クレジットノートの作成

クレジットノートは、必ず訂正する請求書から作成します。Credit Note（クレジットノート）の権限が必要で、Administrator（管理者）ロールが持っています。管理者はほかのロールにこの権限を追加できます。

始める前に

Credit Note の Add（追加）、Edit（編集）、View（閲覧）と、その請求書に対する Invoice（請求書）の View の権限が必要です。請求書は発行済みである必要があります。下書きや取消済みの請求書には クレジットノートを発行 の操作がありません。どの行を、あるいはその一部をクレジットするかを先に決めておいてください。

手順

1. 発行済みの請求書を開きます。
2. 入金とクレジット セクション、または ··· メニューの 売掛金 にある クレジットノートを発行 を選択します。ドロワーのタイトルには請求書番号が表示されます。
3. 連絡先 と 営業担当者 を確認します。どちらも最初は請求書と同じです。
4. 理由 を選択します。その下の行に各理由の説明が表示されます：Reversal（取消）、Goods returned（返品）、Allowance（値引）、Over-invoiced（過大請求）、Other（その他）。
5. クレジットノートの日付 を確認します。今日の日付で開きます。
6. Other を選んだ場合は、備考 に理由を記入します。この理由では記入が必須です。
7. クレジットする品目ごとに 1 行を追加し、数量と単価を正の値で入力します。
8. 下書きを保存 を選択します。

操作後の状態

ドロワーが閉じ、下書きが請求書の 入金とクレジット に 下書き のタグ付きで表示され、クレジットノート の一覧には 下書き（番号なし） として表示されます。まだ番号はなく（未発行）、発行するまで請求書の残高は変わりません。それまでは、開いて編集したり、PDF を開いたり（下書きであることが表示されます）、··· メニューの 削除 で削除したりできます。

知っておきたいルール

• 通貨 と 税 は請求書から引き継がれ、変更できません。各行に使えるのは、請求書自体で課税している税、または税なしだけです。
• 請求日に自社が税の登録をしていなかった場合、クレジットノートに税は付きません。
• 請求日に自社がシンガポールで GST に登録していた場合、税が「None」のままの行は、明細行の下に警告が表示されます。発行する前に、その行の税をゼロ税率、非課税、対象外のコードに変更してください。そのような行があるクレジットノートは発行できません。
• GST が付く外貨建てのクレジットノートには、対象の請求書と同じく For Singapore GST Purpose Only（シンガポール GST 用途のみ）の欄が印刷され、その請求書のレートで換算した SGD の金額が表示されます。
• 各行には既存の商品を指定します。クレジットノートの明細行から商品を作成することはできません。
• クレジットできる上限は、未回収額ではなく、請求書の合計から発行済みのクレジットノートを差し引いた額です。全額入金済みの請求書もクレジットできます。上限は発行時にチェックされます。上限を超える下書きも保存はできますが、発行は拒否され、まだクレジットできる金額が表示されます。
• 着手金の請求書に対する Reversal または Over-invoiced のクレジットノートでは、後の請求書ですでに控除された額を下回ることはできません。

この仕組みの理由

クレジットノートは 1 件の請求書に属します。 特定の売上を訂正するものなので、その請求書から作成し、請求書の連絡先と営業担当者を引き継ぎます。PDF には請求書番号と理由が印刷されるため、お客様は減額の対象となる請求と照合できます。

税と通貨は請求書から引き継がれます。 クレジットノートは、請求書の税率と通貨ですでに課税された売上の一部を取り消すものです。8% で課税した請求書の行は、税率が上がった後でも 8% でクレジットされるため、減らす税額は申告した税額と正確に一致します。クレジットノートは換算せずに請求書から差し引かれるため、両者の通貨は一致している必要があります。

金額は正の値で入力します。 クレジットノートが請求書を減額するのは、マイナス記号があるからではなく、クレジットノートだからです。SGD 180.00 のランプ 1 台は、画面でも PDF でもお客様にとっても同じように読めます。

下書きは何も変えません。 下書きには番号がなく、請求書の残高にも影響しません。返品された商品の確認中や価格の交渉中に準備しておき、クレジットノート番号に欠番を残さずに削除できます。

効率よく使うコツ

• 行全体ではなく数量をクレジットします。 一部の返品では、返品された数量だけを請求書の単価で入力します。請求書の残りはそのまま請求されます。商品と明細行を参照してください。
• 条件は自動で入力させます。 Credit Note のテンプレートを既定にしておくと、新しいクレジットノートの 取引条件 にそれが最初から入ります。テンプレートから挿入 で別のテンプレートに差し替えられます。標準テンプレートを参照してください。
• 全額をクレジットする代わりに請求書を取り消します。 請求書全体が無効な場合は、請求書を取消 で全額の Reversal のクレジットノートが一度に発行されます。請求書の取消を参照してください。
• 発行前に PDF を確認します。 PDF で下書きの PDF が開くため、まだ変更できるうちに明細行と合計を確認できます。

例

Harbour Café は、INV-10000321 で 1 台 SGD 180.00 で請求したテーブルランプ 2 台のうち 1 台を返品しました。Mei Tan は請求書を開き、入金とクレジット で クレジットノートを発行 を選択して、Goods returned を選びます。

ランプの商品、数量 1、単価 180.00 の 1 行を追加します。合計欄には 小計 SGD 180.00、GST 9% SGD 16.20、合計 SGD 196.20 と表示されます。Mei が 下書きを保存 を選択すると、カフェの倉庫がランプを確認する間、下書きは請求書に残ります。

二重に請求した作業時間。 INV-10000325 では、Harbour Café に現場監督 12 時間分を単価 SGD 85.00 で請求しましたが、実際の作業は 10 時間でした。Mei は Over-invoiced を選び、差額の 1 行（数量 2、単価 85.00）を追加します。合計欄には 小計 SGD 170.00、GST 9% SGD 15.30（170.00 × 9%）、合計 SGD 185.30 と表示されます。作業した 10 時間分はそのまま請求されます。

どの区分にも当てはまらない理由。 Daniel Lim は、設置が遅れたお詫びとして配送料のうち SGD 50.00 をクレジットします。Other を選ぶと、クレジットした理由を 備考 に書くまで 下書きを保存 は拒否されます。PDF には理由が “Other” と、その後に Daniel の備考が印刷されます。

よくある質問

• クレジットノートの税や通貨を変更できますか？ できません。どちらもクレジットする請求書から引き継がれます。各行に使えるのは、その請求書で課税している税、または税なしだけです。
• クレジットノートにはマイナスの金額を入力しますか？ いいえ。数量と価格は正の値で入力します。合計がマイナスになると拒否されます。
• 請求書の行の一部だけをクレジットできますか？ できます。ランプ 2 台のうち 1 台のように少ない数量を入力するか、価格の差額を単価として入力します。
• 下書きのクレジットノートでお客様の支払額は変わりますか？ 変わりません。請求書の残高が減るのは発行したときだけです。下書きには番号がなく、削除できます。
• 請求書に「クレジットノートを発行」が見つからないのはなぜですか？ 請求書が下書きか取消済みであるか、ロールに Credit Note の Add、Edit、View の権限がありません。下書きの請求書は、編集して訂正します。
• 発行前にクレジットノートを印刷できますか？ できます。PDF で、下書きであることが表示された番号なしの PDF が表示されます。発行するまでは有効なクレジットノートではありません。
• 1 件の請求書にいくらまでクレジットできますか？ 全額入金済みの場合も含め、請求書の合計から発行済みのクレジットノートを差し引いた額までです。

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