ใบแจ้งหนี้ประจำ

ใบแจ้งหนี้ประจำเรียกเก็บเงินลูกค้ารายเดิมด้วยรายการเดิมตามกำหนดเวลา easySales สร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างให้ทุกงวด แล้วคนในทีมของคุณตรวจและออกใบแจ้งหนี้ หน้านี้สำหรับผู้ดูแลใบแจ้งหนี้เหล่านี้ ดูใบแจ้งหนี้ประจำเพื่อเข้าใจว่าทำงานอย่างไร

หาได้ที่ไหน

เลือก ใบแจ้งหนี้ประจำ ในแถบด้านข้าง ถัดจาก ใบแจ้งหนี้ รายการมีห้ามุมมอง แต่ละมุมมองมีจำนวนกำกับ ได้แก่ ทั้งหมด ใช้งานอยู่ พักไว้ สิ้นสุดแล้ว และ ต้องดำเนินการ แต่ละแถวแสดงลูกค้า กำหนดการ จำนวนเงินต่องวดก่อนภาษี ใบแจ้งหนี้ถัดไป เจ้าของ และสถานะ

เปิดใบแจ้งหนี้ประจำเพื่อดู งวด แม่แบบ (รายการที่ซ้ำทุกงวด) และ ประวัติ ใต้ ใบแจ้งหนี้ถัดไป จะแสดงวันที่ของงวดถัดไป และหมายเหตุเมื่อมีฉบับร่างรออยู่ เช่น “Period 10 (01 Oct 2026): draft awaiting issue” (งวดที่ 10 (01 Oct 2026): ฉบับร่างรอออก)

หน้าของลูกค้ามีแท็บ ใบแจ้งหนี้ประจำ แสดงใบแจ้งหนี้ประจำของลูกค้าไม่เกินห้ารายการ เมื่อมีมากกว่านั้น ดูใบแจ้งหนี้ประจำทั้งหมด (ตามด้วยจำนวน) จะเปิดรายการที่กรองเฉพาะลูกค้ารายนั้น

ทำอะไรได้บ้าง

• สร้างใบแจ้งหนี้ประจำ คัดลอกอันที่มีอยู่ หรือตั้งใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วเป็นแบบประจำ ดู ตั้งใบแจ้งหนี้ประจำ
• ตรวจ ต้องดำเนินการ ซึ่งรวมงวดที่ยังไม่ได้สร้าง งวดที่รอคุณดำเนินการ ฉบับร่างรอออก งวดที่ออกใบแจ้งหนี้บางส่วน และใบแจ้งหนี้ประจำที่เจ้าของไม่ได้เป็นผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่แล้ว
• เปิดฉบับร่างของงวดด้วย เปิดฉบับร่าง ตรวจ และออกใบแจ้งหนี้เหมือนใบแจ้งหนี้อื่น
• เลือก สร้างเดี๋ยวนี้ ที่งวดที่ครบกำหนดหรือยังไม่ได้สร้าง เพื่อสร้างฉบับร่างทันที
• ข้ามงวดที่ลูกค้าไม่ต้องจ่าย โดยระบุเหตุผลหรือไม่ก็ได้ ฉบับร่างของงวดนั้นจะถูกลบ ยกเลิกการข้าม นำงวดกลับมา
• พักไว้ เพื่อหยุดกำหนดการชั่วคราว และ ดำเนินการต่อ เพื่อเริ่มใหม่ งวดที่ถึงกำหนดขณะพักไว้จะรอให้คุณสร้างหรือข้าม
• สิ้นสุด ใบแจ้งหนี้ประจำอย่างถาวร ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วยังคงอยู่ ระบบจะปฏิเสธขณะที่งวดใดมีฉบับร่าง ให้ออกหรือลบฉบับร่างก่อน
• แก้ไข: ผู้ติดต่อ เจ้าของ เงื่อนไขการชำระเงิน วันที่สิ้นสุด รายการ และสวิตช์ฉบับร่างอัตโนมัติ

กฎที่ควรรู้

• ฉบับร่างจะไม่ถูกออกหรือส่งโดยอัตโนมัติ
• easySales สร้างฉบับร่างที่ถึงกำหนดทุกชั่วโมง ฉบับร่างที่สร้างหลังวันที่วางแผนจะลงวันที่ตามวันที่สร้าง
• กำหนดการไม่ไล่ตามให้ งวดที่วันผ่านไปโดยไม่มีฉบับร่างจะรออยู่เป็น ครบกำหนด - รอคุณดำเนินการ
• การลบฉบับร่างของงวดทำให้งวดเป็น ครบกำหนด - รอคุณดำเนินการ กำหนดการจะไม่สร้างให้อีก
• เมื่อสร้างฉบับร่างไม่ได้ เจ้าของจะได้รับการแจ้งเตือนในศูนย์ข้อความ และงวดจะแสดง ยังไม่ได้สร้าง พร้อมเหตุผล กำหนดการจะลองใหม่วันละครั้ง
• การเปลี่ยนรายการมีผลกับฉบับร่างที่สร้างหลังจากนั้นเท่านั้น
• ฉบับร่างแต่ละใบระบุงวดของตน เช่น “Period 3 of 12 of recurring invoice #7” (งวดที่ 3 จาก 12 ของใบแจ้งหนี้ประจำ #7) พร้อมช่วงวันที่ที่ครอบคลุม

