押金与预付款

顾客在还没有发票可付时就付款，请记录一张不支付任何发票的收据，并说明这笔钱的性质。

开始之前

您需要 Invoice（发票）模块的 Edit（编辑）权限。先确定这笔钱是什么：

• 多付款——留在客户账上的钱，之后分配到发票或退款。
• 预付款——为尚未开票的商品或服务预先支付的款项；与多付款一样留在账上。
• 押金——您代为保管、可退还的押金，例如出借物品的押金。它不是客户贷项，不计入客户余额。

操作步骤

1. 在客户的 收据 标签页上，选择 记录收款。
2. 输入 收款金额、日期、收款方式 和 参考号。不要勾选任何发票或贷项。
3. 在 未分配金额的性质 下，选择 多付款、预付款 或 押金。系统不会替您预先选择。
4. 如果出现 订金税务发票 部分，请选择 发票行的产品；如果这笔钱是为某张报价单付的，在 对应报价单（可选） 下选中它，否则选择 税。核对显示的合计。
5. 选择 记录收款。

之后会发生什么

预付款或多付款作为 未分配 金额留在客户账上，可以分配或退款。押金在收据上显示为 押金余额，并在客户 发票 标签页顶部的提示中显示为 保管中的押金，与余额分开。

当您在 系统设置 → 税务 下的设置规定收款时即产生纳税义务时，就会出现 订金税务发票 部分——例如在新加坡已注册 GST 的公司收到预付款时。保存时会开具一张日期为收款日期的税务发票，用这笔钱付清，并列在 随本收据开出的发票 下。它所指定报价单的后续发票会扣回它。如果没有指定报价单，请在为这项工作开票时用贷项通知单冲回它，并把这笔贷项抵用到新发票。

使用押金

打开收据，在它的 ··· 菜单中选择以下之一：

• 押金分配到发票——用押金支付已开具的发票，日期为今天。
• 以押金开票——按您输入的含税金额，在今天开具一张税务发票，并用押金付清。
• 退还押金——以退款的形式把它退回。
• 没收押金——把全部或部分作为顾客违约的赔偿保留；参见没收押金。

需要注意的规则

• 押金需要单独一张收据。
• 收据上的 更改性质，只在这笔钱尚未于之后日期分配、也未退款时可用。它不能把收据改为需要开具订金税务发票的预付款。
• 更改这笔钱的性质和使用押金，都需要设为 全部记录 的 Invoice Edit。订金税务发票还需要 Invoice Add（添加），没收押金需要角色中有 没收押金 控制项。
• 开出了订金税务发票的收据，必须先从该发票上移除它的收款并取消该发票，才能作废。有没收记录的收据，要先撤销没收才能作废。

为什么这样设计

钱的性质决定了它怎样计税和报告。 为工作预先付的钱是销售的一部分；可退还的押金是您替顾客保管的钱。记录时就说明是哪一种，收据、客户余额和税务发票从一开始就会按正确的方式处理它。

预付款可能在到账当天就要计税。 按新加坡 GST 的规定，在开票之前收到的款项，决定了这部分销售的纳税时间。订金税务发票在收款日期记录这笔税，您的 GST 申报就会把它算进正确的期间。指定报价单后，之后的发票会扣回它，顾客不会被重复收费。

押金不是顾客的贷项。 它是为顾客必须归还或履行的事项而保管的，所以不计入顾客的欠款，也不计入账龄。您退还、把它用作付款或没收它时，每一种做法都会留下自己的记录。

押金需要单独一张收据。 把它和支付发票的钱分开，它的余额、退款和任何没收都能追溯到带来这笔钱的那一笔付款。

更高效的做法

• 从客户页记录。 客户 收据 标签页上的 记录收款 打开时不会勾选任何发票，正好适合押金。
• 预付款要指定报价单。 设置了 对应报价单（可选） 后，该报价单之后的发票会自动扣回这笔订金。参见从报价单生成发票。
• 工作完成后用押金付款。 押金分配到发票 或 以押金开票 不需要新的资金流动就能结清费用。
• 改性质，而不是作废。 更改性质 可以把多付款改为预付款或改回来，也可以在不支付任何发票的收据上把两者改为押金，前提是这笔钱还没有被使用。押金不能再改回来。
• 查看每个客户保管了多少押金。 客户 发票 标签页顶部的提示会合计保管中的押金。参见客户详情。

示例

Lim & Co 已注册 GST，它的 税务 设置也是这样填写的。10 月 1 日，Harbour Café 为报价单 QN-10000140 中一项 SGD 10,000.00（不含税）装修工程的一半，预先支付了 SGD 5,450.00。

Mei Tan 在咖啡馆的客户上记录一张收据，不勾选任何发票，并选择 预付款。订金税务发票 部分出现。她选择一个 “Deposit” 服务作为产品，并选择 QN-10000140 作为报价单。该部分显示“9%：SGD 5,000.00 + 税 (GST) 450.00”和“发票合计 SGD 5,450.00”，因为含 GST 的付款中 GST 占 9/109：5,450.00 × 9 ÷ 109 = 450.00。保存后开出这张发票，日期为 10 月 1 日，状态已是 已付款。

咖啡馆还为借用的展示品留下了一笔可退还的 SGD 2,000.00 押金。Mei 用另一张收据把它记录为 押金；不会开具税务发票，客户显示 保管中的押金 SGD 2,000.00。展示品归还后，她打开那张收据并选择 退还押金。

用押金支付损坏的维修费。 有一件借出的展示品归还时已损坏，借用协议规定由咖啡馆支付维修费：SGD 300.00 加 GST SGD 27.00，共 SGD 327.00。维修是一项服务，所以 Mei 不做没收。她打开押金收据，选择 以押金开票，输入 327.00 作为含税开票金额，选择产品和 GST 9%，然后选择 开具发票。发票在今天开出，并用押金付清，押金余额变为 SGD 2,000.00 − SGD 327.00 = SGD 1,673.00。其余展示品归还后，她退还这 SGD 1,673.00。

常见问题

• 收到的订金应记为预付款还是押金？ 预付款是提前支付的部分价款。押金可以退还，是为顾客必须归还或履行的事项而保管的。
• 收到预付款一定要开税务发票吗？ 只有当您的 税务 设置规定收款时即产生纳税义务时才需要，例如在新加坡已注册 GST 的公司。这时对话框中会出现 订金税务发票 部分。参见GST 与税务发票。
• 押金算在客户的欠款里吗？ 不算。它作为 保管中的押金 单独显示，不计入 应收余额 和账龄。
• 预付款记录后可以改成多付款吗？ 可以，使用收据上的 更改性质，前提是这笔钱尚未于之后日期分配、也未退款。
• 怎样用押金支付最后一张发票？ 打开押金的收据，选择 押金分配到发票；或选择 以押金开票，一步开出发票并付清。
• 押金可以和发票收款记在同一张收据上吗？ 不可以。请单独记录一张收据，不勾选任何发票或贷项。

相关内容

• 记录收款
• 使用未分配金额
• GST 与税务发票
• 没收押金
• 订金与进度款