未回収残高

未回収残高 は、発行済みの請求書でお客様がまだ支払っていない額です。easySales はこれを各請求書の上部に 未収残高 として表示し、そこから請求書のステータスを判定し、期日超過かどうかを判断します。入金を記録するには、入金の記録を参照してください。

全体像

請求書の未回収額を減らすものは 3 つあります。

• 入金：領収書からのお金で、入金済み に計上されます。
• クレジット：その請求書に対して発行したクレジットノート、またはほかのクレジットノートから充当したクレジットです。お金は動かないため、入金済み は変わりません。
• 償却：入金時に償却した少額の残高、または貸倒処理した債権です。

つまり、未収残高 は 合計 から入金、クレジット、償却を差し引いた額です。請求書の上部には 合計、入金済み、未収残高、支払期日 が表示されます。明細行の下の合計欄には、該当する場合に クレジット充当 の行と 償却済み の行が加わり、入金とクレジット のセクションには残高を減らした各入金とクレジットノートが一覧表示されます。

しくみ

入金、クレジット、償却を記録したり取り消したりするたびに、easySales が残高とステータスを計算し直します。ステータスをご自身で設定することはありません。

• 未入金：まだ何も決済されていません。
• 一部入金：入金、クレジット、償却のいずれかで一部が決済され、残高があります。
• 入金済み：残高がなく、入金が含まれているか、クレジットが含まれていません。
• クレジット済み：残高がなく、クレジットが含まれ、入金は含まれていません。
• 償却済み：残高がなく、その一部が貸倒れとして償却されたままです。お客様のその部分の支払義務は残っており、取引明細書にも引き続き表示されます。

支払期日を過ぎても残高がある場合、請求書は期日超過になります。未収残高 が赤で表示され、請求書には超過日数が表示され、請求書 の一覧では支払期日の横に日数を示す赤いタグが付きます。支払期日が今日の請求書は、まだ期日超過ではありません。

ポイント

• 請求書が受け取れるのは未回収額までです。それを超える金額は、未消込額として顧客に残ります。
• 入金済みの請求書にもクレジットノートを発行できます。その場合、クレジットはクレジットノートに残り、ほかに充当するか返金できます。
• 貸倒処理の後に残高が残る場合、請求書は 一部入金 のままです。
• 顧客の 未回収 には、貸倒処理した債権は含まれません。お客様の取引明細書には引き続き表示されます。
• 支払期日のない以前の請求書は、期日超過になりません。新しい請求書には必ず支払期日があります。
• 入金で決済された請求書には「全額決済済み — 未回収はありません。」と表示され、クレジットが含まれる場合はクレジットされた額が表示されます。

用語

• 合計：税込みの請求書の全額で、請求書の発行時に確定します。
• 入金済み：その請求書に対して記録された入金です。
• 未収残高：入金、クレジット、償却を差し引いた、1 件の請求書の残りの額です。
• 未回収残高：請求書の一覧での同じ金額と、顧客ごとの請求書の合計額です。
• 支払期日：支払いが予定されている期日です。
• 期日超過：支払期日を過ぎ、まだ未回収残高がある状態です。

よくある誤解

• 一部入金の請求書は決済済みではありません。残りはまだ支払われるべき額です。
• クレジットノートは入金ではなく、返金はマイナスの入金ではありません。それぞれ独立した記録です。
• 1 件の請求書に複数回入金しても、請求書が複数になることはありません。同じ残高が減っていきます。
• 下書きの請求書は支払義務の対象ではありません。未収残高があるのは発行済みの請求書だけです。

表示場所

合計、入金済み、未収残高 は各請求書の上部に、入金とクレジットノートは 入金とクレジット にあります。1 社のお客様については、顧客の名前の下に 未回収 と 期日超過 が表示されます。複数の請求書の合計については、期日超過の督促を参照してください。

この仕組みの理由

残高は計算されるもので、入力するものではありません。 未収残高 の背後にある数値は、すべて領収書、クレジットノート、償却のいずれかの記録です。残高がどのように算出されたかをいつでもお客様に示すことができ、入金を削除したりクレジットの充当を解除したりすれば、残高は自動的に元に戻ります。

クレジットは現金ではありません。 クレジットノートはお金のやり取りなしにお客様の支払額を減らすため、入金済み には実際に受け取ったお金だけが計上されます。そのため 入金済み は銀行の記録と一致し、クレジット済み を見れば、何も回収せずに決済された請求書であることがひと目でわかります。

貸倒れは自社の売掛金から外れますが、お客様の口座からは消えません。 貸倒処理すると 未回収 と経過日数の集計から除かれるため、数値は回収を見込める額を示します。お客様の支払義務は残るため、取引明細書には引き続き表示され、後日の入金は回収として記録できます。

余分なお金は請求書ではなく、お客様に残ります。 請求書の残高がマイナスになることはありません。残高を超える金額は未消込額として顧客に残り、そこで確認したり、次の請求書に充当したり、返金したりできます。

