ติดตามใบเสนอราคา
คัดลอกให้ AI
ใบเสนอราคาจำนวนมากหลุดมือไม่ใช่เพราะราคาไม่ดี แต่เพราะไม่มีใครติดตาม ลูกค้าอาจยุ่ง มีคำถามที่ยังไม่ได้ถาม หรือแค่ลืมไป บทความนี้ให้จังหวะการติดตามที่สม่ำเสมอโดยไม่ตื๊อ สิ่งที่ควรพูดในแต่ละครั้ง และวิธีที่ easySales เตือนคุณเมื่อใบเสนอราคาเงียบไป
แนวทางที่ได้ผล
หัวข้อ: แนวทางที่ได้ผลตกลงเรื่องการติดตามตั้งแต่ตอนส่ง “ทางเราจะโทรหาในวันศุกร์เพื่อตอบข้อสงสัย” ทำให้การโทรครั้งถัดไปเป็นสิ่งที่ลูกค้ารอ ไม่ใช่การรบกวน
มีเรื่องใหม่ทุกครั้ง “โทรมาสอบถามความคืบหน้าครับ/ค่ะ” ไม่ได้ให้อะไรลูกค้าตอบ การติดตามที่ตอบคำถามที่ลูกค้าน่าจะมี เสนอทางเลือก หรือบอกวันสำคัญ จะตอบกลับได้ง่ายกว่า
จังหวะที่ใช้ได้กับใบเสนอราคาส่วนใหญ่
| เมื่อใด | ทำอะไร | เพื่ออะไร |
|---|---|---|
| วันที่ 2–3 หลังส่ง | โทรหรือส่งอีเมลสั้น ๆ | ตรวจสอบว่าได้รับและเข้าใจชัดเจน ตอบคำถาม |
| วันที่ 7 | อีเมลที่มีข้อมูลเป็นประโยชน์ เช่น ทางเลือก รูปงานที่คล้ายกัน ระยะเวลาสั่งของ | ให้ดีลเดินหน้า |
| วันที่ 14 | โทรเพื่อขอคำตัดสินใจ | รู้ว่าดีลอยู่ตรงไหนและติดอะไร |
| ไม่กี่วันก่อนหมดอายุ | แจ้งว่าราคานี้ยืนถึงวันหมดอายุ | เหตุผลตามธรรมชาติให้ตัดสินใจ |
| หลังหมดอายุ | ข้อความสุดท้ายอย่างสุภาพว่าจะปิดเรื่องนี้ | ได้คำตอบ ไม่ว่าตกลงหรือไม่ |
ถามว่าติดอะไร “มีอะไรที่ทำให้ท่านยังไม่ตัดสินใจดำเนินการหรือไม่” จะทำให้เห็นข้อติดขัดที่แท้จริง เช่น ราคา จังหวะเวลา หรือผู้ร่วมตัดสินใจที่ยังไม่เห็นด้วย ซึ่งคุณจะจัดการต่อได้
รู้ว่าเมื่อใดควรพอ หลังติดต่อสี่ถึงห้าครั้งโดยไม่มีการตอบกลับ ให้ปิดใบเสนอราคาว่าปิดการขายไม่ได้และบันทึกเหตุผล คำตอบ “ไม่” ที่ชัดเจนดีกว่าไปป์ไลน์ที่เต็มไปด้วยดีลที่ไม่มีวันปิด และข้อความสุดท้ายที่สุภาพมักได้คำตอบกลับมา
ทำใน easySales
หัวข้อ: ทำใน easySales- ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว เมื่อส่งใบเสนอราคา ให้เลือก PDF แล้วติ๊ก ส่งให้ลูกค้าแล้ว เครื่องหมายล่าสุดคือวันที่ส่งที่การเตือนติดตามผลใช้นับ ดูทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว
