引き合いへの初回対応

最初の対応で多くが決まります。どれだけ早く返信するか、何を尋ねるか、はっきりした次のステップを決めて終えられるかです。この記事では、電話、メール、Web フォーム、ご紹介、展示会などで問い合わせが届いたときの対応と、easySales での管理方法を説明します。営業プレイブックの最初のステップです。

基本の進め方

当日中に返信する。 問い合わせをするお客様は、複数の会社に同時に声をかけていることがよくあります。資料を送るだけでなく、役に立つ質問を添えて最初に返信した会社が、記憶に残ります。

問い合わせの経路を記録する。 ご紹介、既存のお客様、Web 検索、展示会のどれかによって、お客様が自社について何を知っているかがわかります。数か月続けると、実際に購入につながるお客様がどの経路から来るかもわかります。

価格を出す前に質問する。 次の 5 つの質問で、ほとんどの問い合わせを見極められます。

1. 何が必要で、それによってどのような課題を解決されたいですか？
2. いつまでに必要ですか？
3. ご予算はお決まりですか？ おおよその幅でもかまいません。
4. ご判断にはほかにどなたが関わり、お支払いはどなたが承認されますか？
5. ほかの会社とも比較されていますか？

追うべき案件かを見極める。 はっきりしたニーズ、時期、判断できる方がそろえば、本当の見込み客です。時期も決裁者もない「とりあえず価格だけ」は、短い返信で十分で、詳細な見積に丸一日かける必要はありません。

次のステップと日付を決めて終える。 現地調査、決裁者との電話、見積を送る日付などです。口頭でお伝えし、書面でも確認しましょう。

easySales での操作

1. 問い合わせをリードとして記録します。リード 一覧の上にある New lead（新しいリード）を選択します。Name（氏名）、Company（会社名）、連絡先を入力し、Source（ソース）で 紹介 や Webフォーム などを選択します。必要なソースが一覧にない場合は、管理者が追加できます。
2. 最初の電話やメールを、リードの Activities（活動）タブに連絡として記録します。次の対応のタスクも作成 にチェックを入れ、次の対応 と期限を入力します。予定と連絡を参照してください。
3. Status（ステータス）でリードの状況を表します。新規、連絡済み、見込みあり のいずれかです。進展しないリードは 対象外 にし、対象外の理由 を選択します。
4. 実際の取引になったら、リードのページ上部の リードを変換 を選択します。法人顧客 に変換すると、その方が顧客の最初の連絡先になります。既存のお客様の場合は 既存の顧客の商談 に変換します。リードの変換を参照してください。
5. 新しい商談に、見込んでいる 見込み金額 と 受注予定日 を入力すると、売上予測に反映されます。

既存のお客様からの問い合わせであれば、リードは不要です。その顧客で商談を始めるか、すぐに見積書を作成します。

そのまま使える文例

Web やメールでの問い合わせへの返信

件名：[キッチンリフォーム]のお問い合わせについて

[お名前]様

このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 Lim & Co の[氏名]と申します。

正確なお見積りをお出しするため、いくつか教えていただけますでしょうか。ご希望の施工時期、スペースの広さ、ご予算の目安がございましたらお聞かせください。 お電話のほうがご都合よろしければ、こちらからご連絡いたします。木曜日の午後はいかがでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

初回の電話の後

件名：本日のお打ち合わせのお礼と今後の予定

[お名前]様

本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。 Lim & Co の[氏名]です。

お話しのとおり、10 月 27 日（火）10:00 に現地へお伺いして採寸し、10 月 30 日（金）までにお見積書をお送りいたします。 当日、ほかにもご同席を希望される方がいらっしゃいましたら、お知らせください。

引き続きよろしくお願いいたします。

ご紹介をいただいた場合

件名：Harbour Café の Grace Wong 様よりご紹介いただきました

[お名前]様

突然のご連絡失礼いたします。Lim & Co の[氏名]と申します。 Harbour Café の Grace Wong 様より、新店舗の件でご連絡してみてはとご紹介いただきました。

弊社は昨年、Harbour Café のカウンターと照明のデザインを担当いたしました。お力になれることがあるか、今週 15 分ほどお電話でお話しできれば幸いです。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

よくある質問

• 問い合わせにはどのくらいの早さで返信すべきですか？ 当日中です。まだ回答できない場合も、いつ回答するかをお知らせし、会話が続くよう質問を 1 つ添えましょう。
• 新しいリードには何を質問すればよいですか？ 何がなぜ必要か、いつまでに必要か、予算、どなたが判断して支払うか、ほかの会社と比較しているかです。
• easySales でリードを顧客に変換するのはいつですか？ 実際の取引になったとき、つまり見積や訪問を求められたときです。その時点で変換すると、その方が顧客の最初の連絡先になります。リードの変換を参照してください。
• リードの変換は取り消せますか？ いいえ。リードの変換は 1 回だけで、再度変換することはできません。変換先は慎重に選んでください。
• お客様の流入経路はどうやって把握しますか？ すべてのリードで Source（ソース）を選択し、リード 一覧の Source 列で確認します。全員が同じ一覧から選ぶので、列を比べやすくなります。
• 最初の電話で価格を伝えるべきですか？ 簡単で定型的な仕事の場合だけです。それ以外は先に質問しましょう。本当のニーズからずれた価格は、結局出し直すことになります。

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