連絡先の作成

法人顧客でやり取りする人物ごとに連絡先を追加します。顧客ページから追加すると、顧客と住所が自動で入力されるため最も手早く作成できます。

始める前に

Contact（連絡先）モジュールの Add（追加）と Edit（編集）の権限、顧客を選択するための Account（顧客）モジュールの List（一覧）権限、担当者を選択するための User（ユーザー）モジュールの List 権限が必要です。個人顧客にはすでに唯一の連絡先があるため、ここでは候補に表示されません。

手順

1. 顧客を開いて 連絡先 タブの 新規連絡先 を選択します。または、サイドバーで 連絡先 を選択し、新規連絡先 を選択します。
2. 詳細 で 氏名 を入力します。必要に応じて 敬称 と 役職 を入力します。
3. 顧客 を確認します。連絡先の一覧から始めた場合は顧客を選択します。
4. 連絡先の担当者 を確認します。既定ではご自身です。
5. 入力中に 氏名、メールアドレス、電話番号 の下に警告が表示されたら内容を確認します。別の人物である場合にだけ続行してください。重複の警告を参照してください。
6. 連絡手段 で、わかっている メールアドレス、電話番号、携帯電話、FAX を入力します。
7. 郵送先住所 を確認します。顧客から始めた場合は顧客の請求先住所がコピーされています。この人物が別の場所で勤務している場合は変更してください。
8. 必要に応じて 個人情報、追加情報 の必須項目を入力し、必要であれば 備考 を入力します。
9. 連絡先を作成 を選択します。

操作後の状態

easySales がその顧客の下に連絡先を作成して開きます。顧客の 連絡先 タブにこの人物が表示されるようになります。この人物宛てに見積書や請求書を作成したり、この人物との活動を記録したりできます。

知っておきたいルール

• 氏名、顧客、連絡先の担当者 は常に必須です。自社の設定によっては、追加情報 のほかの項目も必須になります。
• 見積書と請求書の宛先は、この 郵送先住所 です。すべて空欄にすると、代わりに顧客の請求先住所が使われます。
• 顧客からコピーされた住所は複製です。後で顧客の請求先住所を変更しても、この住所は変わりません。
• メールアドレス、電話番号、住所は長さだけがチェックされ、形式はチェックされません。正確に入力してください。
• 個人情報 セクションは、自社で個人情報を表示する設定にしている場合にだけ表示されます。
• マーケティングの拒否は、連絡先を作成した後に連絡先ページで記録します。

この仕組みの理由

人物ごとに連絡先を作ると、書類とフォローアップが個人に届きます。 見積書は承認する方に、請求書は支払う方に届き、電話はそれぞれ話した相手に対して記録されます。すべての集計は引き続き顧客で行われます。

新しい連絡先を追加できるのは法人顧客だけです。 個人顧客は 1 人の人物で、連絡先と一緒に作成されます。そこに 2 件目の連絡先があると、誰がお客様なのかがわからなくなるため、顧客 欄の候補には法人顧客だけが表示されます。

空欄の住所は顧客の住所に従います。 お客様の本社で勤務する方の場合は、郵送先住所 を空欄のままにしてください。その方の書類には顧客の請求先住所が使われ、お客様が移転した後もそれに従います。支店など別の場所で勤務する方の場合にだけ入力してください。

効率よく使うコツ

• 顧客から始めます。 顧客の 連絡先 タブの 新規連絡先 では 顧客 と住所が入力され、キャンセルすると顧客ページに戻ります。
• 本社勤務の方はコピーされた住所を消去します。 郵送先住所 をすべて空にすると、その方は常に顧客の請求先住所を使います。
• 新しい担当者にすぐ見積書を作成します。 連絡先の 見積書 タブの 新規見積書 では、その方が選択された状態で見積書が始まります。見積書の作成を参照してください。
• まとめて追加します。 データのインポートでは、.xlsx または .csv ファイルから各顧客の下に連絡先を作成できます。

例

Mei Tan は Harbour Café Pte Ltd を開き、連絡先 タブの 新規連絡先 を選択します。顧客 にはすでに Harbour Café Pte Ltd と表示され、郵送先住所 にはカフェの住所が入っています。

「Ahmad Salleh」と入力し、敬称 を選び、携帯電話を入力して 連絡先を作成 を選択します。Ahmad の連絡先ページが開き、カフェの 連絡先 タブにも表示されるようになります。

共有の代表番号。 Mei はカフェの経理担当 Siti Rahim を追加し、電話番号 にカフェの代表番号 6234 5678 を入力します。電話番号 の下に警告が表示されます：「Grace Wong」という名前のレコードがすでに存在します。 担当者：Mei Tan。Grace も同じ事務所の番号を登録していますが、Siti は別の人物なので、Mei はそのまま続けて 連絡先を作成 を選択します。

本社勤務の担当者。 Siti はカフェの本店で勤務しているため、Mei は保存する前に、コピーされた 郵送先住所 の 5 つの項目をすべて消去します。後に Harbour Café が移転し、Priya が顧客の請求先住所を更新すると、Siti 宛ての新しい請求書には、Siti の連絡先を誰も編集しなくても新しい住所が印刷されます。

よくある質問

• 1 件の連絡先を複数の顧客に所属させられますか？ できません。各連絡先は 1 件の顧客に属します。2 つの会社の立場でやり取りする方の場合は、それぞれの顧客の下に連絡先を追加してください。
• 個人顧客に連絡先を追加できますか？ できません。個人顧客の連絡先はその人物自身の 1 件だけで、顧客 欄の候補には法人顧客だけが表示されます。
• 新しい連絡先に顧客の住所が入っているのはなぜですか？ 顧客から始めると、顧客の請求先住所が 郵送先住所 にコピーされます。変更するか、消去して顧客の請求先住所に従わせてください。
• 連絡先の担当者が最初から入力されているのはなぜですか？ 初期値はご自身です。この方とやり取りする同僚が別にいる場合は、その同僚を選択してください。
• 連絡先の作成時にマーケティングの拒否を記録できますか？ できません。連絡先を作成してから、連絡先ページの マーケティング同意を記録 を使用してください。連絡先の詳細を参照してください。

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