สิทธิ์

ใบแจ้งหนี้ประจำใช้สิทธิ์ของ Invoice (ใบแจ้งหนี้) ไม่มีสิทธิ์แยกต่างหาก คุณต้องมี List (ดูรายการ) และ View (เปิดดู) เพื่อดู Add (เพิ่ม) และ Edit (แก้ไข) เพื่อสร้างหรือสร้างฉบับร่าง Edit เพื่อเปลี่ยนแปลง พักไว้ ดำเนินการต่อ สิ้นสุด หรือข้าม และ Delete (ลบ) เพื่อข้ามงวดที่มีฉบับร่าง หากตั้งเป็น Own records only (เฉพาะระเบียนของตนเอง) คุณจะเห็นและทำงานกับใบแจ้งหนี้ประจำที่คุณเป็นเจ้าของ เมื่อโมดูล Invoice ของบริษัทถูกปิด ใบแจ้งหนี้ประจำก็ถูกปิดด้วย

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

คนเป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้ทุกใบ การออกเอกสารทำให้ใบแจ้งหนี้ได้เลขที่และย้อนกลับไม่ได้ และมีเพียงคนที่รู้จักลูกค้าเท่านั้น ที่บอกได้ว่ายอดเรียกเก็บของเดือนนี้ยังถูกต้องหรือไม่ easySales จึงเตรียมฉบับร่างให้ตรงเวลา แล้วให้คนตรวจและออกเอกสาร

งวดที่พลาดไปจะรอคุณ ไม่ไล่สร้างย้อนหลัง งวดอาจพลาดไปเพราะใบแจ้งหนี้ประจำถูกพักไว้ หรือฉบับร่างถูกลบโดยตั้งใจ การสร้างทุกงวดที่พลาดพร้อมกันอาจเรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับเดือนที่คุณตั้งใจเว้นไว้ แต่ละงวดจึงรอให้คุณสร้างหรือข้าม

แต่ละงวดสร้างอัตโนมัติได้ไม่เกินหนึ่งครั้ง หากการทำงานรายชั่วโมงถูกลองใหม่ หรือมีคนเลือก สร้างเดี๋ยวนี้ พร้อมกัน ลูกค้าก็ยังได้ฉบับร่างของงวดนั้นเพียงใบเดียว ไม่ใช่สองใบ

ใช้สิทธิ์ของใบแจ้งหนี้ ผู้ที่สร้างและแก้ไขใบแจ้งหนี้ได้ก็จัดการใบแจ้งหนี้ประจำได้ จึงไม่มีสิทธิ์ชุดที่สองที่ต้องคอยปรับให้ตรงกัน

ทำงานให้เร็วขึ้น

• เริ่มทุกวันด้วยต้องดำเนินการ มุมมองนี้แสดงเฉพาะสิ่งที่ต้องมีคนจัดการ ได้แก่ ฉบับร่างรอออก งวดที่รอคุณดำเนินการ และงวดที่ยังไม่ได้สร้าง พร้อมจำนวนบนแท็บ
• ตั้งใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วเป็นแบบประจำ ตั้งเป็นใบแจ้งหนี้ประจำ ในเมนู ··· ของใบแจ้งหนี้จะคัดลอกลูกค้า สกุลเงิน และรายการ คุณจึงกำหนดเพียงกำหนดการ ดูตั้งใบแจ้งหนี้ประจำ
• ให้คำอธิบายระบุงวด รายการอย่าง “Plant styling for [Month] [Year]” จะพิมพ์เป็น “Plant styling for December 2026” ในฉบับร่างของงวดนั้น คุณจึงไม่ต้องพิมพ์ใหม่ ดูตั้งใบแจ้งหนี้ประจำ
• ข้ามล่วงหน้า งวดถัดไปแสดงในแท็บ งวด ก่อนถึงวันของงวด ข้ามที่นั่นแล้วจะไม่มีการสร้างฉบับร่างของงวดนั้นเลย
• แก้ที่สาเหตุ แล้วสร้างเดี๋ยวนี้ ข้อความ ยังไม่ได้สร้าง ระบุสิ่งที่ทำให้สร้างฉบับร่างไม่ได้ เช่น เจ้าของที่ไม่ได้ใช้งาน แก้ไขด้วย แก้ไข แล้วเลือก สร้างเดี๋ยวนี้ แทนการรอการลองใหม่รายวันครั้งถัดไป

