最初の 30 分

1 件の顧客を、最初の接触から入金まで進めてみましょう。easySales のほかの機能はすべてこの流れを軸にしています。この順序で進む理由は、見積から入金までで説明しています。

始める前に

ログイン情報と、顧客、連絡先、見積書、請求書の追加と入金の記録ができるロールが必要です。以下の手順で表示されない操作がある場合は、管理者に権限を依頼してから続けてください。

小さな実際の案件を選びましょう。Lim & Co が最初に試したのは、架空のテストではなく、Harbour Café のカーテン取り付けでした。

手順

1. ログインして画面を確認します。 メールアドレスまたはユーザー名とパスワードでログインし、サイドバー、検索ボックス、ご自身のメニューの場所を確認します。ログインとワークスペースを参照してください。
2. 顧客を作成します。 会社には 法人、個人には 個人 の顧客を作成します。顧客の作成を参照してください。
3. 担当の方を追加します。 先方でやり取りする人を連絡先として追加します。連絡先の作成を参照してください。
4. 見積書を作成します。 連絡先を選び、明細行を追加して、合計 を確認します。見積書は 下書き として保存されます。見積書の作成を参照してください。
5. 確定します。 確定 を選択すると、見積書に見積書番号が付き、有効 になります。見積書の確定を参照してください。
6. 送付します。 PDF を選択し、お客様と同じ目線で確認してから、ダウンロードしたファイルを送付します。見積書の PDFを参照してください。
7. 請求書を作成します。 お客様が合意したら、請求書を作成 で見積書を新しい 下書き の請求書にコピーします。請求書の作成を参照してください。
8. 発行します。 下書きを確認して 請求書を発行 を選択します。請求書に請求書番号が付き、請求内容がロックされます。請求書の発行を参照してください。
9. 入金を記録します。 入金があったら、請求書で 入金を記録 を選択します。easySales は RCT- で始まる番号の領収書として保存します。入金の記録を参照してください。
10. 領収書を渡します。 領収書を開いて PDF をダウンロード を選択し、お客様に送付します。領収書を参照してください。

操作後の状態

これで、顧客に関する一連の情報がすべて 1 か所にまとまりました。どのような相手か、何を提案したか、いくら請求したか、いくら支払われたかがわかります。請求書には 入金済み と 請求残高 ゼロ、または 一部入金 と未払いの金額が表示されます。

何かを設定する前に、もう一度、今度は手早く同じ流れを試してください。その後に設定する商品、書類のデザイン、同僚のアカウントなどは、この流れの中で気付いたことをもとに決めるとよいでしょう。

知っておきたいルール

• 見積書から請求書を作成するには、先に見積書を確定する必要があります。入金を記録するには、先に請求書を発行する必要があります。
• 1 枚の領収書で、同じ顧客の複数の請求書をまとめて支払うことができます。誤って記録した領収書は取り消せます。
• 発行済みの請求書を訂正するには、クレジットノートを使用するか、請求書を取り消します。誤りの訂正を参照してください。
• 書類の税は、会社と税で設定した自社の国と税の登録に従います。無料トライアルでサインアップした会社は、管理者が登録情報を追加するまで、税の登録をしていない状態です。国がまだ確認されていない会社は、シンガポールの会社として扱われます。

この仕組みの理由

どの書類も、前の書類から作られます。 見積書は連絡先を、請求書は見積書をコピーし、領収書は請求書を消し込みます。入力し直すものがないため、提示した価格がそのまま請求額になり、誰でも入金をそのきっかけとなった見積もりまでさかのぼれます。

下書きは自由に変更でき、番号は書類が確定したときに付きます。 下書きの見積書や請求書は、自由に変更・削除できます。番号が付くのは確定または発行したときだけなので、削除した下書きによって見積書や請求書の番号が欠番になり、会計士に説明が必要になることはありません。発行と採番を参照してください。

実際の案件 1 件は、画面の案内よりも多くを教えてくれます。 実際の顧客、明細行、入金を扱うと、必要な商品、条件、書類のデザインが分かります。そのため、その後に行う設定が、実際の販売のやり方に合ったものになります。

