書類とテンプレート

書類とは、お客様や仕入先が受け取る PDF のことです。easySales は要求されるたびにレコードから新しく作成するため、PDF には常にレコードの現在の内容が表示されます。書類の見た目はテンプレートが、書類の内容はレコードが決めます。

しくみ

easySales が作成する書類は次のとおりで、それぞれレコードを扱う画面のボタンから作成します。

• 見積書と請求書は、それぞれのページの PDF から作成します。
• クレジットノートは PDF から作成します。
• 領収書は PDF をダウンロード から作成します。領収書は顧客に属し、複数の請求書を支払えるため、1 件の領収書から、支払ったすべての請求書を記載した 1 つの PDF が作成されます。
• 取引明細書は、顧客の 取引明細書 から、選択した 期間 について作成します。
• 発注書と納品書は、それぞれのページの PDF から作成します。

各 PDF は 3 つの要素で決まります。レターヘッド は、すべての書類に印刷されるヘッダーとフッターで、ロゴ、会社名、住所、登録番号が入ります。デザイン は請求書、見積書、発注書、納品書のレイアウトで、組み込みデザインを使う、フォームで設計する、Wordファイルをアップロードする のいずれかです。クレジットノート、領収書、取引明細書は、レターヘッド付きの組み込みデザインを使用します。レコード は、お客様、日付、明細行、税、合計、ステータスを提供します。

ポイント

• easySales が作成するのは PDF だけです。Word ファイルはデザインを用意する方法の 1 つで、作成される書類は PDF です。
• 下書きの請求書は仮請求書として印刷され、見出しは PROFORMA INVOICE です。発行後は、デザインで設定した表題が印刷されます。自動（税務登録に基づく） の場合は、自社の税務登録に応じた表題になります。たとえばシンガポールでは、自社が登録済みで請求書に課税対象の明細行がある場合は TAX INVOICE、それ以外は INVOICE です。表題は発行時に確定します。
• PDF を要求してもレコードは何も変わらず、デザインを変更してもレコードが変わることはありません。
• 新しいデザインは、それ以降に印刷するすべての PDF に使われ、過去の書類の再印刷にも適用されます。ただし、発行済みの請求書には、その請求書自体の番号、明細行、金額、表題と、発行時の名称と住所が印刷されます。
• 新しいデザインは、これを使う を選択したときにだけ適用されます。置き換えられたデザインは バージョン履歴 に残り、復元 で元に戻せます。
• 請求書の支払額が印刷された合計と異なる場合、組み込みデザインとフォームのデザインでは、その差額が合計の下に Rounding の行として印刷されます。Word のデザインでは、ファイルに Rounding の行がある場合にだけ印刷されます。Word の請求書デザインに Rounding の行がない場合、easySales は警告を表示しますが、そのまま使用することもできます。
• 印刷される日付は、ご自身ではなく自社のタイムゾーンに従います。
• 標準テンプレートは保存済みの文面で、適切な権限を持つ方が追加、変更、削除できます。すでに使用した書類には、そのときの文面がそのまま残ります。
• 発注書 と 納品書 のデザインのカードは、自社でそれらのモジュールを利用している場合にだけ表示されます。

用語

• レターヘッド：すべての書類に印刷されるヘッダーとフッターです。
• 会社情報ブロック：どのレターヘッドを使っても、すべての書類に印刷される会社名と各行です。空欄の場合は、ライセンスの情報が使われます。
• デザイン：請求書、見積書、発注書、納品書のレイアウトです。組み込みデザイン、フォームで入力したデザイン、アップロードした Word ファイルがあります。
• 標準テンプレート：取引条件などの保存済みの文章で、書類の本文に適用します。
• 仮請求書：下書きの請求書を印刷したもので、まだタックスインボイスではありません。
• Rounding の行（端数調整の行）：請求書の合計の下にある行で、印刷された合計と支払額の差額を示します。

よくある誤解

• 保存した PDF を編集しても、easySales のレコードは変わりません。
• デザインで誤った数値を訂正することはできません。数値はレコードから取得されます。
• 標準テンプレートは文章で、レイアウトではありません。
• 下書きの請求書をプレビューしても、発行はされません。
• easySales は書類をメールで送信しません。PDF を保存して、ご自身で送ってください。

表示場所

ボタンは、上記のとおり各レコードにあります。レターヘッドとデザインは システム設定 → 書類設定 にあります。標準テンプレートは システム設定 → 標準テンプレート にあります。書類を参照してください。

