タスク

タスクは、お客様への折り返しの電話や修正した見積書の送付など、誰かが終わらせる必要のある作業です。活動の 4 つの種類の 1 つです。ほかの種類については活動を参照してください。

始める前に

• ロールの アクティビティ の行に 閲覧と投稿 が必要です。
• タスクは、関係するレコード（顧客、連絡先、リード、商談、見積書、請求書）またはスペースに投稿します。そのレコードやスペースを閲覧できる全員が、タスクを閲覧できます。

手順

1. レコードを開き、活動 タブを選択して、タスクを作成 を選択します。活動の投稿を参照してください。
2. タイトル を入力し、期日があれば 期限 を入力します。自社でサブタイプを使っている場合は、種類 の横でサブタイプを選びます。
3. 担当者 を選択します。担当者は同僚 1 人で、最初はご自身になっています。担当者にせずほかの同僚を参加させるには、@ でメンションします。
4. 作業が止まっている場合は、その他のオプション：待機、優先度、スペース を開き、待ち を 顧客の回答待ち、社内メンバーの対応待ち、社内決定待ち、その他の待ち のいずれかにします。同僚を待つ場合は、待ちの相手 で相手を選択します。再確認日 を選びます。再確認日は必須です。
5. 同じオプションで、優先度（緊急、通常、低）を設定し、タスクがスペースに属する場合は スペース を選びます。
6. タスクを投稿 を選択します。
7. 作業を段階に分けるには、タスクを開き、段階ごとに 1 つずつ サブタスクを追加 を選択します。サブタスクには、それぞれタイトル、担当者、期限があります。
8. 各サブタスクが終わるたびに、チェックを入れます。
9. 作業が終わったら、完了にする を選択します。完了と次のタスクの追加を一度に行うには 完了して次を登録 を選択し、次の対応 にタイトルと 期限 を入力して、完了してタスクを作成 を選択します。··· メニューの 着手 はタスクを 対応中 にし、再開 は完了したタスクを 未着手 に戻します。

操作後の状態

タスクはレコード上に表示され、担当者のマイワークにも、期限に応じて 期限切れ、今日、今後 7 日、期限なし のいずれかに表示されます。待ちの間は、代わりに 待機中 に表示され、再確認日には、担当者の ToDo に「本日再確認」として戻ります。完了にする の後は、メッセージの 元に戻す で元に戻せます。完了したタスクはレコード上に残ります。

担当者のメッセージセンターには 自分が担当 の種類の更新とリマインダーが届きます。期限日のあるタスクは、担当者のタイムゾーンでその日の 09:00 にリマインドされ、緊急のタスクはさらにその前日にもリマインドされます。優先度が 低 のタスクにはリマインダーがなく、待ちのタスクは再確認日まではリマインドされません。

知っておきたいルール

• 最後のサブタスクにチェックを入れても、タスクは完了しません。ご自身で 完了にする を選択してください。
• サブタスクは 1 つのタスクの段階で、そのスレッドの中にあります。単独で成り立つ作業は、別のタスクにするのが適しています。
• タスクを書いた人、その担当者、他の人のアクティビティを管理 を持つ人は、タスクのステータス、期限、担当者、待ち、優先度を変更できます。本文を変更できるのは、書いた人と 他の人のアクティビティを管理 を持つ人です。
• 優先度 によって、リマインダーと担当指定の更新の優先度が決まります。
• 完了して次を登録 で作成した新しいタスクは、ご自身が担当者になり、同じレコード（ご自身が閲覧できるもの）と同じスペースに投稿されます。
• マイワークの タスクを作成 は、どのレコードにも属さないタスクを投稿します。閲覧できるのは関係者と、書いた人および担当者の上司だけです。顧客を # でリンクすると、そのレコードにタスクが表示されます。

この仕組みの理由

1 つのタスクに担当者は 1 人です。 2 人で 1 つの仕事を分け合うと、お互いに相手がやっていると思い込みがちです。担当者が 1 人なら、リマインドされる人も責任を持つ人も 1 人です。ほかに知っておくべき人は、メンションしてください。

待ちは遅れではありません。 お客様の都合で止まっているタスクは、選んだ再確認日まで保留されます。その間はリマインダーもなく、期限切れ にも表示されず、当日に担当者の ToDo に戻ります。タスクを見失うことはなく、期限切れ には本当に遅れているものだけが表示され続けます。

