เงินประกันและเงินรับล่วงหน้า

เมื่อลูกค้าชำระเงินก่อนที่จะมีใบแจ้งหนี้ให้ชำระ กรุณาบันทึกใบเสร็จรับเงินที่ไม่ได้ชำระ ใบแจ้งหนี้ใด และระบุว่าเงินนั้นเป็นเงินประเภทใด

ก่อนเริ่ม

คุณต้องมีสิทธิ์ Edit (แก้ไข) ของ Invoice (ใบแจ้งหนี้) กรุณาพิจารณาว่าเงินนั้นเป็นประเภทใด

• เงินชำระเกิน เงินคงเหลือในบัญชีลูกค้า สำหรับตัดชำระใบแจ้งหนี้ภายหลังหรือคืนเงิน
• เงินรับล่วงหน้า เงินที่จ่ายล่วงหน้าสำหรับสินค้าหรือบริการที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ ถือไว้เหมือนเงินชำระเกิน
• เงินประกัน เงินที่ต้องคืนได้ซึ่งคุณถือไว้ เช่น ประกันสิ่งของที่ให้ยืม ไม่ถือเป็นเครดิตของลูกค้า และไม่รวมในยอดคงเหลือของลูกค้า

ขั้นตอน

1. ในแท็บ ใบเสร็จรับเงิน ของลูกค้า เลือก บันทึกรับชำระเงิน
2. กรอก จำนวนเงินที่ได้รับ วันที่ วิธีชำระเงิน และ เลขที่อ้างอิง โดยไม่เลือกใบแจ้งหนี้หรือเครดิตใด
3. ใน ยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระเป็น เลือก เงินชำระเกิน เงินรับล่วงหน้า หรือ เงินประกัน ระบบไม่ได้เลือกไว้ให้
4. หากส่วน ใบกำกับภาษีเงินมัดจำ แสดงขึ้น ให้เลือก สินค้าสำหรับรายการในใบแจ้งหนี้ และหากเงินนี้เป็นของใบเสนอราคา ให้เลือกใบเสนอราคาใน อ้างอิงใบเสนอราคา (ไม่บังคับ) มิฉะนั้นให้เลือก ภาษี กรุณาตรวจสอบยอดรวมที่แสดง
5. เลือก บันทึกรับชำระเงิน

จะเกิดอะไรต่อ

เงินรับล่วงหน้าหรือเงินชำระเกินจะคงอยู่กับลูกค้าเป็น ยังไม่ได้ตัดชำระ พร้อมตัดชำระหรือคืนเงิน เงินประกันจะแสดงเป็น เงินประกันคงเหลือ ในใบเสร็จรับเงิน และเป็น เงินประกันที่ถือไว้ ในหมายเหตุที่ด้านบนของแท็บ ใบแจ้งหนี้ ของลูกค้า แยกจากยอดคงเหลือ

ส่วน ใบกำกับภาษีเงินมัดจำ จะแสดงเมื่อการตั้งค่าของคุณใต้ ตั้งค่าระบบ → ภาษี กำหนดให้ภาษีถึงกำหนดเมื่อได้รับเงิน เช่น บริษัทที่จดทะเบียน GST ในสิงคโปร์เมื่อได้รับเงินรับล่วงหน้า เมื่อบันทึก ระบบจะออกใบกำกับภาษีลงวันที่เดียวกับใบเสร็จ ชำระด้วยเงินนี้ และแสดงไว้ใน ใบแจ้งหนี้ที่ออกพร้อมใบเสร็จนี้ ใบแจ้งหนี้งวดถัดไปของใบเสนอราคาที่ระบุจะหักยอดนี้ หากไม่ได้ระบุใบเสนอราคา เมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้ค่างาน กรุณาออกใบลดหนี้เพื่อกลับรายการใบกำกับภาษีนี้ แล้วนำเครดิตไปตัดชำระใบแจ้งหนี้ใหม่

