見積書の確定

新しい見積書は、すべて 下書き から始まります。内容に問題がなければ確定します。見積番号が付き、有効 の状態になって、お客様に送付できるようになります。このページは、見積書を作成する営業担当者を対象としています。

始める前に

• その見積書に対する Quote（見積書）モジュールの View（閲覧）と Edit（編集）の権限が必要です。
• 見積書が 下書き である必要があります。画面には「この見積書は下書きです。送付・承諾・請求書作成の前に確定して見積番号を付けてください。」と表示されます。
• 先に明細行、合計、条件を確認してください。PDF のプレビューも可能です。下書きの PDF には DRAFT の透かしが入ります。

手順

1. 下書きの見積書を開きます。
2. ページ上部の 確定 を選択します。
3. 見積書を確定 で 見積日 を確認します。初期値は今日の日付です。
4. 見積日をさかのぼる場合は、より前の日付を選択します。今日の日付を使用 を選択すると今日の日付に戻ります。
5. 自社で見積書を承認待ちにする設定をしている場合は、必要に応じて 承認者へのメモ を入力します。
6. 確定 を選択します。

操作後の状態

• 見積書に QN- の番号が 見積番号 として付き、有効 になり、「… として確定しました」と表示されます。下書きには戻せません。
• それまでの QD- の番号は、下書き番号 としてページに残ります。
• 見積件名 が下書き番号のままだった場合は見積番号に変わり、ご自身で入力した件名はそのまま残ります。
• 見積日 はページに表示され、PDF に印刷されます。
• 有効期限 は見積日に合わせて移動し、下書きで設定していた日数が保たれます。有効期限のない下書きは、確定後も有効期限なしのままです。
• これでプレビューして送付する、送付済みにする、承諾または不採用にする、請求書を作成する、といった操作ができます。

自社の承認ルールによって見積書が承認待ちになった場合、見積書はまだ確定されていません。ページには 承認を申請しました と表示され、見積書は 承認待ち となり、承認者が 承認して発行 を選択するまで QN- の番号は付きません。書類の承認を参照してください。

知っておきたいルール

• 見積日は今日より後にはできません。
• 確定済みの最新の見積書より前の日付を選択すると、連番が日付順にならないという警告が表示されます。そのまま確定することもできます。
• 有効期限は日付ではなく日数が保たれます。有効期間 30 日の下書きは、有効期限の日付をご自身で入力した場合でも、見積日から 30 日間有効になります。
• 下書きを削除しても QN- の番号は消費されないため、見積番号に欠番は生じません。
• 改訂の下書きを確定すると、QN-10000125-R1 のように次の改訂番号が付き、旧版は 差し替え済み になります。
• 見積書の一覧は、開いたときに 下書き と 有効 の見積書を表示します。下書きは、サイドバーの有効な見積書の件数や、商談の契約金額の集計には含まれません。

この仕組みの理由

番号は、提案が正式なものであることを示します。 下書きは作業中のものです。QN- の番号は、責任を持って行う提案であることを示します。番号が付くのは確定した見積書だけなので、下書きを削除しても欠番は生じず、QN- の番号はすべて実際に作成した見積書のものになります。

下書きには戻せません。 一度付いた番号は使用済みです。お客様がすでにその番号を受け取っているかもしれません。下書きに戻すと、見積書のない番号が残ってしまいます。提案内容を変更する場合は、編集するか改訂してください。

日付はさかのぼれますが、未来にはできません。 見積日は提案を行った日です。先週現地で価格を合意し、今日確定する場合は、その日付にできます。未来の日付にすると、まだ行っていない提案に日付を付けることになります。

有効期間は日付とともに移動します。 「30 日間有効」とは、提案から 30 日間という意味です。固定の日付ではなく日数を保つことで、1 週間遅れて確定した見積書も、意図した期間だけ有効になります。