完了して次を登録で、流れが途切れません。 お客様との仕事は、電話、サンプル送付、見積書の修正と続きます。1 つの段階を終えるのと同じ操作で次を登録すれば、何も予定のない商談がなくなります。チームビューの 次のステップなし で確認しているのも、まさにこの点です。

最後のチェックは判断です。 サブタスクがすべて終わっていても、お客様の確認など、タスクにはまだ最終確認が必要なことがあります。そのため、サブタスクにチェックを入れてもタスクが自動で完了することはありません。

効率よく使うコツ

• マイワークからタスクを完了します。 マイタスク でタスクを開かずにチェックを入れられます。間違えても 元に戻す があります。マイワークを参照してください。
• メモをタスクに変換します。 対応が必要なメモは、··· メニューの タスクに変換 で、本文と返信を保ったままタスクにできます。メモを参照してください。
• 電話と一緒にフォローアップを登録します。 連絡の 次の対応のタスクも作成 を使うと、電話を記録するときにタスクも作成されます。予定と連絡を参照してください。
• 毎朝一覧を受け取ります。 通知設定で 朝の ToDo メール をオンにすると、期限切れと今日が期限のものが届きます。
• 記憶ではなく習慣に従います。 見積書のフォローでは各フォローアップのタスクをいつに設定するかを、入金を早めるでは期日を過ぎた請求書について同じことを提案しています。

例

仕入先の都合で止まったタスク。 Siti Nadia は、Harbour Café の厨房用にタイルのサンプルを注文する必要があります。カフェの顧客レコードに、金曜日が期限のタスク「タイルのサンプルを注文」を投稿し、3 つのサブタスク（3 色を選ぶ、仕入先に見積りを依頼する、注文する）を付けます。火曜日、Siti は最初のサブタスクにチェックを入れ、仕入先に依頼します。待ち を その他の待ち にして 再確認日 を木曜日に設定したので、マイワーク ではタスクが 待機中 に移ります。木曜日にタスクは Siti の ToDo に戻ります。見積りが届いているので、Siti は注文して 完了にする を選択します。

電話の後に完了して次を登録。 10 月 19 日（月）、Daniel Lim のタスク「タイルの選択について Harbour Café に電話」が、カフェの厨房改装の商談で期限を迎えます。Daniel がオーナーの Ahmad Salleh に電話すると、タイルを実際に見たいとのことでした。Daniel は 完了して次を登録 を選択し、「タイルのサンプルをカフェに持参」と入力して 期限 を 10 月 22 日（木）にし、完了してタスクを作成 を選択します。最初のタスクは完了し、新しいタスクは Daniel が担当者として同じ商談にリンクされ、Daniel の マイワーク の 今後 7 日 に表示されます。

よくある質問

• タスクを複数の人に割り当てられますか？ できません。タスクの担当者は 1 人です。ほかの同僚には @ でメンションして状況を共有するか、それぞれ担当者を設定したサブタスクを追加してください。
• タスクのリマインダーを受け取るにはどうすればよいですか？ 期限 を設定してください。通常のタスクはその日の 09:00 に、緊急のタスクはさらに前日にもリマインドされます。優先度が 低 のタスクはリマインドされません。
• 完了にするを取り消せますか？ はい。表示されるメッセージの 元に戻す を選択するか、後からタスクで 再開 を選択します。
• 待ちのタスクは再確認日にどうなりますか？ 担当者の ToDo に「本日再確認」として表示されます。待ちが解消したら 待ち を 待ちなし にするか、より後の 再確認日 を選んでください。
• タスクを変更したり完了したりできるのは誰ですか？ タスクを書いた人、その担当者、他の人のアクティビティを管理 を持つ人です。本文を変更できるのは、書いた人とこのスイッチを持つ人だけです。
• お客様に関係しないタスクを作成できますか？ はい。マイワーク で タスクを作成 を選択するか、スペースに投稿します。どのレコードにも属さないタスクを閲覧できるのは、関係者と、書いた人および担当者の上司だけです。

関連ページ

• 活動
• 活動の投稿
• マイワーク
• 予定と連絡
• 見積書のフォロー