การใช้เงินประกัน

เปิดใบเสร็จรับเงิน แล้วในเมนู ··· ของใบเสร็จ ให้เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง

• ใช้เงินประกันตัดชำระใบแจ้งหนี้ ชำระใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วจากเงินประกัน ลงวันที่วันนี้
• ออกใบแจ้งหนี้จากเงินประกัน ออกใบกำกับภาษีลงวันที่วันนี้ตามจำนวนที่คุณกรอก (รวมภาษี) และชำระจากเงินประกัน
• คืนเงินประกัน จ่ายเงินประกันคืนเป็นการคืนเงิน
• ริบเงินประกัน เก็บเงินประกันทั้งหมดหรือบางส่วนไว้เป็นค่าชดเชยจากการผิดสัญญาของลูกค้า ดูริบเงินประกัน

กฎที่ควรรู้

• เงินประกันต้องบันทึกเป็นใบเสร็จรับเงินแยก
• เปลี่ยนประเภท ในใบเสร็จรับเงินใช้ได้ตราบที่ยังไม่มีเงินส่วนใดถูกตัดชำระในวันต่อมาหรือถูกคืนเงิน และเปลี่ยนใบเสร็จเป็นเงินรับล่วงหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีเงินมัดจำไม่ได้
• การเปลี่ยนประเภทเงินและการใช้เงินประกันต้องมีสิทธิ์ Edit ของ Invoice ที่ตั้งเป็น All records (ทุกระเบียน) การออกใบกำกับภาษีเงินมัดจำต้องมีสิทธิ์ Add (เพิ่ม) ของ Invoice ด้วย และการริบต้องมีสิทธิ์ควบคุม ริบเงินประกัน ในบทบาทของคุณ
• ใบเสร็จรับเงินที่ออกใบกำกับภาษีเงินมัดจำจะทำเป็นโมฆะได้ต่อเมื่อนำการรับชำระออกจากใบกำกับภาษีนั้น และยกเลิกใบกำกับภาษีนั้นแล้ว ใบเสร็จรับเงินที่มีการริบอยู่จะทำเป็นโมฆะได้ต่อเมื่อกลับรายการการริบนั้นแล้ว

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

ประเภทของเงินกำหนดวิธีคิดภาษีและการรายงาน เงินที่จ่ายล่วงหน้าค่างานเป็นส่วนหนึ่งของการขาย ส่วนเงินประกันที่ต้องคืน เป็นเงินที่คุณถือไว้แทนลูกค้า การระบุประเภทตั้งแต่ตอนบันทึกทำให้ใบเสร็จรับเงิน ยอดคงเหลือของลูกค้า และใบกำกับภาษี (หากมี) ปฏิบัติต่อเงินนั้นอย่างถูกต้องตั้งแต่ต้น

เงินรับล่วงหน้าอาจต้องเสียภาษีในวันที่ได้รับ ตามกฎ GST ของสิงคโปร์ เงินที่ได้รับก่อนออกใบแจ้งหนี้จะกำหนดว่าภาษีของ การขายส่วนนั้นถึงกำหนดเมื่อใด ใบกำกับภาษีเงินมัดจำบันทึกภาษีนั้นในวันที่ของใบเสร็จ แบบแสดงรายการ GST ของคุณจึงนับ ไว้ในงวดที่ถูกต้อง การระบุใบเสนอราคาทำให้ใบแจ้งหนี้งวดถัดไปหักยอดนี้ ลูกค้าจึงไม่ถูกเรียกเก็บซ้ำ

เงินประกันไม่ใช่เครดิตของลูกค้า เงินนี้ถือไว้เป็นหลักประกันสิ่งที่ลูกค้าต้องคืนหรือต้องทำ จึงไม่รวมในยอดที่ลูกค้าค้างชำระ และไม่รวมในอายุลูกหนี้ เมื่อคุณคืนเงิน นำไปใช้ชำระ หรือริบ แต่ละอย่างจะมีระเบียนของตนเอง

