添加附件

把属于一笔生意的文件和记录本身放在一起：顾客签好的合同或注册文件、报价单背后的图纸、顾客为某张发票发来的采购订单。客户、报价单和发票上的 附件 标签页为所有处理它的人保存这些文件。

开始之前

• 要查看和下载文件，您需要该记录的 View（查看）权限：Account（客户）、Quote（报价单）或 Invoice（发票）。要上传和移除文件，您需要 Edit（编辑）权限。级别为 仅自己的记录 时，范围是您能打开的记录。
• 文件可以是 PDF、图片（PNG、JPEG、GIF、WebP、HEIC、TIFF）、Word、Excel 或 PowerPoint 文件，或 CSV，每个不超过 25 MB。文件名的扩展名必须与文件类型一致，例如 PDF 要以 .pdf 结尾。
• 每条记录最多 20 个文件。

操作步骤

1. 打开客户、报价单或发票，选择 历史 旁边的 附件 标签页。
2. 选择 上传文件，然后选择一个或多个文件。
3. 等待 文件已上传，或上传了几个文件的提示。每个文件显示其大小、上传时间和上传人。
4. 要打开文件，选择它的名称。PDF 或图片会在窗口中打开，并提供 在新标签页打开 和 下载；其他文件会直接下载。
5. 要移除文件，选择它的垃圾桶图标，然后确认 移除。

之后会发生什么

文件会一直留在记录上，上传或移除文件都会记录在该记录的 历史 中。文件不会打印在单据的 PDF 上，也不会发送给顾客。

需要注意的规则

• 已开具的发票仍然可以添加和移除文件。已取消的发票保留其文件，只能查看。
• 报价单的修订版一开始就带有上一版本的文件，并标注 来自上一版本。旧版本保留它自己的文件。
• 从报价单生成的发票，会在 来自报价单 及其编号下显示该报价单的文件，只能查看。发票自己的文件添加在它们上方。
• 客户只显示它自己的文件，不显示其报价单或发票的文件。
• 合并两个客户时，重复客户的文件会移到您保留的客户上。
• 贵公司的每个附件都计入 许可证 页面上显示的 文件存储，包括活动、供应商发票和送货单上的文件。存储空间满了以后，新的上传会被拒绝，已保存的内容不受影响。已移除的文件，或已删除记录上的文件，目前仍会计入。
• 类型不对、超过 25 MB 或超过 20 个文件上限的文件会被拒绝，并显示文件名和原因；您选择的其他文件仍会上传。

为什么这样设计

文件和生意放在一起。 合同在客户上、订单在发票上，下一个打开记录的人就能找到它们，不用翻邮件。

文件跟着工作走。 修订的报价单保留它的图纸，发票显示报价单的文件，所以没有什么需要上传两次。

只接受真正的文档。 文件会检查类型，并且只以下载或预览的方式打开，这能把有害文件挡在顾客记录之外。

更高效的做法

• 一次上传多个。 在 上传文件 中一次选择所有文件。
• 把订单放在发票上。 附上顾客的采购订单，并在 客户订单号 中输入其编号——参见创建发票。
• 附在备注上说明背景。 活动 标签页上的备注可以带文件和说明——参见备注。
• 留意存储空间。 许可证页面上的 文件存储 显示已用空间与方案上限的对比。

示例

签好的报价单。 Kelvin Ong 签了 Lim & Co 的报价单 QN-10000123，并把扫描件发了过来。Mei Tan 打开报价单，选择 附件 → 上传文件，添加 QN-10000123-signed.pdf。她从报价单生成发票后，发票会在 来自报价单 QN-10000123 下显示这份扫描件。

顾客的文件。 Harbour Café 发来了它的营业注册文件和平面图。Mei 把两份文件都上传到 Harbour Café 客户上。之后接手这个客户的同事，在它的 附件 标签页上就能找到它们。

常见问题

• 可以给报价单添加附件吗？ 可以。打开报价单，使用 附件 标签页。客户和发票也有这个标签页。
• 附件最大可以多大？ 每个文件 25 MB，每条记录最多 20 个文件。
• 可以添加哪些类型的文件？ PDF、图片、Word、Excel、PowerPoint 和 CSV 文件。
• 顾客能看到附件吗？ 不能。文件留在 easySales 内部，不会打印在 PDF 上。
• 可以给联系人添加附件吗？ 不能直接添加。请附在联系人所属的客户上，或附在联系人的备注上。
• 为什么我的上传被拒绝？ 文件类型不被接受、文件名与类型不符、超过 25 MB、记录已经有 20 个文件，或贵公司的存储空间已满。
• 修订报价单时文件会跟着走吗？ 会。修订版一开始就带有上一版本的文件。

相关内容

• 客户详情
• 修订报价单
• 发票详情
• 贵公司的许可证