目的成因一經處理就會消失。
- 報價單過期了怎麼辦？ 它會保持 進行中 並顯示提示。發出最後一封訊息；如果顧客回來，把它複製為按今天價錢的新報價單。請參閱複製報價單。
- 客戶一直沒有回覆，應該把報價單標為拒絕嗎？ 應該，但要在發出最後一封訊息之後。把商機標為 失單，並選擇原因，例如 No decision（未作決定）。