ตัวอย่าง

เดือนที่ต้องข้าม Lim & Co เรียกเก็บค่าบริการจัดต้นไม้รายเดือนจาก Harbour Café SGD 450.00 บวก GST 9% จำนวน SGD 40.50 รวม SGD 490.50 ต่อเดือน สร้างในวันแรกของแต่ละงวดตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2026 ร้านปิดปรับปรุงในเดือนธันวาคม วันที่ 25 พฤศจิกายน Mei Tan เปิดใบแจ้งหนี้ประจำ และในแท็บ งวด เลือก ข้าม ที่งวดที่ 3 (1 ธันวาคม 2026) พร้อมเหตุผล “Closed for renovation” งวดที่ 3 แสดง ข้ามแล้ว ไม่มีการสร้างฉบับร่างในวันที่ 1 ธันวาคม และงวดที่ 4 สร้างในวันที่ 1 มกราคม 2027 ตามปกติ ร้านชำระ SGD 490.50 × 2 = SGD 981.00 สำหรับเดือนตุลาคมและพฤศจิกายน

เจ้าของที่ลาออกไปแล้ว Jason ซึ่งเป็นเจ้าของใบแจ้งหนี้ประจำของ Seaside Florist ลาออกไปแล้ว และผู้ใช้ของเขาไม่ได้ใช้งานแล้ว ต้องดำเนินการ แสดงรายการนี้เป็น เจ้าของไม่ได้ใช้งาน และงวดถัดไปแสดง ยังไม่ได้สร้าง พร้อมข้อความ “This recurring invoice’s owner is no longer an active user. Change its owner, then generate the invoice again.” (เจ้าของใบแจ้งหนี้ประจำนี้ไม่ได้เป็นผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่แล้ว กรุณาเปลี่ยนเจ้าของ แล้วสร้างใบแจ้งหนี้อีกครั้ง) Daniel Lim ซึ่งมีสิทธิ์ Invoice Edit ระดับ All records เลือก แก้ไข ตั้งตัวเองเป็น เจ้าของ และบันทึก แล้วเลือก สร้างเดี๋ยวนี้ ที่งวดนั้น ฉบับร่างถูกสร้างขึ้น และเขาออกเอกสาร

คำถามที่พบบ่อย

• easySales ส่งใบแจ้งหนี้ประจำให้ลูกค้าโดยอัตโนมัติไหม? ไม่ แต่ละงวดสร้างเป็นฉบับร่างให้คนตรวจและออกเอกสาร และ easySales ไม่เคยส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า กรุณาส่ง PDF ด้วยตนเองเมื่อออกเอกสารแล้ว
• ทำไมเดือนนี้ไม่มีการสร้างฉบับร่าง? ใบแจ้งหนี้ประจำอาจถูกพักไว้ ฉบับร่างอัตโนมัติอาจปิดอยู่ หรือวันของงวดผ่านไปก่อนเริ่มใช้ ฉบับร่างอัตโนมัติ ดูใต้ ต้องดำเนินการ งวดจะแสดง ครบกำหนด - รอคุณดำเนินการ หรือ ยังไม่ได้สร้าง พร้อมเหตุผล
• หยุดใบแจ้งหนี้ประจำได้อย่างไร? เลือก สิ้นสุด เพื่อหยุดถาวร หรือ พักไว้ เพื่อหยุดชั่วคราวแล้ว ดำเนินการต่อ ภายหลัง ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วไม่ได้รับผลกระทบ
• ข้ามใบแจ้งหนี้ประจำหนึ่งเดือนได้ไหม? ได้ เลือก ข้าม ที่งวดนั้น และระบุเหตุผลหากต้องการ ยกเลิกการข้าม นำงวดกลับมา
• ถ้าลบฉบับร่างของใบแจ้งหนี้ประจำจะเกิดอะไรขึ้น? งวดจะเป็น ครบกำหนด - รอคุณดำเนินการ และกำหนดการจะไม่สร้างให้อีก เลือก สร้างเดี๋ยวนี้ เพื่อสร้างอีกครั้ง หรือ ข้าม งวดนั้น
• ใครได้รับแจ้งเมื่อสร้างฉบับร่างไม่ได้? เจ้าของใบแจ้งหนี้ประจำ ในศูนย์ข้อความของตน งวดจะแสดง ยังไม่ได้สร้าง พร้อมเหตุผล และกำหนดการจะลองใหม่วันละครั้ง

เกี่ยวข้อง

• ใบแจ้งหนี้ประจำ (แนวคิด)
• ตั้งใบแจ้งหนี้ประจำ
• ใบแจ้งหนี้
• วางแผนงวดการวางบิล