เงินประกันต้องมีใบเสร็จรับเงินของตนเอง การแยกออกจากเงินที่ชำระใบแจ้งหนี้ทำให้ยอดคงเหลือ การคืนเงิน และการริบ (หากมี) ย้อนกลับไปหาการชำระครั้งเดียวที่นำเงินนั้นเข้ามาได้เสมอ

ทำงานให้เร็วขึ้น

• บันทึกจากหน้าลูกค้า บันทึกรับชำระเงิน ในแท็บ ใบเสร็จรับเงิน ของลูกค้าเริ่มต้นโดยไม่มีใบแจ้งหนี้ที่เลือกไว้ ซึ่งตรงกับที่เงินประกันต้องการ
• ระบุใบเสนอราคาในเงินรับล่วงหน้า เมื่อตั้ง อ้างอิงใบเสนอราคา (ไม่บังคับ) ไว้ ใบแจ้งหนี้งวดถัดไปของใบเสนอราคานั้น จะหักเงินมัดจำให้เอง ดูสร้างใบแจ้งหนี้
• ใช้เงินประกันชำระเมื่องานเสร็จ ใช้เงินประกันตัดชำระใบแจ้งหนี้ หรือ ออกใบแจ้งหนี้จากเงินประกัน จะปิดยอดเรียกเก็บโดยไม่ต้องมีเงินใหม่เข้ามา
• แก้ประเภทแทนการทำเป็นโมฆะ เปลี่ยนประเภท เปลี่ยนเงินชำระเกินเป็นเงินรับล่วงหน้าหรือกลับกัน หรือเปลี่ยนอย่างใดอย่างหนึ่ง เป็นเงินประกันในใบเสร็จรับเงินที่ไม่ได้ชำระใบแจ้งหนี้ใด ตราบที่ยังไม่มีการใช้เงินส่วนใด เงินประกันเปลี่ยนกลับไม่ได้
• ตรวจยอดที่ถือไว้ของลูกค้าแต่ละราย หมายเหตุที่ด้านบนของแท็บ ใบแจ้งหนี้ ของลูกค้าแสดงยอดรวมเงินประกันที่ถือไว้ ดูรายละเอียดลูกค้า

ตัวอย่าง

Lim & Co จดทะเบียน GST และการตั้งค่า ภาษี ระบุไว้ตามนั้น วันที่ 1 ตุลาคม Harbour Café ชำระล่วงหน้า SGD 5,450.00 สำหรับครึ่งหนึ่งของงานตกแต่งร้านมูลค่า SGD 10,000.00 (ก่อนภาษี) ตามใบเสนอราคา QN-10000140

Mei Tan บันทึกใบเสร็จรับเงินในหน้าลูกค้าของร้านโดยไม่เลือกใบแจ้งหนี้ และเลือก เงินรับล่วงหน้า ส่วน ใบกำกับภาษีเงินมัดจำ แสดงขึ้น เธอเลือกบริการ “Deposit” เป็นสินค้า และเลือก QN-10000140 เป็นใบเสนอราคา ส่วนนี้แสดง “ที่ 9%: SGD 5,000.00 + ภาษี (GST) 450.00” และ “ยอดรวมใบแจ้งหนี้ SGD 5,450.00” เนื่องจาก GST ของยอดชำระที่รวม GST แล้วคือ 9/109 ของยอดนั้น 5,450.00 × 9 ÷ 109 = 450.00 เมื่อบันทึก ระบบจะออกใบแจ้งหนี้ ลงวันที่ 1 ตุลาคม ในสถานะ ชำระแล้ว

