スタッフに自分の顧客だけを表示させるにはどうすればよいですか？

Account、Contact、書類のモジュールを Own records only にしたカスタムロールを割り当てます。そのスタッフが閲覧できるのは、自分が担当するレコードと、共有によって開放されたレコードだけになります。

Administrator ロールは編集できますか？

できません。標準ロールは変更できません。代わりに、必要な権限を持つカスタムロールを作成してください。

ロールの権限をオフにできないのはなぜですか？

そのロールでオンにしている制御が、その権限を必要としています。先にその制御をオフにすると、権限を変更できるようになります。

ロールをオフにできないのはなぜですか？

まだそのロールが割り当てられているユーザーがいます。そのユーザーを別のロールに移してから、Off にしてください。

マネージャーは自分より多くのアクセス権を他の人に与えられますか？

できません。Administrator 以外のユーザーが作成または割り当てできるのは、自分の権限を超えないロールだけです。

AI アシスタントをオンにしたのに、ユーザーが @easy に質問できないのはなぜですか？

そのユーザーのロールで Use the AI assistant がオンになっているか確認してください。アクティビティを閲覧と投稿より下げると、オフになります。AI の設定の会社で AI アシスタントを使うもオンである必要があります。@easy に質問するを参照してください。

ロールの変更はすぐに反映されますか？

はい。easySales はリクエストのたびに権限を確認するため、Save changes を選択した後は、そのロールの全員が次の操作から新しい設定で作業します。

ロールと権限

AI 用にコピー

ロールは、そのユーザーが easySales の各モジュールで何を、誰のレコードに対して実行できるかを決めます。このページは、同僚のアクセス権を設定する担当の方向けです。ロールと共有の組み合わせについては、ロールと共有を参照してください。

始める前に

Roles（ロール）タブを開くには、ご自身のロールに Manage custom roles（カスタムロールの管理）の制御が、ユーザーにロールを割り当てるには Assign roles（ロールの割り当て）の制御が必要です。どの会社にも、変更できない標準ロールが 2 つあります。

Administrator（管理者）：すべての Role administration（ロール管理）の制御を含め、すべての権限が All records（すべてのレコード）です。
Viewer（閲覧者）：顧客、連絡先、見積書、請求書、クレジットノートに対する Own records only（自分のレコードのみ）の List（一覧）と View（閲覧）、および閲覧できるレコードの活動の閲覧だけで、ほかの権限はありません。閲覧者にはダッシュボードのタイルが表示されません。

手順

サイドバーの ユーザーアカウント を選択し、Roles タブを選択します。標準ロールを開くと、付与されている権限を確認できます。
New role（新しいロール）を選択し、Name（名前）を入力します。
Copy from（コピー元）で、元にするカスタムロールか Start with no access（アクセスなしで開始）を選択します。
Permissions（権限）で、各モジュールの List、View、Add（追加）、Edit（編集）、Delete（削除）を、No access（アクセス不可）、All records、Own records only のいずれかに設定します。
アクティビティ の行で アクセスなし、閲覧、閲覧と投稿 のいずれかを選択します。ほかの人が書いた活動をそのロールで変更できるようにする場合は、他の人のアクティビティを管理 をオンにします。
そのロールで自社のあらゆるレコードを移管できるようにする場合は、Transfer Records（レコードの移管）をオンにします。
Role administration で、そのロールに必要な制御をオンにします。Manage custom roles、Assign roles、Write off small payment differences（少額の入金差額を償却する）、Write off bad debts（貸倒れを償却する）、Forfeit security deposits（保証金を没収する）、Manage sign-in security（サインインのセキュリティを管理）、Manage notification settings（通知設定を管理）、Manage activity sub-types（アクティビティのサブタイプを管理）、Manage AI assistant settings（AIアシスタントの設定を管理）、Approve quotations（見積書を承認）、Approve invoices（請求書を承認）、Approve credit notes（クレジットノートを承認）、Import data（データをインポート）、Bulk export documents（書類の一括エクスポート）があります。Export lists to Excel（一覧を Excel にエクスポート）にはレベルがあり、一覧の Excel にエクスポート について No access、All records、Own records only のいずれかを設定します。エクスポートと一括操作を参照してください。Manage sign-in security があると、そのロールは自社のセキュリティ設定を変更でき、Manage AI assistant settings があると、AI の設定を開けます。
プランに含まれている場合は、チーム管理 で Set sales targets（売上目標の設定）を No access、My team（自分のチーム）、Whole company（全社）のいずれかに設定します。売上目標を参照してください。
AI アシスタント で、そのロールで @easy に質問できるようにする場合は Use the AI assistant（AIアシスタントを使用）を、非公開の AI チャットパネルを使えるようにする場合は Use AI chat（AIチャットを使用）をオンにします。どちらも、オンにするまですべてのロールでオフです。Use the AI assistant には アクティビティ の 閲覧と投稿 が必要で、Use AI chat には アクティビティ の権限は不要です。
Create role（ロールを作成）を選択し、ユーザーアカウントでユーザーに割り当てます。

