Penghantaran dan invois

Pesanan penghantaran ialah dokumen yang mengiringi barang: apa yang anda serahkan, berapa banyak dan bila. Ia hanya membawa kuantiti — tiada harga, tiada cukai dan tiada jumlah — dan ia tidak wajib. Gunakannya apabila barang pelanggan keluar dalam lebih daripada satu perjalanan, apabila pelanggan menandatangani penerimaan barang, atau apabila anda menghantar dahulu dan menginvois kemudian. Untuk mencipta satu, lihat Cipta pesanan penghantaran.

Cara ia berkaitan

Pesanan penghantaran mempunyai satu daripada tiga sumber, dan sumber itu menentukan apa yang boleh dihantarnya:

• Invois. Anda menginvois dahulu dan kini menghantar. Setiap baris menghantar sebahagian atau semua baris invois, dan invois itu sudah menagih barang tersebut.
• Sebut harga. Anda menghantar dahulu dan menginvois kemudian. Setiap baris menghantar sebahagian atau semua baris sebut harga; kemudian anda menjadikan satu atau lebih pesanan penghantaran ini sebuah invois.
• Bersendirian. Tiada dokumen di belakangnya: pelanggan, kenalan dan baris yang anda taip atau pilih daripada produk anda.

Bagi baris yang mempunyai sumber, easySales menyimpan tiga angka: apa yang dipegang oleh baris sumber (Diinvois atau Kuantiti sebut harga), apa yang telah diambil oleh setiap pesanan penghantaran (Dihantar), dan apa yang tinggal (Baki). Pesanan penghantaran baharu boleh mengambil paling banyak sebanyak baki. Draf dikira sebaik sahaja disimpan: dua orang tidak boleh sama-sama menghantar sepuluh unit terakhir.

Cara ia berfungsi

Status	Maksudnya	Apa yang boleh anda ubah
Draf	Sedang disediakan; belum ada nombor	Semuanya; ia boleh dipadam
Dikeluarkan	Sudah bernombor; dokumen itu keluar bersama barang	Baris (dalam lingkungan baki), alamat penghantaran, pemandu, kenderaan dan tarikh
Dihantar	Pelanggan telah menerima barang	Hanya pemandu, kenderaan, catatan dan penerima
Dibatalkan	Ditarik balik; disimpan bersama sejarahnya	Tiada

Mengeluarkan memberi pesanan itu nombornya dan tarikh hari ini, dan menetapkan butiran pelanggan seperti pada ketika itu. Membatalkan pesanan yang dikeluarkan atau dihantar, atau memadam draf, mengembalikan kuantitinya kepada sumbernya, supaya ia boleh dihantar semula.

Pengebilan berjalan ke arah sebaliknya bagi pesanan penghantaran daripada sebut harga dan yang bersendirian: Jana invois menukarkan satu atau beberapa daripadanya menjadi satu invois draf, dengan harga daripada sebut harga atau daripada katalog produk anda. Pesanan penghantaran menunjukkan berapa banyak yang telah diinvois: Belum diinvois, Sebahagian diinvois atau Diinvois.

Perkara yang perlu diketahui

• Pesanan penghantaran berasaskan invois sudah ditagih oleh invoisnya, jadi ia tidak diinvois lagi.
• Pesanan penghantaran yang dibuat daripada sebut harga yang mempunyai pelan pengebilan ialah Penghantaran sahaja: invois pelan itu menagih kerja tersebut, dan pesanan penghantaran hanya merekod penyerahan.
• Nota kredit tidak mengubah apa yang tinggal untuk dihantar pada sesuatu invois. Apabila invois mempunyai nota kredit, easySales memberi amaran semasa anda mencipta pesanan penghantaran, supaya anda boleh menyemak kuantiti.
• Membatalkan invois yang dijana daripada pesanan penghantaran menjadikan baris pesanan itu belum diinvois semula, sedia untuk diinvois sekali lagi.
• Senarai Pesanan Penghantaran dibuka pada 90 hari terakhir dan setiap draf; kosongkan Tempoh untuk melihat yang lebih lama.
• Mencipta pesanan penghantaran memerlukan invois menjadi sebahagian daripada pelan syarikat anda.

Istilah

• Pesanan penghantaran — rekod barang yang diserahkan, dengan kuantiti dan tanpa harga.
• Baki — apa yang masih perlu dihantar oleh baris sumber.
• Penghantaran sahaja — pesanan penghantaran yang pengebilannya mengikut pelan pengebilan sebut harga.
• Salinan bertandatangan — pesanan penghantaran yang ditandatangani pelanggan, dilampirkan setelah ia dihantar.

Salah faham biasa

• “Setiap invois memerlukan pesanan penghantaran.” Tidak. Pesanan penghantaran tidak wajib; gunakannya di mana ia membantu.
• “Pesanan penghantaran draf belum dikira.” Ia dikira. Draf mengkhaskan kuantitinya sehingga ia dikeluarkan atau dipadam.
• “Membatalkan pesanan penghantaran membatalkan invoisnya.” Tidak. Pesanan penghantaran yang dijadikan invois dengan Jana invois tidak boleh dibatalkan sehingga invois itu dibatalkan atau barisnya dikeluarkan daripadanya.

Di mana untuk mencarinya

Pilih Pesanan Penghantaran pada bar sisi. Invois yang dikeluarkan serta sebut harga Terbuka atau Diterima memaparkan kad Penghantaran di bawah dokumen, dengan apa yang telah dihantar dan apa yang tinggal. Halaman pelanggan mempunyai tab Pesanan penghantaran dengan pesanan penghantaran pelanggan itu.

