เก็บเงินได้เร็วขึ้น

การจ่ายเงินล่าช้าส่วนใหญ่ไม่ใช่การปฏิเสธที่จะจ่าย ใบแจ้งหนี้อาจส่งผิดคน รอผู้มีอำนาจลงนาม หรือยังไม่มีใครเปิดดู การเตือนอย่างสม่ำเสมอและสุภาพช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้เกือบทั้งหมดก่อนจะกลายเป็นปัญหาจริง และรักษาความสัมพันธ์ไว้ได้ หน้านี้ให้ขั้นตอนการเตือน ถ้อยคำที่ใช้ได้ และวิธีทำใน easySales เมื่อหนี้ค้างเกินหนึ่งเดือน ให้ดำเนินการต่อตามหนี้ค้างชำระนาน

แนวทางที่ได้ผล

วางเรื่องการชำระเงินไว้ก่อนเริ่มงาน ตกลงเงื่อนไขการชำระเงินและเงินมัดจำในใบเสนอราคา ออกใบแจ้งหนี้ในวันที่ส่งมอบ และใส่ข้อมูลการชำระเงินไว้ในใบแจ้งหนี้ ทุกวันที่คุณรอออกใบแจ้งหนี้คือวันที่เพิ่มขึ้นก่อนได้รับเงิน ดูวางบิลให้ตรงเวลา

ส่งใบแจ้งหนี้ถึงผู้จ่ายเงิน ในหลายบริษัท ผู้สั่งงานไม่ใช่ผู้จ่ายเงิน ให้ถามว่าใครดูแลการจ่ายเงิน และต้องระบุเลขที่ใบสั่งซื้อในใบแจ้งหนี้หรือไม่ ก่อนส่งใบแจ้งหนี้

เตือนตามตารางที่แน่นอน การเตือนที่มาถึงในวันเดียวกันสำหรับลูกค้าทุกรายจะรู้สึกเป็นขั้นตอนปกติ ไม่ใช่เรื่องส่วนตัว และไม่มีรายการไหนตกหล่น ตารางที่ใช้ได้กับธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่

เมื่อใด	ทำอะไร	น้ำเสียง
3 วันก่อนครบกำหนดชำระ	แจ้งสั้น ๆ ว่าใบแจ้งหนี้ใกล้ครบกำหนด พร้อมแนบสำเนา	ช่วยเหลือ
เกินกำหนด 1 วัน	“อาจเป็นช่วงเดียวกับที่ท่านโอนชำระพอดี”	เป็นกันเอง
เกินกำหนด 7 วัน	เตือนพร้อมแนบใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอดบัญชี	สุภาพและตรงไปตรงมา
เกินกำหนด 14 วัน	โทรหาผู้จ่ายเงิน แล้วส่งอีเมลยืนยันสิ่งที่ตกลงกัน	หนักแน่น
เกินกำหนด 30 วัน	หนังสือแจ้งว่าจะพักงานใหม่ไว้จนกว่าจะชำระยอดค้าง	เป็นทางการ

ทำให้จ่ายง่าย ระบุยอดเงิน เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนดชำระ และวิธีชำระเงินในการเตือนทุกครั้ง และแนบใบแจ้งหนี้อีกครั้ง ไม่มีใครอยากค้นหาในกล่องอีเมล

พูดถึงใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่ตัวบุคคล ข้อความที่สุภาพ ตรงตามข้อเท็จจริง และเจาะจง ได้รับเงินเร็วกว่าข้อความที่แสดงความไม่พอใจ และคุณยังอยากทำธุรกิจกับลูกค้าส่วนใหญ่เหล่านี้ต่อไป

ให้ส่วนลดเมื่อจ่ายเร็ว หากเหมาะกับคุณ ส่วนลดเล็กน้อยสำหรับการชำระเร็วที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ช่วยให้เงินเข้าเร็วขึ้นได้ เสนอเฉพาะเมื่ออัตรากำไรของคุณรองรับได้

