請求書の作成
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請求書は、お客様の支払額を記録するものです。このページは、請求書の一覧から請求する場合に使います。見積書を段階的に請求する場合は請求書を作成を参照してください。
始める前に
見出し：始める前にInvoice（請求書）モジュールの Add（追加）と Edit（編集）、お客様の連絡先を探すための Contact（連絡先）の List（一覧）、営業担当者を選ぶための User（ユーザー）の List の権限が必要です。各明細行には商品を指定するため、商品を用意しておくか、入力しながら明細行から商品を作成できるよう Product（商品）の Add 権限を持っておいてください。
連絡先 から新しい顧客を追加するには、新しい法人または個人の顧客には Account（顧客）モジュールの Add と Edit、連絡先には Contact（連絡先）モジュールの Add と Edit の権限も必要です。新しい顧客「…」を作成 には、作成できる顧客の種類だけが表示されます。
手順
見出し：手順- サイドバーで 請求書 を選択し、新規請求書 を選択します。
- 新しい請求書を作成 で、承諾済みの 見積書 を検索して この見積書から作成 を選択するか、見積書なしで作成 を選択します。見積書から作成すると、easySales が見積書の明細行を含む下書きを作成して開きます。変更するには、ページ上部の 編集 を選択します。
- 連絡先 を選択します。顧客 は連絡先に従って決まり、顧客の設定から 通貨 と 支払条件 が入力されます。
- お客様独自の参照名がある場合は 請求件名 を、注文番号を受け取っている場合は 顧客の注文番号 を入力します。
- 営業担当者 を確認します。
- 通貨 を確認します。外貨の場合は、その下に表示されるレートを確認してください。為替レートを参照してください。
- 請求日（今日の日付で開きます）、支払条件、支払期日 を確認します。支払期日は必須です。この 3 つは連動して動きます。詳しくは下のルールを参照してください。
- フォームに 税 が表示される場合は、請求書全体に適用する 税 を選択します。
- 品目ごとに 行を追加 を選択し、品目、数量、単位、単価 を入力します。
- 取引条件（または テンプレートから挿入 で挿入）と 備考 を入力し、請求書を作成 を選択します。
新しい顧客の場合
見出し：新しい顧客の場合顧客がまだ easySales に登録されていない場合は、請求書の画面を離れずに追加できます。連絡先 に顧客名を入力し、一覧の最後にある 新しい顧客「…」を作成 を選択します。入力した名前が入った状態で 新しい顧客 ウィンドウが開きます。
顧客の種類 で次のいずれかを選択します。
- 法人：企業と、その最初の連絡先。
- 個人：個人の顧客。本人がそのまま連絡先になります。
- 既存の顧客：登録済みの顧客に新しい連絡先を追加します。
名前を入力し、わかれば メール と 携帯電話、自社で必須にしている項目も入力します。作成して選択 を選択すると、ご自身を担当者として顧客が作成され、ご自身で選んだ場合と同じように請求書に選択されます。住所や税番号などは後で顧客ページで追加できます。
請求書を保存せずに画面を離れても、顧客は残ります。顧客 から確認できます。
似た名前の顧客がすでにある可能性を easySales が知らせた場合は、既存の顧客を使う を選択し、閲覧できる顧客から選んでください。
操作後の状態
見出し：操作後の状態easySales は請求書を 下書き として保存して開きます。タイトルには仮番号（既定では PF- で始まる）が表示され、発行したときに初めて正式な請求書番号が付与されます。どちらの番号も手入力はできません。
知っておきたいルール
見出し：知っておきたいルール- 国が必要とする場合（日本）、下書きの請求書には 取引日 と 取引期間の終了日 も表示されます。別の日に、または一定期間にわたって商品やサービスを提供した場合に使います。請求日が取引日と同じ場合は空欄のままにします。PDF には取引日または取引期間が印刷されます。
- 選択できる税は、自社の国、税の登録、請求日によって決まります。
- 請求日に自社が税に登録されていない場合や、自社が香港またはブルネイにある場合、その請求書には税が課されず、すでに税が設定されている請求書を除き、フォームに 税 項目は表示されません。登録していない場合は、明細行にも日付とともに この書類には課税できません と表示されます。
- 行ごとの税率 にチェックを入れると、行ごとに税を設定できます。その場合、表の下の 税 はすべての行の税額の合計になります。
- 小計、税、合計 は、保存するたびに明細行から計算されます。合計 が、請求書でお客様に支払いを求める金額です。
- 新しい請求書には、下書きも含めて 支払期日 が必要です。入力しないとフォームに 支払期日は必須です。 と表示され、保存されません。
- 支払条件 は会社の既定の条件で開きます。連絡先を選択すると、その連絡先の顧客に設定された条件に置き換わります。顧客に設定がなければ、会社の既定のままです。ご自身で選んだ条件は置き換わりません。
- 支払条件 を選ぶと、支払期日 は 請求日 から数え直されます。
NET 30は請求日の 30 日後、CODは請求日当日です。支払期日が条件に従っている間は、請求日を変更すると支払期日も一緒に動きます。支払期日 をご自身で入力した後は、入力した日付のままです。 - 日数があるのは、
NETと日数の形の条件とCODだけです。日数のない条件では、支払期日 をご自身で入力します。 - 条件は請求書に保存され、PDF の支払期日の横に印刷されます。請求書を発行するとロックされます。
- 支払期日なしで保存された以前の請求書は空欄のままにでき、その場合は期日超過になりません。一度支払期日が入った請求書は、それを空欄に戻せません。
- easySales が作成する請求書（見積書、納品書、定期請求書から作成するもの）は、元の書類自身の支払条件を引き継ぎます。なければ顧客の条件、それもなければ会社の既定の条件です。支払期日は、その条件の日数を請求日から数えて決まり、日数のある条件がなければ請求日になります。着手金の請求書には支払条件がありません。
