AI とデータ共有

接続した AI アプリは、easySales でご本人として操作します。ご自身のロールで閲覧できるレコードを読み取り、許可した場合は、プレビューを確定した後にレコードを変更します。アプリが受け取った内容は、その後、選択した AI サービスが独自の規約に従って保持します。

仕組み

読み取り

アプリは、ご自身のロールで閲覧できる次の内容を検索して開けます。

• 顧客、連絡先、商品、重複していると思われる顧客、連絡先の同意状況
• 顧客の未払額と取引明細
• 商談（段階の履歴、売上予測、粗利を含む）
• 見積書（請求計画を含む）、請求書、クレジットノート、領収書、返金（保証金、入金差額、貸倒れを含む）
• 発注書（仕入先請求書と支払を含む）
• 納品書（署名済みの控えのファイル名を含む）
• 定期請求書と保守契約
• ご自身のスプレッドシートのインポート
• 活動とスペース（活動の編集履歴と閲覧できる人、チームの今週の活動を含む）、ご自身のカレンダー、ToDo、メッセージ
• フォームの入力時に easySales が表示する一覧（通貨、為替レート、国、業種、税コード、担当者として選べるユーザーなど）

これらをまとめて横断検索することもできます。また、見積書、請求書、クレジットノート、納品書、発注書、顧客の取引明細書、領収書、没収した保証金の PDF について、短時間有効なリンクも取得できます。

アプリが読み取る請求書には、償却額とそのうち貸倒れにあたる金額が含まれるため、請求額、入金額、クレジット額、償却額を合わせると残高と一致します。領収書や返金を検索するときは、最新のものだけで止まらず、さらに古いものまでさかのぼって取得できます。

変更

読み取り・書き込み の権限がある場合、アプリは次の領域で、画面でご自身が行うのと同じ種類の変更を行えます。

• 顧客と連絡先、個人顧客、顧客のチーム、2 件の顧客の統合、連絡先の同意状況
• 商談（段階、担当者、粗利の上書きを含む）
• 商品
• 見積書（請求計画を含む。計画の下書きの自動作成のオンとオフを含む）と請求書（入金を含む）
• クレジットノート、領収書、返金（保証金の保持、保証金の請求書への充当、入金差額の取り消し、貸倒れの償却とその回収の記録を含む）
• 見積書、請求書、クレジットノートの承認、差し戻し、承認申請の取り下げ
• 発注書（仕入先請求書と支払を含む）
• 納品書（納品済みにする操作を含む）
• 定期請求書（期の下書きの作成またはスキップを含む）
• スプレッドシートからの顧客、連絡先、商品のインポートと、インポートの取り消し
• 活動、納品書、仕入先請求書への 5 MB までのファイルの添付
• 活動とスペース、ご自身のメッセージ、ToDo、通知設定

どの変更にも、画面で同じ操作を行う場合と同じ権限、レコード、ステータスのチェックが適用されます。アプリは、メールなど顧客への送信やファイルのエクスポートはできません。文面を下書きし、ご自身で送るためのリンクまたは PDF を提示します。

プレビューしてから確定

変更は必ず 2 段階で行われます。まず、アプリが easySales にプレビューを要求し、それをご自身に示します。この段階では何も保存されません。easySales が変更を保存するのは、アプリが 10 分以内に同じ内容のまま変更を送った場合だけです。内容が異なる場合は、新しいプレビューが必要です。

レコードのフォローやミュート、メッセージの既読・未読、アーカイブ、メッセージや To do のスヌーズは、ご自身のメッセージセンターと To do だけを変え、業務レコードには触れず、ほかの人にも見えません。これらもプレビューを経ますが、アプリの設定によっては確認なしで実行されることがあります。

