การส่งของและใบแจ้งหนี้

ใบส่งของ คือเอกสารที่ไปพร้อมกับสินค้า บอกว่าคุณส่งมอบอะไร จำนวนเท่าไร และเมื่อใด ใบส่งของมีเฉพาะจำนวน ไม่มีราคา ภาษี หรือยอดรวม และไม่บังคับว่าต้องมี ใช้เมื่อส่งสินค้าให้ลูกค้ามากกว่าหนึ่งเที่ยว เมื่อลูกค้าเซ็นรับสินค้า หรือเมื่อคุณส่งของก่อนแล้วออกใบแจ้งหนี้ทีหลัง หากต้องการสร้างใบส่งของ ดูสร้างใบส่งของ

ความเกี่ยวข้องกัน

ใบส่งของมีที่มาได้สามแบบ และที่มานั้นกำหนดว่าจะส่งอะไรได้บ้าง

• ใบแจ้งหนี้ คุณออกใบแจ้งหนี้ก่อนแล้วจึงส่งของ แต่ละรายการส่งบางส่วนหรือทั้งหมดของรายการในใบแจ้งหนี้ และใบแจ้งหนี้นั้นเรียกเก็บเงินค่าสินค้าไว้แล้ว
• ใบเสนอราคา คุณส่งของก่อนแล้วออกใบแจ้งหนี้ทีหลัง แต่ละรายการส่งบางส่วนหรือทั้งหมดของรายการในใบเสนอราคา ภายหลังคุณนำใบส่งของเหล่านี้ใบเดียวหรือหลายใบมาสร้างเป็นใบแจ้งหนี้
• ไม่อ้างอิงเอกสาร ไม่มีเอกสารต้นทาง มีเพียงลูกค้า ผู้ติดต่อ และรายการที่คุณพิมพ์เองหรือเลือกจากสินค้าของคุณ

สำหรับรายการที่มีต้นทาง easySales เก็บตัวเลขสามค่า คือจำนวนที่รายการต้นทางมี (ออกใบแจ้งหนี้แล้ว หรือ ตามใบเสนอราคา) จำนวนที่ใบส่งของทุกใบส่งไปแล้ว (ส่งมอบแล้ว) และจำนวนที่เหลือ (คงเหลือ) ใบส่งของใหม่ส่งได้มากที่สุดเท่าจำนวนที่เหลือ ฉบับร่างนับตั้งแต่บันทึก สองคนจึงส่งสินค้า 10 ชิ้นสุดท้ายซ้ำกันไม่ได้

ทำงานอย่างไร

สถานะ	ความหมาย	แก้ไขอะไรได้
ฉบับร่าง	กำลังเตรียม ยังไม่มีเลขที่	ทุกอย่าง และลบได้
ออกแล้ว	มีเลขที่แล้ว เอกสารไปพร้อมกับสินค้า	รายการ (ไม่เกินจำนวนคงเหลือ) ที่อยู่ส่งถึง คนขับ ยานพาหนะ และวันที่
ส่งมอบแล้ว	ลูกค้าได้รับสินค้าแล้ว	เฉพาะคนขับ ยานพาหนะ หมายเหตุ และผู้รับสินค้า
ยกเลิกแล้ว	ถูกถอน เก็บไว้พร้อมประวัติ	ไม่ได้

การออกเอกสารทำให้ใบส่งของได้เลขที่และวันที่ของวันนี้ และตรึงข้อมูลลูกค้าตามที่เป็นอยู่ในขณะนั้น การยกเลิกใบส่งของที่ออกแล้วหรือส่งมอบแล้ว หรือการลบฉบับร่าง จะคืนจำนวนให้ต้นทาง จึงส่งซ้ำได้อีก

ฝั่งใบแจ้งหนี้เป็นไปในทางกลับกันสำหรับใบส่งของจากใบเสนอราคาและที่ไม่อ้างอิงเอกสาร สร้างใบแจ้งหนี้ นำใบส่งของใบเดียวหรือหลายใบมาสร้างเป็นใบแจ้งหนี้ฉบับร่างหนึ่งใบ โดยตั้งราคาจากใบเสนอราคาหรือจากรายการสินค้าของคุณ ใบส่งของจะแสดงว่าออกใบแจ้งหนี้ไปแล้วเท่าใด คือ ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้ ออกใบแจ้งหนี้บางส่วน หรือ ออกใบแจ้งหนี้แล้ว