操作後の状態

ロールは Roles タブに Custom Role（カスタムロール）として、割り当てられているユーザー数とともに表示されます。その権限は、ロールが割り当てられている全員に適用されます。変更するには、ロールを開いて変更し、Save changes（変更を保存）を選択します。そのロールの全員に影響します。

知っておきたいルール

No access ではそのモジュールが非表示になります。All records では自社のすべてのレコードにアクセスできます。Own records only では、ユーザーが担当するレコードと、共有によって開放されたレコードにアクセスできます。
System（システム）で選べるのは No access と All records だけです。Role administration の制御も、会社全体に対してのみ機能します。
制御をオンにすると、その制御に必要な権限もオンのままになり、Required permissions are kept on（必要な権限はオンのままになります）の下に表示されます。たとえば、Write off bad debts と Forfeit security deposits では Invoice（請求書）の View と Edit がオンのままになります。保証金の没収には、どちらも All records である必要もあります。
一部のスイッチは、プランにそのモジュールが含まれている場合にだけ表示されます。承認の制御は 書類の承認 が含まれている場合、AI アシスタント セクションと Manage AI assistant settings は AI アシスタントが含まれている場合です。自社のライセンスを参照してください。
管理者以外のユーザーが作成、編集、割り当てできるのは、自分の権限を超えないロールだけです。また、自分のアクセス権の元になっているロールは編集できません。
モジュールの表の下の アクティビティ というセクションに アクティビティ の行があり、独自の 3 つのレベルがあります。アクセスなし では活動が表示されず、閲覧では活動を閲覧でき、閲覧と投稿 では閲覧に加えて投稿と返信もできます。その横の 他の人のアクティビティを管理 のスイッチを持つ人は、ほかの人の活動の編集と削除、削除した活動の復元、スペースのメンバーの管理ができます。このスイッチは 閲覧と投稿 でのみ機能し、メンバー限定スペースは開けません。Use the AI assistant をオンにすると、この行は 閲覧と投稿 に引き上げられます。どの活動を閲覧できるかは、引き続きそのユーザーが閲覧できるレコードとスペースによって決まります。活動を閲覧できる人を参照してください。
自社の以前の Task（タスク）、Event（予定）、Note（メモ）、Call Log（通話記録）の権限がこの行に変換されると、表には Task、Note、Event、Call Log、Email（メール）、SMS、Appointment（アポイント）が表示されなくなります。Roles 画面の上部のバナー アクティビティの権限を確認してください がそのことを伝え、アクティビティ の設定を受け取ったカスタムロールを一覧表示します。それぞれのロールを開いて確認してください。ロールを管理できる人が 閉じる を選択するまで、バナーは表示されたままです。
カスタムロールを Off（オフ）にすると、割り当てられなくなります。使用中のロールはオフにできません。先にそのユーザーを別のロールに移してください。

この仕組みの理由

各自に必要なのは、業務に必要な範囲だけです。 自分の顧客を担当するデザイナーが、会社のすべての請求書を閲覧する必要はありません。アクセスを業務の範囲に絞ることで、お客様の情報を守り、歩合に関わる数字をその担当者の手元にとどめられます。

標準ロールは変わりません。 Administrator は常にすべての権限を持ち、Viewer は常に自分の主要なレコードの閲覧だけができます。この 2 つが固定の基準になります。自社で必要なそれ以外の設定は、内容を確認して変更できるカスタムロールで行います。