- ให้สิ่งที่ต้องทำเตือนคุณ เมื่อใบเสนอราคาที่ส่งแล้วไม่มีการสื่อสารหรือนัดพบกับลูกค้าครบจำนวนวันที่บริษัทของคุณตั้งไว้ ใบเสนอราคานั้นจะปรากฏใน สิ่งที่ต้องทำ ของพนักงานขาย เช่นเดียวกับใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว และใบที่จะหมดอายุภายในเจ็ดวัน จำนวนวันตั้งได้ที่ ตั้งค่าระบบ → การแจ้งเตือน ดูศูนย์ข้อความ
- บันทึกการติดต่อทุกครั้ง บันทึกการโทรหรืออีเมลแต่ละครั้งเป็นการสื่อสารในใบเสนอราคา ในโอกาสทางการขายของใบเสนอราคานั้น หรือในผู้ติดต่อของลูกค้า การเตือนติดตามผลจะหายไป และเพื่อนร่วมงานเห็นว่าคุยอะไรกันไปแล้ว ส่วนบันทึกภายในไม่นับเป็นการติดต่อ ติ๊ก สร้างงานขั้นตอนถัดไปด้วย เพื่อนัดการติดตามครั้งถัดไปในขั้นตอนเดียวกัน ดูนัดหมายและการสื่อสาร
- ให้ดีลมีขั้นตอนถัดไปเสมอ โอกาสทางการขายที่เปิดอยู่โดยไม่มีงานค้างและไม่มีนัดหมายข้างหน้า จะปรากฏใน สิ่งที่ต้องทำ ของผู้รับผิดชอบ และในมุมมองทีมใต้ ไม่มีขั้นตอนถัดไป ดูมุมมองทีม
- ติดตามใบเสนอราคา เพื่อรับข่าวสารในศูนย์ข้อความเมื่อมีความเคลื่อนไหว ดูติดตามเอกสาร
- ปิดเมื่อรู้คำตอบ ยอมรับ หรือ ปฏิเสธ ในเมนู ··· บันทึกคำตอบของลูกค้า บนบอร์ดไปป์ไลน์การขาย ให้ทำเครื่องหมายดีลที่ไม่ได้เป็น ปิดการขายไม่ได้ พร้อม เหตุผลที่ปิดการขายไม่ได้ เพื่อให้ดูย้อนหลังได้ว่าเสียดีลเพราะอะไร
ตัวอย่างข้อความ
หัวข้อ: ตัวอย่างข้อความวันที่ 2–3: ตรวจสอบว่าได้รับแล้ว
เรียน คุณ[ชื่อ]
ทางเราขอเรียนสอบถามว่าท่านได้รับใบเสนอราคา QN-10000125 สำหรับเคาน์เตอร์และระบบไฟเรียบร้อยแล้ว และรายละเอียดทั้งหมดชัดเจนดีหรือไม่ หากมีส่วนใดที่ต้องการให้อธิบายเพิ่มเติมหรือปรับแก้ กรุณาแจ้งให้ทราบ
ขอแสดงความนับถือ
วันที่ 7: เพิ่มข้อมูลที่เป็นประโยชน์
เรียน คุณ[ชื่อ]
ขอเรียนให้ทราบข้อมูลที่อาจช่วยในการตัดสินใจ ไม้โอ๊กสำหรับเคาน์เตอร์ใช้เวลาสั่งประมาณสามสัปดาห์ หากท่านยืนยันภายในวันที่ 6 พฤศจิกายน ทางเราจะติดตั้งได้ทันก่อนร้านเปิดในเดือนธันวาคม ทั้งนี้ได้แนบรูปเคาน์เตอร์ลักษณะเดียวกันที่ทางเราทำเมื่อปีที่แล้วมาด้วยสองรูป
ขอแสดงความนับถือ
วันที่ 14: ขอคำตัดสินใจ (โทรก่อน แล้วส่งอีเมล)
เรียน คุณ[ชื่อ]
ขอขอบคุณสำหรับการพูดคุยทางโทรศัพท์ ตามที่ได้หารือกัน ท่านกำลังรอความเห็นจากหุ้นส่วนเรื่องระบบไฟ ทางเราจะยืนราคาตามใบเสนอราคานี้ไว้จนถึงวันที่ 20 พฤศจิกายน และจะโทรติดต่ออีกครั้งในวันจันทร์ที่ 9 พฤศจิกายน