- 商品が指定されていない行は保存できません。どの商品にも一致しない名前は、保存時に新しい商品として作成されます。その前にフォームに 保存すると商品が 1 件作成されます。 のように表示されます。
この仕組みの理由
見出し：この仕組みの理由新しい請求書は下書きなので、安心して作成できます。 発行するまで支払義務は生じません。数日かけて入力したり、プレビューしたり、仮請求書として送ったり、承認を申請したりしても、帳簿にもお客様の残高にも影響しません。
請求書が期日超過になるかどうかは支払期日で決まります。 支払期日のない請求書は期日超過にならないため、誰も督促しません。すべての新しい請求書で支払期日を求めることで、どの請求書も正しい日に期日超過の一覧に表示されます。
合計は手入力ではなく、明細行から計算されます。 easySales は保存するたびに、明細行から 小計、税、合計 を計算します。お客様に支払っていただく金額は、常に明細行とその上に表示される税と一致し、端数処理も毎回同じです。
選択できる税は請求日に従います。 課税できる税は、請求する日に税の登録があるかどうかと、その日に有効な税率によって決まります。それらの税だけを表示することで、登録前に GST を課税したり、適用されなくなった税率で課税したりすることを防ぎます。
効率よく使うコツ
見出し：効率よく使うコツ- 見積書から始めます。 この見積書から作成 は承諾済みの見積書の明細行をコピーし、両者を紐づけるため、入力し直す必要がありません。見積書から請求書を作成を参照してください。
- 繰り返しの仕事は過去の請求書を複製します。 請求書の ··· メニューの 複製 で、同じお客様、同じ明細行、今日の日付の新しい下書きを作成できます。請求書を複製を参照してください。
- 支払条件は顧客に一度だけ設定します。
NET 30のような 既定の支払条件 を設定しておくと、そのお客様の新しい請求書すべてで 支払条件 が入力され、支払期日 が数えられます。設定のない顧客は会社の既定に従います。顧客の作成を参照してください。 - 取引条件を既定として保存します。 システム設定 → 標準テンプレート で既定の請求書テンプレートを設定すると、新しい請求書すべてに 取引条件 が入力されます。標準テンプレートを参照してください。
- 入力しながら商品を作成します。 Product（商品）の Add（追加）権限があれば、先に商品を設定しなくても、明細行に新しい品目名を入力できます。請求書を保存すると商品が作成されます。商品と明細行を参照してください。
Mei Tan は、見積をしていないデザイン業務を Harbour Café Pte Ltd に請求します。見積書なしで作成 を選択してカフェの連絡先を選ぶと、顧客の NET 30 が 支払条件 に入力され、支払期日 は請求日の 30 日後になります。税 を GST 9% にして、2 行を追加します。
| 品目 | 数量 | 単価 | 合計 |
|---|---|---|---|
| Design consultation | 12 | 150.00 | 1,800.00 |
| Mood board | 1 | 400.00 | 400.00 |
明細行の下には 小計 SGD 2,200.00、税 SGD 198.00、合計 SGD 2,398.00 と表示されます。請求書は下書き PF-10000042 として保存され、Mei が確認して発行するのを待ちます。
支払条件に従う支払期日。 10 月 6 日、Daniel Lim は Seaview Dental Clinic の請求書を作成し始めます。このクリニックの 既定の支払条件 は NET 14 です。クリニックの連絡先を選ぶと、支払条件 に NET 14 が入り、支払期日 には 10 月 20 日が入力されます。スペースプランニングは 10 月 1 日に完了していたため、請求日 を 10 月 1 日に変更すると、支払期日は新しい請求日から 14 日後の 10 月 15 日に動きます。明細行は次のとおりです。
| 品目 | 数量 | 単価 | 合計 |
|---|---|---|---|
| Space planning | 1 | 1,200.00 | 1,200.00 |
| Site visit | 2 | 180.00 | 360.00 |
GST 9% で、請求書には 小計 SGD 1,560.00、税 SGD 140.40（1,560.00 × 9%）、合計 SGD 1,700.40 と表示されます。
よくある質問
見出し：よくある質問- 見積書なしで請求書を作成できますか？ できます。新規請求書 を選択し、見積書なしで作成 を選んでフォームに入力します。
- 新しい請求書を作成に見積書が表示されないのはなぜですか？ 表示されるのは承諾済みの見積書だけです。有効 の見積書に請求するには、見積書を開いて 請求書を作成 を使います。見積書から請求書を作成を参照してください。
- 請求書番号を自分で入力できますか？ できません。下書きには仮番号が付き、発行時に次の請求書番号が付与されます。接頭辞と桁数は、帳票番号で自社が設定します。
- 支払期日の入力が必要なのはなぜですか。また、なぜ変わるのですか？ 期日超過になって督促できるように、すべての新しい請求書に必要です。支払期日は、ご自身で日付を入力するまで 支払条件 と 請求日 に従います。受領時払いの場合は
CODを選択してください。 - 請求書に税の項目がないのはなぜですか？ 請求日に自社が税に登録されていないか、自社が香港またはブルネイにあります。会社と税を参照してください。
- 明細行ごとに異なる税率を設定できますか？ できます。行ごとの税率 にチェックを入れ、各行で税を選択します。
- 外貨で請求できますか？ できます。通貨 を変更すると、その下に為替レートが表示されます。為替レートを参照してください。
- 請求書を保存するとお客様に送信されますか？ 送信されません。easySales はお客様に何も送信しません。PDF をプレビューしてから、ご自身で送付してください。