报价单定稿

每张新的报价单都从 草稿 开始。您满意之后，就把它定稿：它取得报价单号并变为 进行中，可以发给顾客了。本页适用于准备报价单的销售员。

开始之前

• 您需要对该报价单的 Quote（报价单）模块的 View（查看）和 Edit（编辑）权限。
• 报价单必须是 草稿。页面会显示“此报价单是草稿。请先定稿取得报价单号，才能发送、接受或开票。”
• 请先核对明细行、合计和条款——也可以预览 PDF。草稿的 PDF 带有 DRAFT 水印。

操作步骤

1. 打开草稿报价单。
2. 选择页面顶部的 定稿。
3. 在 报价单定稿 中核对 报价日期。它默认是今天。
4. 要把报价单的日期定为更早的日期，请选择更早的一天。使用今天 会改回今天。
5. 如果贵公司要求报价单审批，可以按需填写 给审批人的备注。
6. 选择 定稿。

之后会发生什么

• 报价单取得 QN- 编号作为 报价单编号，变为 进行中，并显示“已定稿为 …”。它不能再回到草稿。
• 它原来的 QD- 编号仍留在页面上，显示为 草稿号。
• 如果 报价单名称 仍是草稿号，它会变为报价单编号；您自己输入的名称保持不变。
• 报价日期 显示在页面上，并打印在 PDF 上。
• 到期日 随报价日期调整，保持草稿原有的天数。没有到期日的草稿定稿后仍没有。
• 现在可以预览并发送、标记为已发送、接受或拒绝，也可以从它生成发票。

如果贵公司的审批规则拦下了这张报价单，它暂时不会定稿：页面显示 已提交审批，报价单标为 待审批，在审批人选择 批准并开出 之前不会取得 QN- 编号。参见单据审批。

需要注意的规则

• 报价日期不能晚于今天。
• 如果您选择的日期早于最近一份已定稿的报价单，easySales 会警告流水号不会按日期顺序排列。您仍然可以定稿。
• 到期日保持的是天数，而不是那一天：有效期 30 天的草稿，定稿后从报价日期起有效 30 天，即使到期日是您自己输入的也一样。
• 删除草稿不会占用 QN- 编号，所以报价单编号不会出现空缺。
• 把修订草稿定稿时，它取得下一个修订号，例如 QN-10000125-R1，旧版本则变为 已被替代。
• 报价单列表打开时显示 草稿 和 进行中 的报价单。草稿不计入侧栏的进行中报价单数量，也不计入商机的合约金额数字。

为什么这样设计

编号表示这是一份正式报价。 草稿还在制作中；QN- 编号表示这是您负责的报价。只有定稿的报价单才取得编号，所以删除草稿不会留下空号，编号序列中的每一个号码都对应一份您真正发出的报价。

定稿后不能回到草稿。 编号一经分配就算用掉了：顾客手上可能已经有这个号码。回到草稿，就会留下一个没有报价单的编号。要改报价，请编辑或修订它。

日期可以往前，不能往后。 报价日期是您提出报价的日子。上周在现场谈好的价格今天才定稿，可以把日期写成那一天。未来的日期等于给一份还没提出的报价标上日期。

有效期跟着日期走。 “有效 30 天”指的是从报价起算 30 天。保持天数而不是固定某一天，晚一周定稿的报价单仍然有您原本打算的有效期。

更高效的做法

• 定稿前先看 PDF。 草稿也可以打开 PDF，PDF 带有 DRAFT 水印，在编号分配之前就能和顾客核对版式和数字。参见报价单 PDF。
• 找出等您处理的草稿。 报价单列表默认显示 草稿 和 进行中，未完成的草稿一目了然；审批人可以改用 待我审批 筛选。
• 给审批人留句话。 报价单被拦下时，一句简短的 给审批人的备注（例如毛利为什么偏低）能省掉一轮来回询问。
• 定稿后再调到期日。 如果顾客需要固定的最后一天，在 进行中 的报价单上编辑 到期日 并保存。参见编辑报价单。

示例

Mei Tan 在星期一准备好 Harbour Café 的装修报价，存为草稿 QD-10000042，有效期 30 天。星期三，她与 Grace Wong 通电话核对过草稿 PDF 后，选择 定稿。报价日期 显示星期三；她再次选择 定稿。报价单现在是 QN-10000125，进行中，在星期三之后 30 天到期。

固定的到期日。 10 月 1 日，Mei 为 Kelvin Ong 新建一张草稿，把 有效期至 设为 10 月 31 日，因为供应商的价格只保到那天：共 30 天。她在 10 月 6 日定稿。到期日保持 30 天，移到 11 月 5 日（10 月 6 日 + 30 天）。Mei 把 到期日 改回 10 月 31 日并保存。

被审批拦下的报价单。 Lim & Co 的报价单审批规则是 毛利率低于 25%。Mei 的草稿有两行：卡座沙发 4 × 1,250.00，每张成本 950.00；设计费 1,000.00，没有成本。她选择定稿后，页面显示 已提交审批，审批记录 给出的原因是 毛利率无法判断：有行填了售价但没有成本。Daniel Lim 在 待我审批 里找到它，选择 批准并开出，再选择 批准；这时报价单才取得 QN- 编号。如果 Mei 给设计费填了 400.00 的成本，毛利率就是 (6,000.00 − 4,200.00) ÷ 6,000.00 = 30%，不低于 25%，报价单会立即定稿。

常见问题

• 草稿报价单可以发给顾客吗？ 可以预览它的 PDF（带 DRAFT 水印），但不能标记为已发送、接受或开票。请先定稿。
• 定稿可以撤销吗？ 不能。定稿的报价单不能回到草稿。它是 进行中 时仍可以编辑或修订。删除需要 Quote Delete（删除）权限，并且从它生成的发票一经开具就会被拒绝。
• 报价单日期可以往前填吗？ 可以，任何更早的日子都行。如果那天早于最近一份已定稿的报价单，easySales 会警告编号不按日期顺序；您仍然可以定稿。
• 为什么定稿后到期日变了？ 报价单保持原来有效的天数，从报价日期起算。如需固定的某一天，定稿后再编辑 到期日。
• 为什么我的报价单显示待审批，而不是编号？ 贵公司的审批规则拦下了它。审批人选择 批准并开出 后，它才取得编号。参见单据审批。
• 报价单编号的格式可以改吗？ 可以。拥有 System（系统）Edit 权限的人在 系统设置 → 公司资料 → 单据编号 中设置前缀、日期部分和流水号位数。已分配的编号不会改变。参见单据编号。

相关内容

• 创建报价单
• 标记为已发送
• 开具与编号
• 单据审批