ใช้ยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ

เงินที่ใบเสร็จรับเงินไม่ได้ใช้ชำระใบแจ้งหนี้ใดคือยอดที่ ยังไม่ได้ตัดชำระ ยอดนี้คงอยู่กับลูกค้าจนกว่าคุณจะนำไปตัดชำระใบแจ้งหนี้หรือคืนเงิน หน้านี้อธิบายทั้งสองวิธี

ก่อนเริ่ม

ยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระเกิดจากลูกค้าชำระเกินยอดใบแจ้งหนี้ที่คุณเลือก ชำระก่อนที่คุณจะออกใบแจ้งหนี้ หรือการรับชำระที่คุณนำออกจากใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงินแสดงยอดนี้เป็น ยังไม่ได้ตัดชำระ และแถวของใบเสร็จในแท็บ ใบเสร็จรับเงิน ของลูกค้าก็แสดงเช่นกัน

• การตัดชำระต้องมีสิทธิ์ Edit (แก้ไข) ของ Invoice (ใบแจ้งหนี้) ที่ตั้งเป็น All records (ทุกระเบียน)
• การคืนเงินต้องมีสิทธิ์ Edit ของ Invoice สำหรับใบเสร็จรับเงินนั้น

ขั้นตอน

การตัดชำระใบแจ้งหนี้

1. เปิดใบเสร็จรับเงินจากแท็บ ใบเสร็จรับเงิน ของลูกค้า หรือจากเลขที่ใบเสร็จใน การรับชำระและเครดิต ของใบแจ้งหนี้
2. เลือก ตัดชำระใบแจ้งหนี้ ที่ด้านบน
3. ตรวจสอบ วันที่ตัดชำระ ซึ่งตั้งต้นเป็นวันนี้ และย้อนหลังได้ถึงวันที่ของใบเสร็จรับเงิน
4. เลือกใบแจ้งหนี้และปรับจำนวนเงินใน ตัดชำระ หรือเลือก เก่าสุดก่อน
5. เลือก ตัดชำระ

คุณยังตัดชำระได้ขณะบันทึกการรับชำระใหม่ โดยใบเสร็จรับเงินก่อนหน้าจะแสดงใน เครดิตที่ใช้ได้ ของกล่องโต้ตอบ บันทึกรับชำระเงิน พร้อมปุ่ม ตัดชำระ ของตนเอง

การคืนเงิน

1. เปิดใบเสร็จรับเงินแล้วเลือก คืนเงินส่วนที่ยังไม่ได้ตัดชำระ ในเมนู ···
2. กรอก วันที่คืนเงิน วิธีชำระเงิน จำนวนเงินที่คืน และ เลขที่อ้างอิง หากเป็นสกุลเงินต่างประเทศ ให้กรอกจำนวนเงินที่จ่ายออกจากบัญชีธนาคารเป็นสกุลเงินหลักด้วย เช่น จำนวนเงินเป็น SGD ช่องนี้เริ่มต้นที่อัตราอัตโนมัติ ของวันนี้ ให้เปลี่ยนเป็นตัวเลขของธนาคาร ไม่มีช่องนี้จะบันทึกการคืนเงินไม่ได้
3. เลือก บันทึกการคืนเงิน

จะเกิดอะไรต่อ

การตัดชำระจะเพิ่มแถวการรับชำระในใบแจ้งหนี้ ลงวันที่ตามวันที่ตัดชำระ และใบแจ้งหนี้เปลี่ยนเป็น ชำระบางส่วน หรือ ชำระแล้ว โดยไม่สร้างใบเสร็จรับเงินหรือเลขที่ใหม่ และยอด ยังไม่ได้ตัดชำระ ของใบเสร็จจะลดลง

การคืนเงินจะได้เลขที่ของตนเอง ขึ้นต้นด้วย RF- และแสดงใน การคืนเงิน ของใบเสร็จรับเงินและในแท็บ ใบเสร็จรับเงิน ของลูกค้า การคืนเงินไม่มี PDF การคืนเงินสกุลเงินต่างประเทศยังแสดง กำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนในใบเสร็จรับเงินด้วย