ขอแสดงความนับถือ
ก่อนหมดอายุ
เรียน คุณ[ชื่อ]
ขอเรียนให้ทราบว่าใบเสนอราคา QN-10000125 ยืนราคาถึงวันศุกร์ที่ 20 พฤศจิกายน หากท่านประสงค์จะดำเนินการในราคานี้ เพียงตอบกลับอีเมลฉบับนี้ได้เลย
จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
ขอแสดงความนับถือ
ข้อความสุดท้าย
เรียน คุณ[ชื่อ]
เนื่องจากทางเรายังไม่ได้รับการตอบกลับเรื่องเคาน์เตอร์และระบบไฟ จึงเข้าใจว่าช่วงนี้อาจยังไม่ใช่จังหวะที่เหมาะสม ทางเราขอปิดเรื่องนี้ไว้ก่อน หากมีความเปลี่ยนแปลงเมื่อใด ทางเรายินดีปรับปรุงใบเสนอราคาให้ท่าน
ขอแสดงความนับถือ
คำถามที่พบบ่อย
หัวข้อ: คำถามที่พบบ่อย- ส่งใบเสนอราคาแล้วควรรอกี่วันจึงติดตาม สองถึงสามวันสำหรับการติดต่อครั้งแรก หลังจากนั้นเว้นประมาณหนึ่งสัปดาห์ ควรตกลงการติดตามครั้งแรกไว้ตั้งแต่ตอนส่ง
- ควรติดตามใบเสนอราคากี่ครั้ง สี่ถึงห้าครั้งในช่วงสามถึงสี่สัปดาห์ แต่ละครั้งมีเรื่องใหม่ แล้วจบด้วยข้อความสุดท้ายว่าจะปิดเรื่องนี้
- ติดตามลูกค้าอย่างไรไม่ให้ดูตื๊อ มีสิ่งที่เป็นประโยชน์ทุกครั้ง เช่น คำตอบ ทางเลือก หรือระยะเวลาสั่งของ และถามว่าติดอะไร แทนการถามว่าตัดสินใจหรือยัง
- easySales เตือนให้ติดตามใบเสนอราคาหรือไม่ เตือน ใบเสนอราคาที่ส่งแล้วซึ่งไม่มีการบันทึกการติดต่อครบจำนวนวันที่บริษัทของคุณตั้งไว้จะปรากฏใน สิ่งที่ต้องทำ ของคุณ เช่นเดียวกับใบที่ใกล้หมดอายุ ดูทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว
- ทำไมการเตือนติดตามผลจึงหายไป มีผู้บันทึกการสื่อสาร หรือมีการนัดพบกับผู้ติดต่อของลูกค้า ในใบเสนอราคา ในโอกาสทางการขายของใบเสนอราคา หรือในผู้ติดต่อนั้น หรือใบเสนอราคาไม่ได้อยู่ในสถานะ รอพิจารณา แล้ว รายการในสิ่งที่ต้องทำจะหายไปทันทีที่จัดการต้นเหตุแล้ว
- ใบเสนอราคาหมดอายุแล้วควรทำอย่างไร ใบเสนอราคายังคง รอพิจารณา พร้อมข้อความแจ้ง ให้ส่งข้อความสุดท้าย หากลูกค้ากลับมา ให้คัดลอกเป็นใบเสนอราคาใหม่ตามราคาปัจจุบัน ดูคัดลอกใบเสนอราคา
- ถ้าลูกค้าไม่ตอบเลย ควรบันทึกว่าปฏิเสธหรือไม่ ควร หลังจากส่งข้อความสุดท้ายแล้ว ให้ทำเครื่องหมายโอกาสทางการขายเป็น ปิดการขายไม่ได้ พร้อมเหตุผล เช่น No decision (ไม่มีการตัดสินใจ)