見積書や請求書をお客様に送る

PDF は easySales が作成し、送付はご自身のメールやメッセージアプリから行います。ファイルの取得は 2 回のクリックで済み、チェックを 1 つ入れるだけで送付したことを easySales に記録でき、見積書のフォローアップのリマインダーが始まります。

手順

1. 見積書または請求書を開き、PDF を選択します。PDF を表示したウィンドウが開きます。
2. ダウンロード を選択し、お客様へのメールやメッセージにファイルを添付します。スマートフォンでは、共有 でメールやメッセージアプリに直接渡せます。
3. 顧客に送付済み にチェックを入れます。有効 の見積書と発行済みの請求書に表示され、送付したことが書類のタイムラインに記録されます。後で送る場合は、そのときにもう一度 PDF を開いてチェックを入れます。

役立つ理由

お客様が受け取るのは、その時点のレコードから作成された自社デザインの PDF です。そのため、メールの数字は easySales の数字と一致します。送付済みの記録は、フォローアップのリマインダーが日数を数え始める日です。自社で設定した日数の間に誰もお客様との電話や打ち合わせを記録しなければ、その見積書は営業担当者の ToDo に表示されます。タイムラインの記録があれば、受信トレイを探さなくても、書類を開いた誰もが「いつ送ったか」を確認できます。

例

Mei Tan は Harbour Café 向けの QN-10000125 を確定し、PDF を選択してファイルをダウンロードし、Grace Wong にメールで送ります。顧客に送付済み にチェックを入れると、ヘッダーに 送付済み と今日の日付が表示されます。

1 か月後、Mei は INV-10000319 を発行します。SGD 2,000.00 に GST 9% の SGD 180.00 を加えた、合計 SGD 2,180.00 です。PDF を選択してファイルをダウンロードし、カフェの経理担当にメールで送って 顧客に送付済み にチェックを入れます。後日カフェから届いていないと言われたとき、Daniel Lim は請求書を開き、タイムラインでいつ送ったかを確認できます。

よくある質問

• ファイルではなくリンクをお客様に送れますか？ 送れません。PDF のアドレスは、自社の easySales にログインしていて、その書類を表示できる人しか開けません。ファイルそのものを送ってください。
• 下書きの請求書を送って、先に支払いをお願いできますか？ できます。下書きは PF- 番号付きの PROFORMA INVOICE（仮請求書）として印刷されるため、お客様が正式な請求書として記帳することはありません。請求書の PDFを参照してください。
• お客様の未払い分をまとめて送るにはどうすればよいですか？ 顧客ページで 取引明細書 を選択すると、請求書、入金、クレジットをまとめた 1 つの PDF になります。取引明細書を参照してください。
• PDF をダウンロードすると見積書は送付済みになりますか？ なりません。送付済みになるのは、顧客に送付済み にチェックを入れたときだけです。

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