未消込額の利用

領収書のうち、どの請求書にも使われなかった金額が 未消込 額です。請求書に消し込むか、お客様に払い戻すまで、顧客に残ります。このページでは両方の方法を説明します。

始める前に

未消込額が生じるのは、お客様がチェックした請求書より多く支払った場合、請求前に支払った場合、または請求書から入金を削除した場合です。領収書にも、顧客の 領収書 タブの該当行にも 未消込 と表示されます。

• 消し込むには、All records（すべてのレコード）に設定された Invoice（請求書）の Edit（編集）権限が必要です。
• 返金するには、その領収書に対する Invoice の Edit 権限が必要です。

手順

請求書に消し込む場合：

1. 顧客の 領収書 タブ、または請求書の 入金とクレジット にある領収書番号から領収書を開きます。
2. 上部の 請求書に消込 を選択します。
3. 消込日 を確認します。今日の日付で開き、領収書の日付までさかのぼることができます。
4. 請求書にチェックを入れて 消込 額を調整するか、古い順に消込 を選択します。
5. 消込 を選択します。

新しい入金を記録するときに消し込むこともできます。以前の領収書が 入金を記録 画面の 利用可能なクレジット に表示され、それぞれに 消込 があります。

返金する場合：

1. 領収書を開き、··· メニューの 未消込額を返金 を選択します。
2. 返金日、入金方法、返金額、参照番号 を入力します。外貨の場合は、SGD 建ての金額 など、基準通貨で口座から出金した額も入力します。最初は本日の自動レートで入力されているので、銀行の金額に修正してください。これがないと返金は記録できません。
3. 返金を記録 を選択します。

操作後の状態

消し込むと、消込日の日付で請求書に入金行が追加され、請求書は 一部入金 または 入金済み になります。新しい領収書や番号は作成されず、領収書の 未消込 が減ります。

返金には RF- で始まる独自の番号が付き、領収書の 返金 と顧客の 領収書 タブに表示されます。返金には PDF はありません。外貨建ての返金には、領収書にその為替差損益も表示されます。

知っておきたいルール

• 未消込額は、消し込む か 返金するかのどちらかで、両方はできません。どちらも残額を超えることはできません。
• お客様にほかの請求書の未回収額がある場合も返金はできますが、先に警告が表示されます。
• 誤って記録した返金を取り消すには、領収書の 返金 の一覧でその返金の 取消 を選択し、理由を入力します。金額は領収書に戻ります。実際に返ってきたお金は、新しい領収書として記録します。
• 返金がある領収書は、その返金を取り消すまで取り消せません。
• 消込中に応答がなかった場合は、画面を閉じて領収書を確認してから消し込み直してください。接続が切れた後に再試行した返金は、1 回だけ記録されます。
• 保証金は使い方が異なります。保証金と前受金を参照してください。

この仕組みの理由

お金は入金された領収書に残ります。 後から消し込んでも、新しい領収書は作成されず、同じ領収書に入金が追加されます。新たな入金はないためです。領収書は引き続き銀行への入金と一致し、お客様の領収書にも 1 回の支払いがそのまま表示されます。

消込日は、お金を充てた日です。 請求書が支払われるのはクレジットを充てた日で、入金があった日より後になることがあります。そのため、日付は今日の日付で開き、さかのぼれるのは領収書の日付までです。

未消込額は顧客全体に属します。 誰が発行した請求書であっても、その通貨のお客様の請求書であればどれでも支払えるため、消し込むには All records が必要です。自分のレコードに限定されたロールでは、このお金で支払える請求書をすべて確認できません。

使うか返すかは貴社が決めます。 お客様から返金を求められることもあるため、ほかの請求書に未回収額が残っていても返金できます。easySales は先に警告を表示するため、未払いの請求書に充てられたお金を誤って返金することはありません。

効率よく使うコツ

• 次の入金の一部として使います。 お客様の次の入金を記録するとき、以前の領収書が 利用可能なクレジット に表示されるので、そこで 消込 を選択します。入金の記録を参照してください。
• 未消込額のあるお客様を見つけます。 Invoice の View（閲覧）が All records のロールでは、顧客の 請求書 タブに、未消込の入金と顧客クレジットとして保持している領収書の件数を示すお知らせが表示されます。顧客の詳細を参照してください。
• 振り分けは支払期日順に任せます。 古い順に消込 は、最も古い請求書から順に充当します。
• お客様から求められたら返金します。 お客様への返金で、領収書やクレジットノートからの返金と、誤った返金の取消を説明しています。

例

Harbour Café の領収書 RCT-10000014 には SGD 365.00 の未消込額が残っています。10 月 12 日、Lim & Co はカフェに INV-10000061（SGD 300.00 と GST SGD 27.00、合計 SGD 327.00）を発行します。

Mei Tan は RCT-10000014 を開いて 請求書に消込 を選択し、消込日 は今日のままにします。INV-10000061 はカフェの唯一の未決済の請求書なので、画面ではこの請求書に SGD 327.00 が振り分けられ、未消込の残り は SGD 365.00 − SGD 327.00 = SGD 38.00 と表示されます。Mei が 消込 を選択すると、INV-10000061 は 入金済み になります。

その後、カフェから SGD 38.00 を返してほしいと依頼がありました。Mei は 未消込額を返金 を選択し、銀行振込で 38.00 と入力して 返金を記録 を選択します。返金 に RF-10000003 が表示され、領収書の未消込額はなくなります。

顧客に残ったクレジットと新しい振込を一緒に使う。 領収書 RCT-10000020 には SGD 145.00 の未消込額が残っています。Harbour Café の次の請求書 INV-10000075 は SGD 545.00（SGD 500.00 と GST SGD 45.00）で、カフェは残りにクレジットを使ってほしいというメモを添えて SGD 400.00 を振り込みます。Mei は INV-10000075 を開いて 入金を記録 を選択します。利用可能なクレジット で RCT-10000020 の横の 消込 を選択し、その場で SGD 145.00 を INV-10000075 に消し込みます。ダイアログに戻ると、入金額 は新しい残高 SGD 545.00 − SGD 145.00 = SGD 400.00 に変わっています。Mei が SGD 400.00 を記録すると、請求書は 入金済み になります。

よくある質問

• 過入金をお客様の次の請求書に使うにはどうすればよいですか？ 領収書を開いて 請求書に消込 を選択するか、次の入金を記録するときに 利用可能なクレジット でその領収書の横の 消込 を選択します。
• お客様に残っている金額はどこで確認できますか？ 顧客の 領収書 タブで、各領収書の行に 未消込 額が表示されます。
• 未消込額でお客様の未回収額は減りますか？ 顧客では減ります。未回収 には顧客クレジットとして計上されます。各請求書の 請求残高 は、お金を消し込むまで変わりません。
• 消込の日付を選べますか？ 選べます。領収書の日付から今日までの間で選択できます。請求書の入金行にはその日付が付きます。
• 請求書に消込が表示されないのはなぜですか？ Invoice の Edit が All records である必要があり、領収書が 有効 で未消込額が残っている必要があります。保証金の場合は、代わりに 保証金を請求書に消込 で消し込みます。
• 未消込額を別のお客様に移せますか？ できません。未消込額は支払った顧客に属します。返金するか、誤った顧客に記録した場合は領収書を取り消します。領収書を参照してください。

関連ページ

• 入金の記録
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