ทำใน easySales

• วันครบกำหนดมาจากเงื่อนไขการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้คำนวณวันครบกำหนดชำระจากเงื่อนไขการชำระเงินของตน เช่น 30 วันสำหรับ NET 30 หรือวันที่ในใบแจ้งหนี้สำหรับ COD เงื่อนไขนั้นคือ เงื่อนไขการชำระเงินเริ่มต้น ของลูกค้า หากลูกค้าไม่มีจะใช้ค่าเริ่มต้นของบริษัท ดูสร้างลูกค้า
• ให้ easySales บอกว่าอะไรเกินกำหนด ใบแจ้งหนี้เกินกำหนดที่คุณรับผิดชอบจะปรากฏใน สิ่งที่ต้องทำ ในศูนย์ข้อความ และใน อีเมลสิ่งที่ต้องทำตอนเช้า หากคุณเปิดใช้ ดูศูนย์ข้อความ
• ดูใบแจ้งหนี้เกินกำหนดทั้งหมดในครั้งเดียว ในรายการ ใบแจ้งหนี้ ให้เพิ่มคอลัมน์ วันครบกำหนด และ ยอดค้างชำระ แล้วตั้งตัวกรอง วันครบกำหนดชำระ ให้สิ้นสุดเมื่อวานนี้ วันครบกำหนดที่อยู่ก่อนวันนี้จะแสดงเป็นสีแดง ดูติดตามใบแจ้งหนี้เกินกำหนด
• ตั้งตารางเตือนเป็นงาน ในใบแจ้งหนี้ ให้สร้างงานที่ครบกำหนดสามวันก่อนวันครบกำหนดชำระ เมื่อส่งการเตือนแล้ว ให้เลือก เสร็จและกำหนดขั้นตอนถัดไป เพื่อนัดขั้นตอนถัดไป คือวันที่ 1 วันที่ 7 และต่อไปเรื่อย ๆ ตารางจะเดินต่อเอง ดูงาน
• บันทึกการเตือนทุกครั้ง บันทึกอีเมลหรือการโทรแต่ละครั้งเป็นการสื่อสารในใบแจ้งหนี้ โดยติ๊ก สร้างงานขั้นตอนถัดไปด้วย สำหรับวันถัดไป ใครเปิดใบแจ้งหนี้ก็เห็นว่าส่งอะไรไปเมื่อใด ดูนัดหมายและการสื่อสาร
• บันทึกการนัดชำระ เมื่อลูกค้าสัญญาว่าจะจ่ายภายในวันใด ให้สร้างงานในใบแจ้งหนี้ โดยตั้ง รอ เป็น รอลูกค้า และ ตรวจสอบอีกครั้งวันที่ เป็นวันนั้น ใบแจ้งหนี้เกินกำหนดใน สิ่งที่ต้องทำ ของคุณจะแสดง รอลูกค้า — ตรวจสอบอีกครั้ง พร้อมวันที่ และงานจะกลับมาหาคุณในวันนั้น
• ส่งใบแจ้งยอดบัญชี แทนใบแจ้งหนี้กองโต ในหน้าลูกค้า ใบแจ้งยอดบัญชี… ให้ PDF ฉบับเดียวที่รวมใบแจ้งหนี้ การรับชำระ และเครดิตทั้งหมดในช่วงเวลานั้น การ์ด ลูกหนี้ แสดงอายุลูกหนี้ ได้แก่ ยังไม่ถึงกำหนด 1–30 31–60 61–90 และ 90+
• บันทึกส่วนลดชำระเร็ว เมื่อลูกค้าใช้สิทธิ์ ให้ติ๊กยอดคงเหลือเล็กน้อยที่เหลืออยู่ แล้วเลือก ส่วนลดชำระเร็ว easySales จะออกใบลดหนี้ให้ ดูบันทึกผลต่างการชำระเงิน
• ขอเงินล่วงหน้าสำหรับงานใหญ่ ด้วยเงินมัดจำในแผนการวางบิล

ตัวอย่างข้อความ

เปลี่ยนข้อมูลในวงเล็บ ตัวอย่างของ Lim & Co ใช้ SGD ใบแจ้งหนี้ของคุณใช้สกุลเงินของคุณเอง

3 วันก่อนครบกำหนดชำระ

เรื่อง: ใบแจ้งหนี้ INV-10000319 ครบกำหนดชำระวันที่ 23 ตุลาคม

เรียน คุณ[ชื่อ]

ขอเรียนให้ทราบว่าใบแจ้งหนี้ INV-10000319 จำนวน SGD 2,260.00 จะครบกำหนดชำระในวันศุกร์ที่ 23 ตุลาคม ทางเราได้แนบสำเนาใบแจ้งหนี้มาเพื่อความสะดวกของท่าน รายละเอียดการชำระเงินระบุไว้ในใบแจ้งหนี้

ขอขอบพระคุณ

ขอแสดงความนับถือ

เกินกำหนด 1 วัน

เรื่อง: ใบแจ้งหนี้ INV-10000319 ครบกำหนดชำระเมื่อวานนี้

เรียน คุณ[ชื่อ]

ตามข้อมูลของทางเรา ใบแจ้งหนี้ INV-10000319 จำนวน SGD 2,260.00 ครบกำหนดชำระเมื่อวานนี้ หากท่านได้ชำระเรียบร้อยแล้ว ขอขอบพระคุณ และขออภัยมา ณ ที่นี้ กรุณาไม่ต้องดำเนินการใด ๆ ต่ออีเมลฉบับนี้ หากยังไม่ได้ชำระ รบกวนแจ้งกำหนดวันที่จะชำระให้ทางเราทราบด้วย ได้แนบสำเนาใบแจ้งหนี้มาพร้อมนี้

ขอแสดงความนับถือ

เกินกำหนด 7 วัน

เรื่อง: ขอความกรุณาชำระใบแจ้งหนี้ INV-10000319 ที่เกินกำหนด 7 วัน

เรียน คุณ[ชื่อ]