ควรรู้

• ใบส่งของที่สร้างจากใบแจ้งหนี้ถูกเรียกเก็บโดยใบแจ้งหนี้นั้นอยู่แล้ว จึงไม่ถูกนำไปออกใบแจ้งหนี้อีก
• ใบส่งของที่สร้างจากใบเสนอราคาที่มีแผนการวางบิลจะเป็น ส่งของอย่างเดียว คือใบแจ้งหนี้ตามแผนเป็นตัวเรียกเก็บเงินค่างาน ส่วนใบส่งของบันทึกเพียงการส่งมอบ
• ใบลดหนี้ไม่เปลี่ยนจำนวนที่เหลือให้ส่งของใบแจ้งหนี้ เมื่อใบแจ้งหนี้มีใบลดหนี้ easySales จะเตือนขณะที่คุณสร้างใบส่งของ เพื่อให้คุณตรวจสอบจำนวนได้
• การยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่สร้างจากใบส่งของ ทำให้รายการของใบส่งของเหล่านั้นกลับเป็นยังไม่ออกใบแจ้งหนี้ พร้อมให้ออกใบแจ้งหนี้ใหม่ได้
• รายการ ใบส่งของ เปิดที่ 90 วันล่าสุดและฉบับร่างทั้งหมด ล้าง ช่วงเวลา เพื่อดูใบที่เก่ากว่า
• การสร้างใบส่งของต้องใช้แพ็กเกจของบริษัทที่รวมระบบใบแจ้งหนี้

คำศัพท์

• ใบส่งของ — บันทึกสินค้าที่ส่งมอบ มีจำนวนแต่ไม่มีราคา
• คงเหลือ — จำนวนที่รายการต้นทางยังต้องส่ง
• ส่งของอย่างเดียว — ใบส่งของที่การออกใบแจ้งหนี้เป็นไปตามแผนการวางบิลของใบเสนอราคา
• สำเนาที่เซ็นรับ — ใบส่งของที่ลูกค้าเซ็นรับ แนบไว้เมื่อส่งมอบแล้ว

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

• “ใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องมีใบส่งของ” ไม่จริง ใบส่งของไม่บังคับ ใช้เมื่อมีประโยชน์
• “ใบส่งของฉบับร่างยังไม่ถูกนับ” นับ ฉบับร่างกันจำนวนไว้จนกว่าจะออกเอกสารหรือถูกลบ
• “การยกเลิกใบส่งของจะยกเลิกใบแจ้งหนี้ด้วย” ไม่ใช่ ใบส่งของที่นำไปสร้างใบแจ้งหนี้ด้วย สร้างใบแจ้งหนี้ จะยกเลิกไม่ได้จนกว่าจะยกเลิกใบแจ้งหนี้นั้น หรือนำรายการออกจากใบแจ้งหนี้

หาได้ที่ไหน

เลือก ใบส่งของ ในแถบด้านข้าง ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วและใบเสนอราคาที่รอพิจารณาหรือลูกค้ายอมรับจะมีการ์ด การส่งของ อยู่ใต้เอกสาร แสดงจำนวนที่ส่งแล้วและที่คงเหลือ หน้าลูกค้ามีแท็บ ใบส่งของ ที่แสดงใบส่งของของลูกค้ารายนั้น

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

เอกสารที่ไปพร้อมสินค้าไม่มีราคา ผู้เซ็นรับสินค้า เช่น หัวหน้างานหน้างานหรือพนักงานคลังสินค้า มักไม่ใช่คนที่ตกลงราคา การไม่ใส่ราคาในใบส่งของทำให้คุณส่งให้ใครก็ได้ และใบแจ้งหนี้ยังเป็นเอกสารเดียวที่เรียกเก็บเงิน

จำนวนถูกกันไว้ทันทีที่บันทึก เมื่อเพื่อนร่วมงานสองคนเตรียมส่งของจากคำสั่งเดียวกัน คนที่สองจะเห็นเฉพาะจำนวนที่คนแรกยังไม่ได้นำไป คงเหลือ จึงเป็นจำนวนที่เหลือจริงเสมอ และคุณจะไม่ส่งของเกินจำนวนที่ออกใบแจ้งหนี้หรือเสนอราคาไว้