効率よく使うコツ

• ダッシュボードのクイックアクションを使う。 あいさつのパネルに 新規顧客、新規連絡先、新規見積書、新規請求書 があります。ダッシュボードを参照してください。
• 見積書は連絡先から作成する。 連絡先のページの 新規見積書 を使うと、連絡先と顧客が入力された状態になります。見積書の作成を参照してください。
• 既存の顧客はファイルで取り込む。 システム設定 → データのインポート で、Excel または CSV ファイルから顧客、連絡先、商品を読み込めます。データのインポートを参照してください。
• 上部バーからどのレコードでも探す。 / キーを押して名前や番号を入力すると、顧客、連絡先、見積書、請求書、商談に移動できます。ワークスペースを参照してください。
• 見積書を送付済みにする。 送付済みにする で送付日が記録され、ToDo のフォローアップのリマインダーはその日から数えられます。送付済みにすると見積書のフォローを参照してください。

例

Lim & Co の最初の案件を最後まで。 Lim & Co は GST に登録しており、登録情報は システム設定 → 税務 に入力されています。Mei Tan は Harbour Café を 法人 の顧客として作成し、店長を連絡先として追加します。見積書には GST 9% の明細行が 2 行あります。遮光カーテン 4 枚 × SGD 180.00 で SGD 720.00、取り付け費 SGD 280.00 です。税抜きで SGD 1,000.00、GST は SGD 90.00（SGD 1,000.00 の 9%）、合計 は SGD 1,090.00 です。Mei は QN-10000001 として確定し、PDF を送付します。

お店が合意しました。Mei は 請求書を作成 を選択し、下書きを確認して、SGD 1,090.00 の INV-10000001 として発行します。1 週間後、お店から SGD 1,090.00 が振り込まれます。Mei が 入金を記録 を選択すると、請求書は 入金済み になり、未払いの金額はなくなります。Mei は領収書 RCT-10000001 をダウンロードしてメールで送ります。

2 回に分けて支払われた場合。 別の案件で、Harbour Café は SGD 1,090.00 の請求書のうち、まず SGD 600.00 を支払います。Mei が記録すると、請求書は 一部入金 になり、請求残高 は SGD 490.00（SGD 1,090.00 − SGD 600.00）です。残りの SGD 490.00 が届いたら 2 回目の入金を記録し、請求書は 入金済み になります。お店には、入金ごとに 1 枚ずつ、計 2 枚の領収書が発行されます。

GST 登録前の新しい会社。 Daniel Lim は、GST に登録していない 2 社目の会社でトライアルを始めます。easySales にこの会社の税の登録がないため、GST は課されず、同じ 2 行の合計は SGD 1,000.00 です。会社が登録したら、管理者が システム設定 → 税務 で登録情報を追加し、登録期間内の日付の書類で GST を課せるようになります。

よくある質問

• easySales で最初に何を設定すればよいですか？ まず実際の案件を 1 件、見積書から領収書まで通してください。そのうえで、必要だと分かったもの（会社情報、書類のデザインと番号、商品）を設定します。管理者には、ダッシュボードの easySales をはじめる チェックリストが、会社情報、書類設定、帳票番号、顧客のインポートを順に案内します。
• 見積書から請求書を作成できないのはなぜですか？ 下書き の見積書からは請求書を作成できません。先に 確定 を選択してください。不採用 または 差し替え済み の見積書からも作成できません。請求書の作成を参照してください。
• 請求書の前に必ず見積書を作成する必要がありますか？ いいえ。請求書を直接作成することもできます。請求書の作成を参照してください。見積書から作成すると、入力し直す手間が省けます。
• 1 回の入金で複数の請求書を支払えますか？ はい。同じ顧客で同じ通貨の請求書であれば可能です。請求書 の一覧でそれらにチェックを付けて 入金を記録 を選択すると、すべてに対して 1 枚の領収書を記録できます。入金の記録を参照してください。
• お客様に領収書を送るにはどうすればよいですか？ 領収書を開いて PDF をダウンロード を選択し、そのファイルをメールに添付します。領収書を参照してください。
• 発行した請求書に誤りがありました。編集できますか？ 金額と明細行はロックされています。クレジットノートで訂正するか、入金がなければ請求書を取り消します。誤りの訂正を参照してください。

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