見積書のフォロー
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見積書が受注に至らない原因は、価格よりも、誰もフォローしなかったことにある場合が少なくありません。お客様が忙しかった、聞きそびれた疑問があった、単に忘れていた、といった理由です。この記事では、しつこくならずに粘り強くフォローするリズム、各段階で伝えること、見積書の反応が止まったときに easySales がどのようにリマインドするかを紹介します。
基本の進め方
見出し：基本の進め方送付するときにフォローの約束をする。 「金曜日にお電話してご不明点を伺います」とお伝えしておけば、次の電話はお客様にとって予定どおりの連絡になり、邪魔になりません。
毎回、新しい情報を添える。 「その後いかがでしょうか」だけでは、お客様は答えようがありません。想定される疑問への回答、選択肢、日付などを添えたフォローのほうが、返信しやすくなります。
ほとんどの見積書に合うリズム：
| 時期 | 内容 | 目的 |
|---|---|---|
| 送付後 2〜3 日目 | 電話または短いメール | 届いたか、内容がわかりにくくないかを確認し、質問に答える |
| 7 日目 | 役立つ情報を添えたメール（別案、類似事例の写真、納期） | 検討を前に進める |
| 14 日目 | 電話でご判断をお願いする | 状況と、障害になっていることを確認する |
| 有効期限の数日前 | 有効期限まで価格を維持する旨のご連絡 | 判断する自然なきっかけをつくる |
| 有効期限後 | 案件をいったん終了する旨の、丁寧な最後のご連絡 | 可否いずれかのご回答をいただく |
障害を尋ねる。 「ご発注にあたって、何か気がかりな点はございますか？」と尋ねると、価格、時期、まだ同意していない社内の方など、本当の懸念が出てきます。わかれば対処できます。
見切りどきを知る。 4〜5 回連絡しても返信がなければ、見積書を失注として閉じ、理由を記録します。はっきりした「見送り」のほうが、決して受注しない商談で埋まったパイプラインよりも価値があります。また、丁寧な最後のご連絡をきっかけに、ご回答をいただけることもよくあります。
easySales での操作
見出し：easySales での操作- 送付済みにする。 見積書を送付したら、PDF を選択して 顧客に送付済み にチェックを入れます。最新の記録が送付日になり、フォローアップのリマインダーはこの日から数えます。送付済みにするを参照してください。
- ToDo にリマインドさせる。 送付済みの見積書について、自社で設定した日数のあいだ顧客との連絡や面談がないと、営業担当者の ToDo に表示されます。まだ送付済みになっていない見積書と、7 日以内に有効期限が切れる見積書も表示されます。日数は システム設定 → 通知 で設定します。メッセージセンターを参照してください。
- すべての連絡を記録する。 電話やメールは、見積書、その商談、または顧客の連絡先に連絡として記録します。記録するとフォローアップのリマインダーが消え、何を話したかが同僚にもわかります。社内メモは連絡に含まれません。次の対応のタスクも作成 にチェックを入れれば、次のフォローも同時に登録できます。予定と連絡を参照してください。
- 商談に次のステップを置いておく。 未完了のタスクも今後の予定もない進行中の商談は、担当者の ToDo と、チームビューの 次のステップなし に表示されます。チームビューを参照してください。
- 見積書をフォローする と、見積書に動きがあったときにメッセージセンターに更新が届きます。書類のフォローを参照してください。
- 結果がわかったら閉じる。 ··· メニューの 承諾 または 不採用 でご回答を記録します。パイプラインボードでは、失った商談を 失注 にして 失注理由 を記録しておくと、後から失注の理由を振り返れます。
そのまま使える文例
見出し：そのまま使える文例2〜3 日目：届いたかの確認
件名：お見積書（QN-10000125）の件
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。
先日お送りしたカウンター・照明工事のお見積書（QN-10000125）は、無事お手元に届いておりますでしょうか。 内容にわかりにくい点や、変更をご希望の点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
引き続きよろしくお願いいたします。
7 日目：役立つ情報を添える
件名：カウンター用オーク材の納期について（QN-10000125）
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。
ご検討の参考に、一点お知らせいたします。カウンターに使用するオーク材は納期に 3 週間かかるため、11 月 6 日までにご発注いただければ、12 月のご開店前に設置を完了できます。 また、昨年弊社で製作した同様のカウンターの写真を 2 枚添付いたしましたので、あわせてご覧ください。
何卒よろしくお願いいたします。
14 日目：ご判断のお願い（電話の後にメール）
件名：本日のお電話のお礼（QN-10000125）
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。 本日はお電話にてお時間をいただき、ありがとうございました。
お話しのとおり、照明については共同経営者の方のご意見をお待ちとのことですので、お見積りは 11 月 20 日まで現在の内容で有効といたします。11 月 9 日（月）に改めてお電話いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
有効期限の前に
件名：お見積書（QN-10000125）有効期限のご案内
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。
お見積書 QN-10000125 の有効期限は、11 月 20 日（金）となっております。 この価格でご発注いただける場合は、本メールにご返信いただくだけで結構です。
何卒よろしくお願いいたします。
最後のご連絡
件名：カウンター・照明工事のお見積りについて
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。
カウンター・照明工事の件につきまして、その後ご連絡をいただいておりませんので、今回は時期が合わなかったものと判断し、いったん本件を終了させていただきます。 状況が変わりましたら、いつでもお見積りを更新いたしますので、お気軽にお声がけください。
今後ともよろしくお願いいたします。
よくある質問
見出し：よくある質問- 見積書を送った後、フォローまでどのくらい待つべきですか？ 最初の連絡は 2〜3 日後、その後はおよそ 1 週間おきです。最初のフォローは、送付時にお約束しておきます。
- 見積書のフォローは何回すべきですか？ 3〜4 週間で 4〜5 回、毎回新しい情報を添えて連絡し、最後に案件を終了する旨をお伝えします。
- しつこいと思われないフォローのコツは何ですか？ 毎回、回答、選択肢、納期など役立つものを添え、「ご判断いただけましたか」ではなく、障害になっていることを尋ねます。
- easySales は見積書のフォローをリマインドしてくれますか？ はい。送付済みの見積書に、自社で設定した日数のあいだ連絡の記録がないと ToDo に表示されます。有効期限が近い見積書も表示されます。送付済みにするを参照してください。
- フォローアップのリマインダーが消えたのはなぜですか？ 見積書、その商談、またはその連絡先に誰かが連絡を記録したか、顧客の連絡先と面談したか、見積書が 有効 でなくなったためです。ToDo の項目は、原因に対応するとすぐに消えます。
- 見積書の有効期限が切れたらどうすればよいですか？ お知らせが表示され、有効 のままです。最後のご連絡を送り、お客様から連絡があれば、今日の価格で新しい見積書に複製します。見積書の複製を参照してください。
- お客様から返事がない場合、見積書は不採用にすべきですか？ はい。最後のご連絡を送った後で不採用にします。商談は 失注 にし、No decision（判断保留）などの理由を選びます。