สินค้าถูกเรียกเก็บครั้งเดียว ไม่ว่าอะไรจะมาก่อน สินค้าที่ออกใบแจ้งหนี้ก่อนส่งจะไม่ถูกเรียกเก็บอีกจากใบส่งของ สินค้าที่ส่งก่อนจะออกใบแจ้งหนี้ตามจำนวนที่ส่ง และสินค้าภายใต้แผนการวางบิลจะเรียกเก็บตามแผน ลูกค้าของคุณจึงไม่ถูกเรียกเก็บซ้ำสำหรับสินค้าชิ้นเดียวกัน

ใบส่งของที่ออกแล้วใช้วิธียกเลิก ไม่ใช่ลบ เมื่อมีเลขที่แล้ว เอกสารอาจอยู่กับคนขับหรือลูกค้าแล้ว การยกเลิกยังคงเลขที่และประวัติไว้ เลขที่เอกสารของคุณจึงไม่ขาดช่วง และคุณแสดงได้ว่าเกิดอะไรขึ้น ขณะที่จำนวนกลับไปที่ต้นทาง

ทำงานให้เร็วขึ้น

• เริ่มจากใบแจ้งหนี้หรือใบเสนอราคา สร้างใบส่งของ ในการ์ด การส่งของ จะเลือกทุกรายการที่ยังเหลือให้ไว้ที่จำนวนคงเหลือ ยกเลิกเครื่องหมายรายการที่ไม่ได้ส่งออกไป ดูสร้างใบส่งของ
• ออกใบแจ้งหนี้สำหรับการส่งของทั้งสัปดาห์ในครั้งเดียว เลือกใบส่งของในรายการแล้วเลือก สร้างใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างใบเดียวจะเรียกเก็บทั้งหมด ดูออกใบแจ้งหนี้จากใบส่งของ
• ทำเครื่องหมายการส่งของของทั้งวันพร้อมกัน เลือกใบส่งของที่ออกแล้วในรายการแล้วเลือก ทำเครื่องหมายว่าส่งมอบแล้ว ต้องมีสิทธิ์ Edit (แก้ไข) ของ Delivery (ใบส่งของ) ระดับ All records (ทุกระเบียน) ดูใบส่งของ
• เก็บลายเซ็นไว้กับใบส่งของ เมื่อส่งมอบแล้ว อัปโหลดสำเนาที่เซ็นรับ จะแนบเอกสารที่เซ็นแล้วหรือรูปถ่าย ให้พร้อมเมื่อลูกค้าขอ ดูออกเอกสารและส่งมอบ
• ดูความคืบหน้าโดยไม่ต้องเปิดทีละใบ การ์ด การส่งของ ของเอกสารต้นทางแสดงใบส่งของทั้งหมด และแสดง ส่งมอบแล้ว และ คงเหลือ ของแต่ละรายการ ดูใบส่งของ

ตัวอย่าง

ส่งของตามใบแจ้งหนี้สองเที่ยว Lim & Co ออกใบแจ้งหนี้ให้ Harbour Café สำหรับเก้าอี้บาร์ 10 ตัวและค่าติดตั้ง รถคันแรกนำไป 6 ตัว Mei Tan เปิดใบแจ้งหนี้ เลือก สร้างใบส่งของ ในการ์ด การส่งของ กรอก 6 ใน ส่งครั้งนี้ ของเก้าอี้ ยกเลิกเครื่องหมายที่ค่าติดตั้ง แล้วสร้างใบส่งของ ตอนนี้การ์ดแสดงเก้าอี้เป็น ส่งมอบแล้ว 6 คงเหลือ 4 (10 − 6) สัปดาห์หน้า ใบส่งของใบที่สองจะเสนอเก้าอี้ที่เหลืออีก 4 ตัวและค่าติดตั้ง

ส่งของก่อนออกใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคาของ Lim & Co สำหรับ Orchard Dental มีตู้ 4 ใบ ส่งออกไปสองใบวันจันทร์และอีกสองใบวันพฤหัสบดี ผ่านใบส่งของสองใบจากใบเสนอราคานั้น วันศุกร์ Daniel Lim เลือกใบส่งของทั้งสองใบในรายการ ใบส่งของ แล้วเลือก สร้างใบแจ้งหนี้ ได้ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างหนึ่งใบที่เรียกเก็บตู้ 4 ใบตามราคาในใบเสนอราคา