活動とメッセージ

アプリは、活動、スペース、ご自身のメッセージセンター、マイワークについても、ご自身ができることを行えます。活動の閲覧と投稿、返信、同僚へのメンション、書類のフォロー、メッセージの処理です。アプリが見られるのは、ご自身が閲覧できる活動だけです。活動や返信の投稿も、ほかの変更と同じプレビューと確定の手順を経ます。アプリは、活動や返信の削除、ファイルの削除、削除した活動の復元、スペースのメンバーの変更、活動のスペースへの移動またはスペースからの移動を破壊的な操作として扱うため、これらについては、確定をはっきりと求められます。

行為した AI の表示

アプリを通じて行われた変更には、レコードの 履歴、監査ログ、アプリが投稿した活動と返信で、お名前の横にタグが表示されます。外部 AI · OAuth 接続 または 外部 AI · 個人用トークン に続けて、接続の名前が表示されます。アプリがレコードを開いた場合も、閲覧者 に同じタグが表示されます。接続の種類は easySales が設定します。名前は接続に付けられた名前で、easySales は確認していません。タグにポインターを合わせると、この説明が表示されます。このタグができる前に記録されたエントリには AI（接続元の記録なし） と表示されます。

ポイント

• 共有されない情報：パスワードとトークン、カスタム項目、添付ファイルの内容（アプリはファイルを添付できますが、ダウンロードはできません）、ほかのユーザーの連絡先（アプリには名前だけが見えます）、自社のライセンス、プラン、請求情報。
• 連絡先の生年月日、性別、収入、婚姻状況、子どもの人数は、easySales サポートが自社で共有を有効にしていない限り、共有されません。
• アプリはカスタム項目を設定できません。ただし、新しい顧客や連絡先をスプレッドシートからインポートする場合は例外です。顧客のプロフィール、連絡先の言語や個人情報も設定できません。このようなレコードは easySales で仕上げてください。
• 顧客の統合は元に戻せません。アプリは、統合で何が行われるかを先に示します。項目ごとに選べるのは、そのプレビューに表示される 2 つの値のどちらかだけです。
• 顧客のチームを変更すると、チーム全体が置き換わります。アプリが含めなかったユーザーは、そのアクセス権を失います。プレビューでチームを確認してください。
• アプリは、債権の償却、その金額や理由を提案しません。償却を行うのは、ご自身が依頼したときだけです。
• 多数のレコードを一度に別のユーザーへ移す操作は、easySales でのみ行えます。
• 各接続で行えるのは、1 分あたり読み取り 60 回、変更 10 回までです。プレビューは読み取り 1 回として数えられ、それ以外のデータを変更する呼び出しはすべて変更 1 回として数えられます。自社には、返されるレコード数の 1 日あたりの上限もあり、自社の時刻の午前 0 時にリセットされます。
• 備考などレコード内のテキストは、隠れた指示が含まれていないかを確認されないままアプリに届きます。確定する前に必ず各プレビューをお読みください。

用語

接続済みのアプリ：ログインして許可した AI アプリです。個人用トークン：ログインできないツール用の秘密鍵です。

よくある誤解

• 接続を解除すると、以降のアクセスは停止しますが、AI サービスがすでに受け取ったデータは削除されません。
• 自社が 有効（読み取り専用） の間は、何も変更できません。
• アプリに変更を依頼することは、確定ではありません。プレビューを見てから確定してください。

表示場所

接続は マイプロフィール の サードパーティ AI ツール ページにあります。AI のタグは、レコードの 履歴 タブと、システム設定 の 監査ログ で確認できます。

この仕組みの理由

アプリはご本人として動くため、ロールが上限になります。 アプリが使えるのはご自身の権限だけで、それを超えることはありません。自分の顧客だけを閲覧できる営業担当者が接続したアプリは、その顧客だけを閲覧します。設定を二重に行う必要はありません。