この仕組みの理由

PDF はレコードから作成されるため、正しい内容は常に 1 つです。 easySales は、レコードと食い違うおそれのある保存済みのコピーを持ちません。PDF には要求した時点のレコードの内容が、最新の入金とクレジットを含めて表示されます。誤りを直すにはレコードを直し、発行済みの請求書ならクレジットノートを発行します。PDF を編集することはありません。

会社全体で 1 つのデザインを使います。 どの営業担当者の見積書と請求書にも同じレターヘッド、レイアウト、取引条件が入るため、お客様は 1 つの会社として取引できます。デザインは書類ごとに選ぶのではなく、書類設定 で一度設定します。

ご自身が指示するまで、何も適用されません。 新しいデザインは これを使う の前にプレビューでき、以前のデザインは バージョン履歴 に残ります。Word ファイルの誤りが確認されないままお客様に届くことはなく、いつでも元に戻せます。

文面はリンクではなくコピーされます。 標準テンプレートを適用すると、その文面が書類にコピーされます。後でテンプレートを変更または削除しても、お客様の手元にある見積書や請求書が変わることはありません。

効率よく使うコツ

• 自社の取引条件を既定にします。 見積書または請求書のテンプレートで この種類の新しい書類の既定の条件にする を選択すると、新しい書類の 取引条件 がその文面で始まります。標準テンプレートを参照してください。
• 別の文面をワンクリックで選びます。 条件欄の下の テンプレートから挿入 で別のテンプレートに差し替えられ、元に戻す で以前の文面に戻せます。標準テンプレートを参照してください。
• Word のデザインはサンプルから始めます。 サンプルをダウンロード で編集してアップロードできる Word ファイルが手に入るため、一から作成する必要はありません。レターヘッドとデザインを参照してください。
• 会社情報ブロックは一度だけ入力します。 レターヘッドのカードの 会社情報ブロックを編集 で、どのレターヘッドを使ってもすべての書類に印刷される会社の行を設定できます。
• 請求書の束の代わりに取引明細書を送ります。 顧客の 取引明細書 で、期間 内に請求、入金、クレジットされた内容を 1 つの PDF にまとめられます。取引明細書を参照してください。

例

自動で入る取引条件。 Lim & Co は、受注時に合計の半額をお願いしています。Daniel Lim は「Deposit terms」という見積書のテンプレートを「50% deposit on acceptance, balance on handover」という文面で保存し、この種類の新しい書類の既定の条件にする を選択します。Mei Tan が次に作成する Harbour Café 宛ての見積書は、この文面で始まります。見積書は税抜 SGD 20,000.00 に GST 9% の SGD 1,800.00 を加えた合計 SGD 21,800.00 で、カフェが支払う着手金は SGD 10,900.00（SGD 21,800.00 の 50%）です。後で Daniel がテンプレートを 40% に変更しても、送付済みの見積書は 50% のままです。

年の途中でロゴを変更する。 Lim & Co は 7 月にロゴを変更します。Daniel はレターヘッドのカードで新しいロゴをアップロードし、結果をプレビューして これを使う を選択します。Mei が 3 月に発行した INV-10000318 をプレビューすると新しいロゴが表示されますが、番号、明細行、金額、TAX INVOICE の見出し、カフェの住所は発行時のままです。

よくある質問

• easySales ではどの書類を印刷できますか？ 見積書、請求書、クレジットノート、領収書、取引明細書、発注書、納品書を、それぞれのレコードのボタンから PDF で作成できます。書類を参照してください。
• 請求書に自社の Word テンプレートを使えますか？ 使えます。システム設定 → 書類設定 で、請求書 のカードの 変更 を選択し、Wordファイルをアップロードする を選びます。見積書、発注書、納品書も同じ方法で設定できます。
• デザインを変更すると、送付済みの請求書も変わりますか？ お客様の手元にある控えは変わりません。再印刷には新しいレイアウトが使われますが、発行済みの請求書の番号、明細行、金額、表題、発行時の住所はそのままです。
• 以前の請求書のデザインに戻せますか？ 戻せます。デザインのカードで バージョン履歴 を開き、戻したいバージョンの 復元 を選択します。
• デザインと標準テンプレートの違いは何ですか？ デザインは書類全体のレイアウトです。標準テンプレートは、取引条件などの文面で、書類の本文欄の 1 つに入れます。
• 標準テンプレートを編集すると、過去の見積書も変わりますか？ 変わりません。文面は適用時に各書類にコピーされているため、それらの書類の文面はそのままです。
• クレジットノートや領収書に独自のデザインを使えますか？ 使えません。レターヘッドと会社情報ブロック付きの組み込みデザインを使用します。

関連ページ

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