โครงการภายใต้แผนการวางบิล ใบเสนอราคาของ Lim & Co สำหรับ Kai Wei Engineering มีแผนการวางบิลเป็นเงินมัดจำและงวดงานสองงวด ใบส่งของที่สร้างจากใบเสนอราคานี้แสดง ส่งของอย่างเดียว คือใบแจ้งหนี้ตามแผนเป็นตัวเรียกเก็บเงินค่าโครงการ ส่วนใบส่งของบันทึกสิ่งที่ไปถึงหน้างาน

ออกใบแจ้งหนี้เฉพาะที่ลูกค้าเก็บไว้ Mei ส่งกระเบื้องตัวอย่าง 20 แผ่นให้ Harbour Café ด้วยใบส่งของแบบไม่อ้างอิงเอกสาร DO-10000031 ร้านเก็บไว้ 16 แผ่นและส่งคืน 4 แผ่น Mei เลือก สร้างใบแจ้งหนี้ บนใบส่งของและลด จำนวนในใบแจ้งหนี้ เป็น 16 ที่ราคาตามรายการสินค้า SGD 12.50 ฉบับร่างเรียกเก็บ SGD 200.00 (16 × 12.50) รวม GST 9% (SGD 18.00) เป็น SGD 218.00 ตอนนี้ DO-10000031 แสดง ออกใบแจ้งหนี้บางส่วน และกระเบื้องอีก 4 แผ่นยังพร้อมสำหรับใบแจ้งหนี้ภายหลัง

การส่งของที่ถูกยกเลิกหน้าประตู Daniel ออกใบส่งของ DO-10000034 สำหรับโคมไฟ 3 ดวงจากใบแจ้งหนี้ แต่หน้างานของลูกค้าปิดเมื่อรถไปถึง เขายกเลิก DO-10000034 ด้วยเหตุผล “Site closed” ใบส่งของยังคงเลขที่ไว้ และการ์ด การส่งของ ของใบแจ้งหนี้แสดงโคมไฟ 3 ดวงเป็น คงเหลือ อีกครั้ง พร้อมสำหรับใบส่งของใบใหม่

คำถามที่พบบ่อย

• ต้องมีใบส่งของสำหรับใบแจ้งหนี้ทุกใบไหม? ไม่ต้อง ใบส่งของไม่บังคับ ใช้เมื่อสินค้าส่งออกไปหลายเที่ยว ลูกค้าเซ็นรับสินค้า หรือคุณส่งของก่อนออกใบแจ้งหนี้
• ส่งของตามคำสั่งเดียวหลายเที่ยวได้ไหม? ได้ ใบส่งของแต่ละใบนำบางส่วนของแต่ละรายการไป และการ์ด การส่งของ แสดงจำนวนที่ ส่งมอบแล้ว และ คงเหลือ ดูสร้างใบส่งของ
• ทำไมใบส่งของไม่มีราคา? ใบส่งของบันทึกสิ่งที่ส่งมอบ ไม่ใช่สิ่งที่เรียกเก็บ ราคา ภาษี และยอดรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้
• ออกใบแจ้งหนี้จากใบส่งของหลายใบพร้อมกันได้ไหม? ได้ เมื่อเป็นลูกค้ารายเดียวกัน และทุกใบมาจากใบเสนอราคาเดียวกันหรือทุกใบไม่อ้างอิงเอกสาร เลือกใบส่งของแล้วเลือก สร้างใบแจ้งหนี้ ดูออกใบแจ้งหนี้จากใบส่งของ
• ย้อนกลับใบส่งของอย่างไร? ลบได้ขณะยังเป็นฉบับร่าง หรือยกเลิกเมื่อออกแล้วหรือส่งมอบแล้ว ไม่ว่าวิธีใด จำนวนจะกลับไปที่ต้นทาง ดูออกเอกสารและส่งมอบ
• ใบลดหนี้ลดจำนวนที่เหลือให้ส่งไหม? ไม่ลด easySales จะเตือนเมื่อใบแจ้งหนี้มีใบลดหนี้ เพื่อให้คุณลดจำนวนเอง
• ทำไมหาใบส่งของเก่าไม่เจอ? รายการเปิดที่ 90 วันล่าสุด ล้าง ช่วงเวลา เพื่อดูทุกวันที่ ดูใบส่งของ

เกี่ยวข้อง

• ใบส่งของ
• สร้างใบส่งของ
• ออกใบแจ้งหนี้จากใบส่งของ
• วางแผนงวดการวางบิล