効率よく使うコツ

• 請求書を 1 件ずつではなく、顧客で確認します。 顧客の 未回収 と 期日超過 は、その顧客の請求書を基準通貨で合計したもので、請求書 タブを開くと最初に 支払期日基準の経過日数 が表示されます。顧客の詳細を参照してください。
• 請求書の一覧ではなく、取引明細書を送ります。 顧客の 取引明細書 から、任意の期間の残高推移を記載した PDF を作成できます。取引明細書を参照してください。
• クレジットと現金を同じ操作で使います。 入金を記録 のダイアログで 利用可能なクレジット のクレジットノートにチェックを入れると、クレジットが先に使われ、入金額 は残りの額に減ります。入金の記録を参照してください。
• 数セントの不足は入金の記録時に消し込みます。 会社の上限内の不足額は 少額の残額 で償却でき、請求書はすぐに 入金済み になります。入金差額の記録を参照してください。
• 顧客に残っているお金を活用します。 領収書の 請求書に消込 で、未消込額をお客様の次の請求書に充当できます。未消込額の利用を参照してください。

例

いずれの例も GST 9% を含みます。

未入金の請求書をクレジットする

Harbour Café への請求書 INV-10000090 は SGD 500.00 と GST SGD 45.00 で合計 SGD 545.00、まだ入金はありません。価格が誤っていたため、Mei Tan は理由 Over-invoiced（過大請求）で SGD 545.00 全額のクレジットノートを発行します。表示される内容は次のとおりです。

1. クレジットノートは発行時に SGD 545.00 を INV-10000090 に充当します。クレジットだけで決済されたため、未収残高 は SGD 0.00、ステータスは クレジット済み になります。
2. 後でそのクレジットの 充当を解除 を選択すると、INV-10000090 の未回収額は再び SGD 545.00 になり、クレジットノートには残高 SGD 545.00 と表示されます。この請求書は入金を受け取っていないため、このクレジットは返金できません。代わりに、請求書に充当し直してください。

クレジットと現金で支払う

Harbour Café には、クレジットノート CN-10000007 に SGD 218.00 のクレジットが残っています。新しい請求書 INV-10000095 は SGD 300.00 と GST SGD 27.00 で合計 SGD 327.00 です。カフェは差額を振り込みます。

1. Mei は INV-10000095 を開いて 入金を記録 を選択し、利用可能なクレジット で CN-10000007 にチェックを入れます。クレジットが先に使われ、入金額 は SGD 109.00 に変わります。
2. 日付と銀行の参照番号を入力し、入金を記録 を選択します。

INV-10000095 は 入金済み になります。SGD 218.00 のクレジットと SGD 109.00 の現金で決済され、入金が含まれているからです。クレジットで請求書全体を賄えた場合は クレジット済み になり、領収書は記録されません。

一部入金の後、数セント不足する

Harbour Café への INV-10000102 は SGD 1,200.00 と GST SGD 108.00 で合計 SGD 1,308.00 です。

1. 11 月 3 日、カフェが SGD 800.00 を支払います。請求書は 一部入金 になり、未収残高 は SGD 508.00（1,308.00 − 800.00）です。
2. 11 月 20 日、カフェが SGD 507.95 を支払います。Daniel Lim はこれを記録し、少額の残額 で残りの SGD 0.05 にチェックを入れて 端数 を選びます。

請求書は 入金済み になります。合計欄には 入金済み SGD 1,307.95（800.00 + 507.95）、償却済み SGD 0.05、未収残高 SGD 0.00 と表示されます。

貸倒れの一部を回収する

以前のお客様への INV-10000088 は SGD 2,000.00 と GST SGD 180.00 で合計 SGD 2,180.00 です。お客様は SGD 1,000.00 を支払った後、連絡が取れなくなりました。数か月後、Daniel は残りの SGD 1,180.00 を貸倒処理します。請求書は 償却済み になり、顧客の 未回収 には SGD 1,180.00 が含まれなくなりますが、お客様の取引明細書には引き続き表示されます。

SGD 500.00 が入金されると、Daniel は貸倒処理で 回収を記録 を選択します。領収書が記録され、SGD 680.00（1,180.00 − 500.00）は償却されたままなので、請求書は引き続き 償却済み です。2,180.00 − 入金済み 1,500.00 − 償却済み 680.00 = 0.00 となります。貸倒処理を参照してください。

よくある質問

• 請求書の未収残高はどのように計算されますか？ 合計 から、入金額、充当したクレジット、償却額を差し引いた額です。SGD 1,308.00 の請求書で SGD 1,307.95 が入金され、SGD 0.05 が償却された場合、未収残高は SGD 0.00 です。
• 残高は減ったのに、入金済みの額が変わらないのはなぜですか？ その請求書にクレジットノートが充当されたためです。クレジットはお金を伴わずに残高を減らすため、入金済み ではなく クレジット充当 として表示されます。クレジットノートを参照してください。
• 支払期日が今日の請求書は期日超過ですか？ いいえ。支払期日には「本日が期日」と表示され、残高が残っていれば翌日に期日超過になります。
• 請求書の残高がマイナスになることはありますか？ いいえ。残高を超える入金は未消込額として顧客に残り、残高を超えるクレジットはクレジットノートに残ります。未消込額の利用を参照してください。
• 貸倒処理の後も請求書が一部入金のままなのはなぜですか？ 残高の一部だけを償却したため、まだ支払われるべき額があるからです。残りがなくなると、請求書は 償却済み になります。
• 顧客の未回収が取引明細書の期末残高より少ないのはなぜですか？ 貸倒処理した後も回収を続けている債権は 未回収 から除かれますが、お客様の取引明細書には残り、その差額も明細書に記載されます。取引明細書を参照してください。
• 取り消した請求書に未収残高は残りますか？ いいえ。取消を行うと請求書全額のクレジットノートが発行されるため、未収残高 は 0 になり、請求書は 取消済み になります。一覧の 未回収額の合計 からも外れます。請求書の取消を参照してください。

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