スペースの管理

このページは、スペースを作成したり管理したりする方向けです。スペースとは何か、誰が閲覧できるかについては、スペースを参照してください。

始める前に

• スペースを作成、参加、退出したり、スペースに投稿したりするには、ロールの アクティビティ の行に 閲覧と投稿 が必要です。
• スペースの担当者は、設定とメンバーを変更できます。他の人のアクティビティを管理 を持つ人も、すべてのスペースで変更できます。
• スペースを メンバーのみ にするか 全社 にするかを決めておきます。

スペースを作成する

1. サイドバーの スペース を選択し、新しいスペース を選択します。
2. 名前 を入力し、必要であれば 説明 を入力します。
3. 公開範囲 で メンバーのみ か 全社 を選択します。
4. メンバー で、最初に追加する同僚を選択し、スペースを作成 を選択します。

ご自身がスペースの担当者と最初のメンバーになります。追加した同僚のメッセージセンターには更新が届きます。

スペースに参加・退出する

1. スペース を選択し、スペースを開きます。
2. メンバーになるには スペースに参加 を選択します。メンバーをやめるには、··· を開いて スペースを退出 を選択し、確認画面で スペースを退出 を選択します。

全社 スペースには、ロールの アクティビティ で 閲覧と投稿 が付与されている人なら誰でも参加できます。メンバーのみ のスペースは、そのメンバーと 他の人のアクティビティを管理 を持つ人にだけ一覧表示され、後者は参加できます。誰かが参加または退出すると、スペースの全員にそのことを示す行が表示されます。担当者は、退出する前にスペースを引き継ぐ必要があります。メンバー限定スペースから退出すると、そのスペースは閲覧できなくなります。もう一度閲覧するには、追加されるか、再び参加する必要があります。

メンバーを追加・削除する

1. スペースを開き、メンバー の横にある メンバーを追加 を選択します。
2. 同僚を選択し、追加 を選択します。
3. 新たにアクセスできるようになる人がいる場合は、何かが変わる前に easySales がその人を一覧表示します。確定 を選択します。メンバーを元のままにする場合はキャンセルします。新たにアクセスできるようになる人がいない場合は、すぐに追加されます。
4. メンバーを外すには、名前の横の × を選択し、外す で確定します。

追加された人にはそれぞれ更新が届き、スペースにはその人の名前を示す行が表示されます。ここでご自身を追加したり外したりすることはできません。スペースに参加 と スペースを退出 を使います。担当者は、スペースを引き継ぐまで外せません。

設定を変更する

1. スペースを開き、スペースの設定 を選択します。
2. 名前、説明、状態（進行中 または 終了）を変更するか、新しい 担当者 を選択します。担当者は、すでにメンバーである必要があります。
3. 保存 を選択します。公開範囲 を メンバーのみ と 全社 の間で切り替えた場合は、先に easySales が、アクセスできるようになる人とできなくなる人を表示します。確定 を選択すると適用されます。

公開範囲 が表示されるのは、担当者であるメンバーか、他の人のアクティビティを管理 を持つメンバーだけです。全社スペースをメンバー限定に変更すると、スペース内のすべての内容がメンバー以外には閉じられます。

知っておきたいルール

• メンバーの追加と 公開範囲 の変更では、まず閲覧できる人が表示され、確定するまで何も変わりません。メンバーを外すときは確認を求められます。
• 新しいメンバーは、参加後に投稿されたものだけでなく、スペースにすでにあるすべての内容を閲覧できます。
• 追加できるのは、自社の有効なユーザーだけです。
• メンバーでない管理者は、メンバー限定スペースを閲覧できません。
• メンバー限定スペースの予定は、メンバー以外のカレンダーには表示されません。
• 終了したスペースは活動を保持しますが、新しい活動は受け付けません。スペースは削除できません。
• 参加、退出、メンバーの変更は、すべて自社の監査ログに記録されます。

この仕組みの理由

公開範囲を広げるときは、必ず先に表示します。 メンバーを追加したり、スペースを全社に公開したりすると、以前の返信を含むすべての履歴がその人たちに見えるようになります。名前の一覧を確認できるため、非公開の話し合いが届くべきでない人に届く前に気づけます。

参加と退出は、本人が行う、目に見える操作です。 管理者であっても、メンバー一覧からご自身をメンバーとして追加することはできません。参加するとスペースの全員に見える行が投稿されるため、気づかれずにメンバー限定スペースを読むことはできません。

スペースには必ず責任者がいます。 担当者は退出する前に引き継ぐ必要があるため、メンバーの追加、スペースの終了、スペースの内容への対応ができる人が常にいます。

削除せず、終了します。 終了したスペースは、新しい投稿を止めつつ、決定事項、タスク、ファイルを後で必要になる方のために残します。

効率よく使うコツ

• スペースの作成時に最初のメンバーを追加します。 後から 1 人ずつ追加するのではなく、新しいスペース の 1 回の操作で済みます。
• 休暇の前に引き継ぎます。 スペースの設定 で新しい 担当者 を選んでおけば、不在の間もほかの方がメンバーを管理できます。
• グループの仕事はタスクタブで管理します。 見出しの タスクを作成 でスペースにタスクを投稿し、完了済みを表示 で完了したものを表示できます。タスクを参照してください。
• メモはコピーせずに移動します。 スペースへ移動 を使うと、既存のスレッドを返信ごとスペースに移せます。スペースを参照してください。
• 一覧を短く保ちます。 終わったスペースは終了にします。状態 フィルターでは、ほかを選ばない限り 進行中 のスペースが表示されます。

例

Lim & Co は自社のショールームを改装しています。Mei Tan はメンバー限定スペース「Showroom refit」を作成し、Siti Nadia と Marcus Tan を追加します。2 週間後、Priya Nair が費用を管理する必要が出てきたため、Mei は Priya を追加します。プレビューには、Priya がスペース内のすべての内容にアクセスできるようになることが表示されます。Mei は確定します。

プロジェクトの終了。 ショールームは 11 月 2 日（月）に再オープンします。Mei は スペースの設定 を開き、状態 を 終了 にして 保存 を選択します。スペースにはすべてのメモとタスクが残りますが、誰も投稿できなくなります。また、状態 フィルターを 終了 または すべて にしない限り、スペース の一覧には表示されなくなります。

退出前の引き継ぎ。 Marcus は全社スペース「Trade fair 2026」を作成しましたが、別の役割に異動します。Marcus は スペースの設定 で、すでにメンバーである Siti を 担当者 に選び、保存 を選択します。これで スペースを退出 を選択できるようになります。

よくある質問

• スペースを削除するにはどうすればよいですか？ 削除はできません。スペースの設定 で 状態 を 終了 にします。内容は残り、新しい活動は受け付けなくなります。
• 自分が作成したスペースから退出できないのはなぜですか？ ご自身がそのスペースの担当者だからです。スペースの設定 でほかのメンバーを 担当者 に選んでから、スペースを退出 を選択してください。
• スペースの設定に「公開範囲」が表示されないのはなぜですか？ 変更できるのは、担当者であるメンバーか、他の人のアクティビティを管理 を持つメンバーだけです。
• スペースに追加した人にメールは届きますか？ スペースへの追加は優先度 低 の更新のため、本人または会社の通知設定で変更していない限り、メールでは送られません。通知設定を参照してください。
• 社外の人を追加できますか？ できません。メンバーにできるのは、自社の有効なユーザーだけです。
• メンバー限定スペースを後から全社に公開できますか？ できます。スペースの設定 で変更します。確定する前に、easySales がアクセスできるようになる人を表示します。

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