กฎที่ควรรู้

• ยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระจะใช้ตัดชำระ หรือ คืนเงิน อย่างใดอย่างหนึ่ง ไม่ใช่ทั้งสองอย่าง และต้องไม่เกินยอดที่เหลืออยู่
• คืนเงินได้แม้ลูกค้ายังค้างชำระใบแจ้งหนี้อื่น โดยระบบจะแสดงคำเตือนก่อน
• หากต้องการทำการคืนเงินที่บันทึกผิดพลาดเป็นโมฆะ ให้เลือก โมฆะ ที่รายการนั้นใน การคืนเงิน ของใบเสร็จรับเงิน และระบุเหตุผล จำนวนเงินจะกลับไปที่ใบเสร็จ หากได้รับเงินคืนจริง กรุณาบันทึกเป็นใบเสร็จรับเงินใหม่
• ใบเสร็จรับเงินที่มีการคืนเงินทำเป็นโมฆะไม่ได้จนกว่าจะทำการคืนเงินนั้นเป็นโมฆะ
• หากไม่ได้รับการตอบกลับระหว่างตัดชำระ กรุณาปิดกล่องโต้ตอบและตรวจสอบใบเสร็จรับเงินก่อนตัดชำระอีกครั้ง การคืนเงินที่ลองใหม่หลังการเชื่อมต่อขาดหายจะบันทึกเพียงครั้งเดียว
• เงินประกันใช้ต่างออกไป ดูเงินประกันและเงินรับล่วงหน้า

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

เงินคงอยู่ในใบเสร็จรับเงินที่นำเงินเข้ามา การตัดชำระภายหลังจะเพิ่มการรับชำระในใบเสร็จรับเงินฉบับเดิม แทนการสร้างฉบับใหม่ เพราะไม่มีเงินใหม่เข้ามา ใบเสร็จรับเงินของคุณจึงยังตรงกับเงินฝากในธนาคาร และใบเสร็จของลูกค้ายังแสดงการชำระครั้งเดียวที่ลูกค้าทำ

วันที่ตัดชำระคือวันที่คุณใช้เงินนั้น ใบแจ้งหนี้ได้รับชำระในวันที่นำเครดิตมาตัดชำระ ซึ่งอาจหลังวันที่เงินเข้า วันที่จึงเริ่มต้นที่วันนี้ และย้อนหลังได้ไม่เกินวันที่ของใบเสร็จรับเงินเอง

ยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระเป็นของลูกค้าทั้งราย ยอดนี้ชำระใบแจ้งหนี้ใดของลูกค้าในสกุลเงินนั้นก็ได้ ไม่ว่าใครเป็นผู้ออก การตัดชำระจึงต้องมีสิทธิ์ All records บทบาทที่จำกัดเฉพาะระเบียนของตนเองไม่เห็นทุกใบแจ้งหนี้ที่เงินนี้อาจชำระได้

คุณเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะใช้หรือคืนเงิน คืนเงินได้แม้ลูกค้ายังค้างชำระใบแจ้งหนี้อื่น เพราะลูกค้าอาจขอเงินคืน easySales จะเตือนก่อน เพื่อไม่ให้คุณคืนเงินที่ควรนำไปหักกับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระโดยไม่ตั้งใจ

ทำงานให้เร็วขึ้น

• ใช้เป็นส่วนหนึ่งของการรับชำระครั้งถัดไป เมื่อคุณบันทึกการรับชำระครั้งถัดไปของลูกค้า ใบเสร็จรับเงินก่อนหน้าจะแสดงใน เครดิตที่ใช้ได้ ให้เลือก ตัดชำระ ตรงนั้น ดูบันทึกการรับชำระ
• หาลูกค้าที่มีเงินคงอยู่ เมื่อสิทธิ์ View (เปิดดู) ของ Invoice ตั้งเป็น All records แท็บ ใบแจ้งหนี้ ของลูกค้า จะแสดงหมายเหตุนับการชำระเงินและใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่ได้ตัดชำระซึ่งถือเป็นเครดิตของลูกค้า ดูรายละเอียดลูกค้า
• ให้การแบ่งยอดเป็นไปตามวันครบกำหนด เก่าสุดก่อน จะตัดชำระใบแจ้งหนี้ที่เก่าที่สุดก่อนใบถัดไป
• คืนเงินเมื่อลูกค้าขอ คืนเงินให้ลูกค้าอธิบายการคืนเงินจากใบเสร็จรับเงินและใบลดหนี้ และการทำการคืนเงินที่บันทึกผิดพลาดเป็นโมฆะ

ตัวอย่าง

ใบเสร็จรับเงิน RCT-10000014 ของ Harbour Café มียอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ SGD 365.00 วันที่ 12 ตุลาคม Lim & Co ออก INV-10000061 ให้ร้าน จำนวน SGD 327.00 (SGD 300.00 บวก GST SGD 27.00)