ขอเรียนให้ทราบว่าใบแจ้งหนี้ INV-10000319 จำนวน SGD 2,260.00 เกินกำหนดชำระมาแล้ว 7 วัน ทางเราได้แนบใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอดบัญชีของท่านมาพร้อมนี้ ขอความกรุณาดำเนินการชำระภายในสัปดาห์นี้ หรือหากมีประเด็นใดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ต้องแก้ไขก่อน กรุณาแจ้งให้ทราบ

จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการ

ขอแสดงความนับถือ

เกินกำหนด 14 วัน — หลังโทรคุย

เรียน คุณ[ชื่อ]

ขอขอบคุณที่สละเวลาพูดคุยทางโทรศัพท์ในวันนี้ ตามที่ได้ตกลงกันไว้ ท่านจะชำระใบแจ้งหนี้ INV-10000319 จำนวน SGD 2,260.00 ภายในวันพุธที่ 11 พฤศจิกายน ทางเราจะตรวจสอบยอดรับชำระในวันดังกล่าว

ขอแสดงความนับถือ

เกินกำหนด 30 วัน

เรื่อง: แจ้งยอดค้างชำระใบแจ้งหนี้ INV-10000319 เกินกำหนด 30 วัน

เรียน คุณ[ชื่อ]

ตามที่ทางเราได้แจ้งเตือนไปเมื่อวันที่ 24 ตุลาคม 30 ตุลาคม และ 6 พฤศจิกายน ใบแจ้งหนี้ INV-10000319 จำนวน SGD 2,260.00 ขณะนี้เกินกำหนดชำระมาแล้ว 30 วัน ทางเราจึงขอเรียนให้ทราบว่า จนกว่าจะได้รับชำระยอดค้างดังกล่าว ทางเราไม่สามารถจัดตารางงานใหม่ให้ได้ ขอความกรุณาชำระยอดคงเหลือภายในวันที่ [วันที่] หรือติดต่อกลับที่หมายเลข [หมายเลขโทรศัพท์] เพื่อตกลงแผนการชำระเงิน

จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการ

ขอแสดงความนับถือ

คำถามที่พบบ่อย

• ควรส่งจดหมายเตือนชำระเงินเมื่อใด แจ้งสั้น ๆ ไม่กี่วันก่อนครบกำหนดชำระ แล้วเตือนเมื่อเกินกำหนด 1, 7, 14 และ 30 วัน ใช้ตารางเดียวกันกับลูกค้าทุกรายเพื่อไม่ให้มีรายการตกหล่น
• ทวงเงินลูกค้าอย่างไรให้สุภาพ ระบุเลขที่ใบแจ้งหนี้ ยอดเงิน และวันครบกำหนดชำระ แนบใบแจ้งหนี้ ถือว่าเป็นการหลงลืม และถามว่าจะได้รับชำระเมื่อใด ตัวอย่างข้อความด้านบนใช้เป็นจุดเริ่มต้นได้
• easySales ส่งการเตือนชำระเงินถึงลูกค้าหรือไม่ ไม่ easySales เตือนคุณใน สิ่งที่ต้องทำ เมื่อใบแจ้งหนี้ที่คุณรับผิดชอบเกินกำหนด คุณส่งการเตือนเอง และบันทึกไว้ในใบแจ้งหนี้
• จะดูใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดทั้งหมดได้อย่างไร ในรายการ ใบแจ้งหนี้ ให้กรอง วันครบกำหนดชำระ ให้สิ้นสุดเมื่อวานนี้ และเพิ่มคอลัมน์ ยอดค้างชำระ สำหรับลูกค้ารายเดียว การ์ด ลูกหนี้ ในหน้าลูกค้าแสดงอายุลูกหนี้ ดูติดตามใบแจ้งหนี้เกินกำหนด
• ควรโทรหรือส่งอีเมล ส่งอีเมลสำหรับการเตือนช่วงแรก เพื่อให้มีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร และโทรภายในวันที่ 14 การคุยกันจะรู้สาเหตุที่แท้จริงของความล่าช้าได้เร็วกว่าการส่งอีเมลอีกฉบับ
• ลูกค้าบอกว่าไม่เคยได้รับใบแจ้งหนี้ ควรทำอย่างไร ส่งใหม่ในวันเดียวกันถึงผู้จ่ายเงิน ขอให้ยืนยันการได้รับ และบันทึกวันที่ส่งใหม่ไว้ในใบแจ้งหนี้
• ให้ส่วนลดเมื่อลูกค้าจ่ายเร็วได้หรือไม่ ได้ หากอัตรากำไรของคุณรองรับได้ ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ และบันทึกเป็นส่วนลดชำระเร็วเมื่อได้รับเงิน ดูบันทึกผลต่างการชำระเงิน

เกี่ยวข้อง

• ติดตามใบแจ้งหนี้เกินกำหนด
• หนี้ค้างชำระนาน
• วางบิลให้ตรงเวลา
• คู่มือการขาย