ร้านยังวางเงินประกันที่ต้องคืนได้ SGD 2,000.00 สำหรับชิ้นงานตกแต่งที่ยืมไปจัดแสดง Mei บันทึกเป็นใบเสร็จรับเงินแยก ประเภท เงินประกัน ระบบไม่ออกใบกำกับภาษี และหน้าลูกค้าแสดง เงินประกันที่ถือไว้ SGD 2,000.00 เมื่อได้รับชิ้นงานคืน เธอเปิดใบเสร็จนั้นแล้วเลือก คืนเงินประกัน

เงินประกันที่ใช้ชำระค่าความเสียหาย ชิ้นงานที่ยืมไปชิ้นหนึ่งกลับมาในสภาพเสียหาย และสัญญายืมระบุว่าร้านต้องจ่ายค่าซ่อม SGD 300.00 บวก GST SGD 27.00 รวม SGD 327.00 การซ่อมเป็นบริการ Mei จึงไม่ริบเงินใด เธอเปิดใบเสร็จรับเงินของเงินประกัน เลือก ออกใบแจ้งหนี้จากเงินประกัน กรอก 327.00 เป็นจำนวนเงินที่จะออกใบแจ้งหนี้ (รวมภาษี) เลือกสินค้าและ GST 9% แล้วเลือก ออกใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ถูกออกวันนี้และชำระจากเงินประกัน ซึ่งตอนนี้คงเหลือ SGD 2,000.00 − SGD 327.00 = SGD 1,673.00 เมื่อได้รับชิ้นงานอื่นคืน เธอคืนเงิน SGD 1,673.00

คำถามที่พบบ่อย

• ควรบันทึกเงินมัดจำเป็นเงินรับล่วงหน้าหรือเงินประกัน? เงินรับล่วงหน้าเป็นส่วนหนึ่งของราคาที่จ่ายก่อน เงินประกันต้องคืนได้และถือไว้เป็นหลักประกันสิ่งที่ลูกค้าต้องคืนหรือต้องทำ
• ต้องออกใบกำกับภาษีสำหรับเงินรับล่วงหน้าไหม? เฉพาะเมื่อการตั้งค่า ภาษี ของคุณกำหนดให้ภาษีถึงกำหนดเมื่อได้รับเงิน เช่น บริษัทที่จดทะเบียน GST ในสิงคโปร์ ส่วน ใบกำกับภาษีเงินมัดจำ จะแสดงในกล่องโต้ตอบ ดูGST และใบกำกับภาษี
• เงินประกันรวมอยู่ในยอดคงเหลือของลูกค้าไหม? ไม่ เงินประกันแสดงแยกเป็น เงินประกันที่ถือไว้ และไม่รวมใน ยอดค้างชำระ และอายุลูกหนี้
• เปลี่ยนเงินรับล่วงหน้าเป็นเงินชำระเกินหลังบันทึกแล้วได้ไหม? ได้ ด้วย เปลี่ยนประเภท ในใบเสร็จรับเงิน ตราบที่ยังไม่มีเงินส่วนใดถูกตัดชำระในวันต่อมาหรือถูกคืนเงิน
• ใช้เงินมัดจำชำระใบแจ้งหนี้งวดสุดท้ายอย่างไร? เปิดใบเสร็จรับเงินของเงินประกันแล้วเลือก ใช้เงินประกันตัดชำระใบแจ้งหนี้ หรือ ออกใบแจ้งหนี้จากเงินประกัน เพื่อออกใบแจ้งหนี้และชำระในขั้นตอนเดียว
• เงินประกันอยู่ในใบเสร็จรับเงินเดียวกับการรับชำระใบแจ้งหนี้ได้ไหม? ไม่ได้ ให้บันทึกเป็นใบเสร็จรับเงินของตนเอง โดยไม่เลือกใบแจ้งหนี้หรือเครดิตใด

เกี่ยวข้อง

• บันทึกการรับชำระ
• ใช้ยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ
• GST และใบกำกับภาษี
• ริบเงินประกัน
• เงินมัดจำและงวดงาน