使用未分配金额

收据中没有用于任何发票的钱就是 未分配 金额。它留在顾客的客户账上，直到您把它分配到发票或退还给顾客。本页介绍这两种做法。

开始之前

未分配金额来自以下情况：顾客付的钱多于您勾选的发票、顾客在您开票之前付款，或者您从发票上移除了一笔收款。收据会把它显示为 未分配，客户 收据 标签页上的对应行也是如此。

• 要分配它，您需要设为 全部记录 的 Invoice（发票）Edit（编辑）权限。
• 要退款，您需要对该收据拥有 Invoice Edit 权限。

操作步骤

分配到发票：

1. 从客户的 收据 标签页，或从发票 收款与抵用 中的收据号打开收据。
2. 选择顶部的 分配到发票。
3. 检查 分配日期。它默认为今天；最早可以改到收据的日期。
4. 勾选发票并调整 分配 金额，或选择 按最早到期分配。
5. 选择 分配。

您也可以在记录新收款时分配它：之前的收据会出现在 记录收款 对话框的 可用贷项 下，并有自己的 分配 按钮。

退款：

1. 打开收据，在 ··· 菜单中选择 退还未分配金额。
2. 输入 退款日期、收款方式、退款金额 和 参考号。外币还要填写从您银行转出的本位币金额，例如 SGD 金额。它以今天的自动汇率预填；请改成银行的数字。没有它就无法记录退款。
3. 选择 记录退款。

之后会发生什么

分配会在发票上添加收款记录，日期为分配日期，发票变为 部分付款 或 已付款。不会生成新的收据或编号，收据上的 未分配 金额减少。

退款有自己的编号，以 RF- 开头，显示在收据的 退款 下以及客户的 收据 标签页上。退款没有 PDF。外币退款还会在收据上显示它的汇兑损益。

需要注意的规则

• 未分配金额要么分配，要么 退款，不能两者兼有。两者都不能超过剩余的金额。
• 即使顾客在其他发票上仍有欠款，也允许退款；系统会先给出警告。
• 要作废记错的退款，在收据的 退款 列表中选择它上面的 作废，并填写原因。其金额退回收据。确实退回来的钱应记录为一张新的收据。
• 已有退款的收据，必须先作废退款才能作废。
• 如果分配时没有收到回应，请关闭对话框，先查看收据再重新分配。连接中断后重试的退款只会记录一次。
• 押金的使用方式不同——参见押金与预付款。

为什么这样设计

钱留在它到账时的那张收据上。 之后再分配，是在同一张收据上增加收款，而不是新开一张收据，因为并没有新的钱到账。您的收据仍然和银行入账对得上，顾客的收据也仍然只对应他付的那一笔钱。

分配日期是您用这笔钱的日子。 贷项在哪天冲抵发票，发票就在哪天被支付，这可能晚于钱到账的日子。所以日期默认为今天，最早只能改到收据本身的日期。

未分配金额属于整个客户。 它可以支付该顾客这一币种的任何发票，不管是谁开的，所以分配它需要 全部记录。只限自己记录的角色看不到这笔钱可以支付的所有发票。

用掉还是退还，由您决定。 即使顾客在其他发票上仍有欠款，也允许退款，因为顾客可能确实要求退钱。easySales 会先提醒您，免得您误把本可以冲抵未付发票的钱退了出去。

更高效的做法

• 在下一笔收款时一起用掉。 记录顾客的下一笔收款时，之前的收据会出现在 可用贷项 下；在那里选择 分配。参见记录收款。
• 找出账上有余款的客户。 Invoice View 设为 全部记录 时，客户的 发票 标签页会显示一条提示，统计作为客户贷项保留的未分配收款笔数。参见客户详情。
• 让拆分按到期日进行。 按最早到期分配 先填满最早到期的发票，再填下一张。
• 顾客要求时把钱退回去。 给顾客退款介绍了从收据和贷项通知单退款，以及作废记错的退款。

示例

Harbour Café 的收据 RCT-10000014 留下了 SGD 365.00 未分配。10 月 12 日，Lim & Co 向咖啡馆开具 INV-10000061，金额 SGD 327.00（SGD 300.00 加 GST SGD 27.00）。

Mei Tan 打开 RCT-10000014，选择 分配到发票，分配日期 保留为今天。INV-10000061 是咖啡馆唯一的未结发票，所以对话框给它分配 SGD 327.00，剩余未分配 显示 SGD 365.00 − SGD 327.00 = SGD 38.00。她选择 分配：INV-10000061 显示 已付款。

之后咖啡馆要求退回这 SGD 38.00。Mei 选择 退还未分配金额，输入 38.00，方式为银行转账，然后选择 记录退款。RF-10000003 出现在 退款 下，收据上不再有未分配金额。

账上余款加一笔新转账。 收据 RCT-10000020 留下了 SGD 145.00 未分配。Harbour Café 的下一张发票 INV-10000075 为 SGD 545.00（SGD 500.00 加 GST SGD 45.00），咖啡馆转账 SGD 400.00，并说明余下的用账上的贷项抵付。Mei 打开 INV-10000075，选择 记录收款。她在 可用贷项 下选择 RCT-10000020 旁边的 分配，立即把 SGD 145.00 分配到 INV-10000075。回到对话框后，收款金额 已随新的余额变化：SGD 545.00 − SGD 145.00 = SGD 400.00。她记录这 SGD 400.00，发票显示 已付款。

常见问题

• 客户多付的钱怎样抵下一张发票？ 打开那张收据，选择 分配到发票；或者在记录下一笔收款时，在 可用贷项 下选择它旁边的 分配。
• 在哪里查看客户账上还有多少钱？ 客户 收据 标签页上每张收据的那一行都会显示它的 未分配 金额。
• 未分配金额会减少客户的欠款吗？ 在客户层面会：应收余额 把它作为客户贷项计算。每张发票的 未付余额 要等您把钱分配给它才会减少。
• 分配可以选日期吗？ 可以，从收据日期到今天之间任选。发票上的收款记录使用这个日期。
• 为什么没有“分配到发票”？ 它需要 Invoice Edit 设为 全部记录，而且收据必须为 有效、还有未分配金额。押金要改用 押金分配到发票。
• 未分配金额可以转给另一个客户吗？ 不能。它属于付款的那个客户。请退款；如果收据记错了客户，就作废它。参见收据。

相关内容

• 记录收款
• 给顾客退款
• 押金与预付款
• 未收余额