プレビューがあるので、誤解がそのまま変更になりません。 AI アプリは、依頼やレコードを読み違えることがあります。変更を先に示し、10 分以内に同じ内容で戻ってきた場合にだけ保存するため、保存されるのはご自身が承認したとおりの内容です。

easySales の外に出ない情報があります。 パスワード、トークン、請求情報とカード情報、自社が独自に定義した項目は、どの応答にも含まれません。連絡先の機微な個人情報も、easySales サポートが自社で共有を有効にしていない限り含まれません。

AI による変更にはすべてタグが付きます。 履歴 と監査ログの AI タグで、どの変更がアプリ経由で、どの接続によるものかがわかります。お客様や会計士から誰がレコードを変更したかを尋ねられても、答えはレコード上にあります。

効率よく使うコツ

• 統合する前に統合のプレビューを依頼する。 アプリが両方の顧客と、統合後に残る内容を示すので、項目ごとに判断できます。顧客を参照してください。
• 1 つの質問ですべてを検索する。 アプリは顧客、書類、活動をまとめて検索できるため、「Harbour Café について分かっていることをすべて」と 1 回依頼するだけで済みます。
• 週次の見直しに使う。 Review my pipeline と Review collections で、週次の営業レビューに必要な情報をご自身のレコードから集められます。
• 見慣れない変更があればタグを確認する。 レコードの 履歴 タブに、アプリが行った変更とそのアプリの名前が表示されます。監査証跡を参照してください。

例

アプリで入金を記録する。 Harbour Café が INV-10000319 の代金 SGD 2,180.00（SGD 2,000.00 に GST 9% の SGD 180.00 を加えた額）を支払いました。Mei Tan は接続したアプリに入金の記録を依頼します。アプリはプレビューを示します。INV-10000319 に対して SGD 2,180.00、日付は今日、まだ何も保存されていません。Mei は内容を確認して数分以内に確定し、請求書は 入金済み になります。請求書の 履歴 では、この入金に Mei の名前と、接続の AI タグが表示されます。

プレビューの後に内容が変わった場合。 Daniel Lim はアプリに Harbour Café の電話番号の変更を依頼し、プレビューを見た後で、数字が 1 つ違っていることに気付きます。確定する前に正しい番号を伝えると、アプリは easySales に新しいプレビューを要求します。プレビューと異なる変更は保存されないためです。

アプリが見られないもの。 Mei はアプリに、納品書に添付されたファイルを尋ねます。アプリはファイル名とサイズを一覧にしますが、ファイルを開くことはできません。署名済みの控えは、Mei が easySales で開きます。

よくある質問

• ChatGPT や Claude を easySales に接続しても安全ですか？ アプリが見られるのはご自身のロールで閲覧できる範囲だけで、パスワード、請求情報、カスタム項目は見られません。レコードの変更はどれもご自身の確定を待ちます（ご自身のメッセージのフォロー、ミュート、アーカイブ、スヌーズは確認されないことがあります）。アプリが受け取った内容は、その後、AI サービスが独自の規約に従って保持します。
• easySales のデータは AI の学習に使われますか？ それは接続する AI サービスが、独自の規約に従って決めています。接続する前に、そのサービスのデータ設定をご確認ください。
• AI アプリはほかの人のレコードを見られますか？ 見られるのは、ご自身のロールで閲覧できるレコードだけです。Own records only（自分のレコードのみ）の場合は、ご自身のレコードだけです。
• AI アプリから顧客にメールを送れますか？ いいえ。アプリは文面を下書きし、リンクまたは PDF を提示します。送信はご自身で行います。
• AI アプリはレコードを削除できますか？ 読み取り・書き込み の権限がある場合、ご自身が削除できるものを削除できます。ただし、必ずプレビューを示し、ご自身の確定を得てからです。
• 変更が AI によるものかどうかはどうすれば分かりますか？ レコードの 履歴 で、お名前の横に 外部 AI · OAuth 接続 などのタグと、その後に接続の名前が表示されます。

関連ページ

• アシスタントの接続
• 自社の AI アクセス
• 監査証跡
• AI の設定