自分が持つ以上の権限は誰にも渡せません。 ロールを割り当てられるマネージャーでも、自分の権限を超えるロールを作成したり付与したりすることはできず、自分のロールを広げることもできません。アクセスを広げられるのはすでにそのアクセスを持つ人だけなので、1 つのアカウントが自らを全権限に引き上げることはできません。

お金に関わる制御は、レコードへのアクセスとは別です。 貸倒れの償却や保証金の没収は、お客様の未回収額として帳簿に記載される金額を変えます。これらは独立したスイッチなので、請求書を編集できるからといって、うっかりこれらの操作までできるようになることはありません。

効率よく使うコツ

既存のロールから始めます。 Copy from でカスタムロールの権限を新しいロールに読み込み、異なる部分だけを変更して Create role を選択します。
ロールを名前で探します。 Roles の一覧が長い場合は、スクロールせずに ロールを検索 に入力します。
All records を使わずに、マネージャーにチームのレコードを見せます。 共有とチームで Reports to（報告先）を設定します。Grant Access Using Hierarchies（階層に基づいてアクセスを付与）がオンであれば（オフにするまでオンのままです）、Own records only のロールでも、自分に報告する人のレコードまで閲覧できます。
割り当てる前に権限の内容を確認します。 権限の一覧に、各モジュール、操作、制御で何ができるかが一覧になっています。
ロールの廃止は 2 つの手順で行います。 そのロールのユーザーをユーザーアカウントで別のロールに移してから、ロールを Off にします。

例

Lim & Co では、デザイナーにそれぞれ自分の顧客を担当させたいと考えています。Mei Tan は Start with no access で “Designer” を作成し、Account（顧客）、Contact（連絡先）、Quote（見積書）、Invoice の 5 つの操作すべてを Own records only に、Product（商品）の List と View を All records に、アクティビティ を 閲覧と投稿 に設定します。これで、デザイナーは商品一覧全体を閲覧できますが、顧客と書類は自分のものだけが表示され、それらに活動を投稿できます。

請求書をエクスポートする経理担当者。 Lim & Co のパートタイムの経理担当者 Grace Ong は、すべての請求書とクレジットノートが必要ですが、営業は行いません。Mei は Start with no access で “Bookkeeper” を作成し、Account、Contact、Invoice、Credit Note（クレジットノート）の List と View を All records に設定して、Bulk export documents をオンにします。エクスポートには、書類に対する会社全体のアクセスと、書類に記載されるお客様の情報のための顧客と連絡先へのアクセスが必要です。これで Grace は、会計システム用にその月の書類をダウンロードできますが、作成、変更、削除は一切できません。会計エクスポートを参照してください。

少額の差額を処理する事務所のマネージャー。 Daniel Lim は、請求書に残った端数を事務所のマネージャーに処理してもらいたいと考えています。“Office manager” を開いて Write off small payment differences をオンにすると、Required permissions are kept on の下に Edit invoices（請求書を編集）が表示されます。この制御は、その権限がなければ機能しないためです。

よくある質問

スタッフに自分の顧客だけを表示させるにはどうすればよいですか？ Account、Contact、書類のモジュールを Own records only にしたカスタムロールを割り当てます。そのスタッフが閲覧できるのは、自分が担当するレコードと、共有によって開放されたレコードだけになります。
Administrator ロールは編集できますか？ できません。標準ロールは変更できません。代わりに、必要な権限を持つカスタムロールを作成してください。
ロールの権限をオフにできないのはなぜですか？ そのロールでオンにしている制御が、その権限を必要としています。先にその制御をオフにすると、権限を変更できるようになります。
ロールをオフにできないのはなぜですか？ まだそのロールが割り当てられているユーザーがいます。そのユーザーを別のロールに移してから、Off にしてください。
マネージャーは自分より多くのアクセス権を他の人に与えられますか？ できません。Administrator 以外のユーザーが作成または割り当てできるのは、自分の権限を超えないロールだけです。
AI アシスタントをオンにしたのに、ユーザーが @easy に質問できないのはなぜですか？ そのユーザーのロールで Use the AI assistant がオンになっているか確認してください。アクティビティ を 閲覧と投稿 より下げると、オフになります。AI の設定の 会社で AI アシスタントを使う もオンである必要があります。@easy に質問するを参照してください。
ロールの変更はすぐに反映されますか？ はい。easySales はリクエストのたびに権限を確認するため、Save changes を選択した後は、そのロールの全員が次の操作から新しい設定で作業します。