Mei Tan เปิด RCT-10000014 เลือก ตัดชำระใบแจ้งหนี้ และคงวันนี้ไว้เป็น วันที่ตัดชำระ INV-10000061 เป็นใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ปิดเพียงใบเดียวของร้าน กล่องโต้ตอบจึงตัดชำระให้ SGD 327.00 และ คงเหลือที่ยังไม่ได้ตัดชำระ แสดง SGD 365.00 − SGD 327.00 = SGD 38.00 เธอเลือก ตัดชำระ INV-10000061 แสดงสถานะ ชำระแล้ว

จากนั้นร้านขอเงิน SGD 38.00 คืน Mei เลือก คืนเงินส่วนที่ยังไม่ได้ตัดชำระ กรอก 38.00 จ่ายทางโอนเงินผ่านธนาคาร แล้วเลือก บันทึกการคืนเงิน RF-10000003 แสดงใน การคืนเงิน และใบเสร็จไม่มียอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระเหลืออยู่

เครดิตคงเหลือร่วมกับเงินโอนใหม่ ใบเสร็จรับเงิน RCT-10000020 มียอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ SGD 145.00 ใบแจ้งหนี้ถัดไปของ Harbour Café คือ INV-10000075 จำนวน SGD 545.00 (SGD 500.00 บวก GST SGD 45.00) และร้านโอนเงินมา SGD 400.00 พร้อมแจ้งให้ใช้เครดิตสำหรับส่วนที่เหลือ Mei เปิด INV-10000075 และเลือก บันทึกการรับชำระ ใน เครดิตที่ใช้ได้ เธอเลือก ตัดชำระ ข้าง RCT-10000020 และตัดชำระ SGD 145.00 ให้ INV-10000075 ทันที เมื่อกลับมาที่กล่องโต้ตอบ จำนวนเงินที่ได้รับ ได้เปลี่ยนตามยอดคงเหลือใหม่แล้ว คือ SGD 545.00 − SGD 145.00 = SGD 400.00 เธอบันทึก SGD 400.00 และใบแจ้งหนี้แสดง ชำระแล้ว

คำถามที่พบบ่อย

• นำเงินที่ลูกค้าชำระเกินไปใช้กับใบแจ้งหนี้ถัดไปอย่างไร? เปิดใบเสร็จรับเงินแล้วเลือก ตัดชำระใบแจ้งหนี้ หรือเลือก ตัดชำระ ข้างใบเสร็จนั้นใน เครดิตที่ใช้ได้ เมื่อบันทึกการรับชำระครั้งถัดไป
• ดูได้ที่ไหนว่าลูกค้ามีเงินคงอยู่เท่าไร? แถวของใบเสร็จรับเงินแต่ละฉบับในแท็บ ใบเสร็จรับเงิน ของลูกค้าแสดงยอด ยังไม่ได้ตัดชำระ ของใบนั้น
• ยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระลดยอดที่ลูกค้าค้างชำระไหม? ในระดับลูกค้า ใช่ ยอดค้างชำระ นับยอดนี้เป็นเครดิตของลูกค้า แต่ใบแจ้งหนี้แต่ละใบยังคง ยอดคงเหลือที่ต้องชำระ ไว้จนกว่าคุณจะตัดชำระเงินให้ใบนั้น
• เลือกวันที่ตัดชำระได้ไหม? ได้ ตั้งแต่วันที่ของใบเสร็จรับเงินจนถึงวันนี้ แถวการรับชำระในใบแจ้งหนี้จะใช้วันที่นั้น
• ทำไมไม่มีปุ่มตัดชำระใบแจ้งหนี้? ต้องมีสิทธิ์ Edit ของ Invoice ที่ตั้งเป็น All records และใบเสร็จรับเงินต้อง ใช้งานอยู่ และมียอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ เงินประกันใช้ ใช้เงินประกันตัดชำระใบแจ้งหนี้ แทน
• ย้ายยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระไปให้ลูกค้ารายอื่นได้ไหม? ไม่ได้ ยอดนี้เป็นของลูกค้าที่ชำระ ให้คืนเงิน หรือทำใบเสร็จรับเงินเป็นโมฆะหากบันทึกผิดลูกค้า ดูใบเสร็จรับเงิน

เกี่ยวข้อง

• บันทึกการรับชำระ
• คืนเงินให้ลูกค้า
• เงินประกันและเงินรับล่วงหน้า
• ยอดค้างชำระ