効率よく使うコツ

• 確定する前に PDF を確認します。 PDF は下書きでも使用でき、DRAFT の透かし付きで表示されるため、番号が付く前にお客様とレイアウトや金額を確認できます。見積書の PDFを参照してください。
• 確定待ちの下書きを見つけます。 見積書の一覧は 下書き と 有効 の状態で開くため、未完成の下書きが表示されます。承認者は代わりに 自分の承認待ち で絞り込めます。
• 承認者へのメモを残します。 見積書が承認待ちになったとき、粗利率が低い理由などを 承認者へのメモ に短く書いておくと、問い合わせのやり取りを省けます。
• 確定後に有効期限を修正します。 お客様が固定の最終日を必要としている場合は、有効 の見積書で 有効期限 を編集して保存します。見積書の編集を参照してください。

例

Mei Tan は月曜日に Harbour Café の内装工事の見積書を準備し、有効期間 30 日の下書き QD-10000042 として保存します。水曜日に Grace Wong と電話で下書きの PDF を確認し、確定 を選択します。見積日 には水曜日の日付が表示されるので、もう一度 確定 を選択します。見積書は QN-10000125 となり、有効 で、水曜日から 30 日後に有効期限を迎えます。

固定の有効期限。 10 月 1 日、Mei は Kelvin Ong 向けの下書きを作成し、仕入先の価格が 10 月 31 日まで有効なため、有効期限 を 10 月 31 日（30 日間）に設定します。10 月 6 日に確定すると、有効期限は 30 日間が保たれて 11 月 5 日（10 月 6 日 + 30 日）に移動します。Mei は 有効期限 を 10 月 31 日に戻して保存します。

承認待ちになった見積書。 Lim & Co の見積書の承認ルールは 粗利率が次未満 25% です。Mei の下書きには 2 行あります。バンケットシート 4 × 1,250.00（原価は 1 台 950.00）と、原価のないデザイン料 1,000.00 です。Mei が確定すると、ページに 承認を申請しました と表示され、承認履歴 には理由として 粗利率が不明：単価はあるが原価のない明細がある と表示されます。Daniel Lim が 自分の承認待ち でこの見積書を見つけ、承認して発行、続いて 承認する を選択すると、そのとき初めて QN- の番号が付きます。 Mei がデザイン料に原価 400.00 を入力していれば、粗利率は (6,000.00 − 4,200.00) ÷ 6,000.00 = 30% で 25% 未満ではないため、見積書はすぐに確定されていました。

よくある質問

• 下書きの見積書をお客様に送れますか？ DRAFT の透かし付きの PDF をプレビューすることはできますが、送付済みにすること、承諾すること、請求書を作成することはできません。先に確定してください。
• 見積書の確定を取り消せますか？ 取り消せません。確定した見積書は下書きに戻せません。有効 の間は編集や改訂ができます。削除には Quote（見積書）の Delete（削除）権限が必要で、見積書から作成した請求書が発行された後は削除できません。
• 見積書の日付をさかのぼれますか？ できます。過去のどの日付でも指定できます。確定済みの最新の見積書より前の日付の場合は、番号が日付順にならないという警告が表示されますが、そのまま確定できます。
• 確定したら有効期限が変わったのはなぜですか？ 見積書は、見積日から数えた有効日数を保ちます。固定の日付が必要な場合は、確定後に 有効期限 を編集してください。
• 見積書に番号ではなく「承認待ち」と表示されるのはなぜですか？ 自社の承認ルールによって承認待ちになっています。承認者が 承認して発行 を選択すると番号が付きます。書類の承認を参照してください。
• 見積番号の形式を変更できますか？ できます。System（システム）の Edit（編集）権限を持つ方が、システム設定 → 会社情報 → 帳票番号 で接頭辞、日付部分、桁数を設定します。すでに付与された番号は変わりません。帳票番号を参照してください。

関連ページ

• 見積書の作成
• 送付済みにする
• 発行と採番
• 書類の承認