Mengapa ia berfungsi begini

Dokumen yang mengiringi barang tidak membawa harga. Orang yang menandatangani penerimaan — penyelia tapak, penjaga stor — selalunya bukan orang yang bersetuju dengan harga. Tanpa harga pada pesanan penghantaran, anda boleh menyerahkannya kepada sesiapa sahaja, dan invois kekal satu-satunya dokumen yang mengenakan caj.

Kuantiti dikhaskan sebaik sahaja anda menyimpan. Apabila dua rakan sekerja menyediakan penghantaran bagi pesanan yang sama, orang kedua hanya melihat apa yang belum diambil oleh orang pertama. Baki sentiasa apa yang benar-benar tinggal, jadi anda tidak pernah menghantar lebih daripada yang diinvois atau disebut harga.

Barang ditagih sekali, mana-mana yang datang dahulu. Barang yang diinvois sebelum penghantaran tidak diinvois lagi daripada pesanan penghantarannya; barang yang dihantar dahulu diinvois daripada apa yang dihantar; barang di bawah pelan pengebilan ditagih oleh pelan itu. Pelanggan anda tidak dicaj dua kali bagi item yang sama.

Pesanan yang dikeluarkan dibatalkan, bukan dipadam. Sebaik sahaja ia bernombor, dokumen itu mungkin sudah berada dengan pemandu anda atau pelanggan. Pembatalan mengekalkan nombor dan sejarahnya, jadi penomboran anda tiada jurang dan anda boleh menunjukkan apa yang berlaku, sementara kuantiti kembali kepada sumbernya.

Bekerja lebih pantas

• Mulakan daripada invois atau sebut harga. Cipta pesanan penghantaran dalam kad Penghantarannya menandakan setiap baris yang masih ada baki pada kuantiti baki; nyahtanda apa yang tidak keluar. Lihat Cipta pesanan penghantaran.
• Invois penghantaran seminggu sekali gus. Tandakan pesanan penghantaran dalam senarai dan pilih Jana invois: satu invois draf menagih kesemuanya. Lihat Jana invois barang dihantar.
• Tandakan penghantaran sehari bersama-sama. Tandakan pesanan penghantaran yang dikeluarkan dalam senarai dan pilih Tandakan dihantar; ini memerlukan Edit (sunting) bagi Delivery (penghantaran) pada All records (semua rekod). Lihat Pesanan Penghantaran.
• Failkan tandatangan bersama pesanan. Setelah ia dihantar, Muat naik salinan bertandatangan melampirkan dokumen yang ditandatangani atau fotonya, jadi ia ada apabila pelanggan bertanya. Lihat Keluarkan dan hantar.
• Semak kemajuan tanpa membuka setiap pesanan. Kad Penghantaran pada sumber menyenaraikan pesanan penghantarannya dan menunjukkan Dihantar dan Baki setiap baris. Lihat Pesanan Penghantaran.

Contoh

Menghantar invois dalam dua perjalanan. Lim & Co menginvois Harbour Café untuk 10 bangku bar dan pemasangan. Van pertama membawa 6 bangku. Mei Tan membuka invois itu, memilih Cipta pesanan penghantaran dalam kad Penghantaran, memasukkan 6 dalam Penghantaran ini bagi bangku, menyahtanda pemasangan dan mencipta pesanan. Kad kini menunjukkan bangku sebagai Dihantar 6, Baki 4 (10 − 6). Minggu depan, pesanan penghantaran kedua menawarkan baki 4 bangku dan pemasangan.

Menghantar sebelum menginvois. Sebut harga Lim & Co untuk Orchard Dental menyenaraikan 4 kabinet. Dua keluar pada hari Isnin dan dua pada hari Khamis, pada dua pesanan penghantaran daripada sebut harga itu. Pada hari Jumaat, Daniel Lim memilih kedua-dua pesanan dalam senarai Pesanan Penghantaran dan memilih Jana invois: satu invois draf menagih 4 kabinet pada harga sebut harga.

Projek di bawah pelan pengebilan. Sebut harga Lim & Co untuk Kai Wei Engineering mempunyai pelan pengebilan berupa deposit dan dua tuntutan kemajuan. Pesanan penghantaran yang dibuat daripadanya menunjukkan Penghantaran sahaja: invois pelan itu menagih projek, dan pesanan penghantaran merekod apa yang tiba di tapak.

Menginvois hanya apa yang disimpan oleh pelanggan. Mei menghantar 20 jubin sampel kepada Harbour Café pada pesanan penghantaran bersendirian DO-10000031. Kafe itu menyimpan 16 dan memulangkan 4. Mei memilih Jana invois pada pesanan itu dan menurunkan Kuantiti invois kepada 16. Pada harga senarai produk SGD 12.50, draf menagih SGD 200.00 (16 × 12.50); dengan GST 9% (SGD 18.00) jumlahnya SGD 218.00. DO-10000031 kini menunjukkan Sebahagian diinvois, dan 4 jubin lagi kekal sedia untuk invois kemudian.

Penghantaran yang dibatalkan di pintu. Daniel mengeluarkan DO-10000034 bagi 3 lampu daripada invois, tetapi tapak pelanggan ditutup apabila van tiba. Dia membatalkan DO-10000034 dengan sebab “Site closed”. Pesanan itu mengekalkan nombornya, dan kad Penghantaran invois menunjukkan 3 lampu itu sebagai Baki semula, sedia untuk pesanan penghantaran baharu.

Soalan lazim

• Adakah saya memerlukan pesanan penghantaran bagi setiap invois? Tidak. Pesanan penghantaran tidak wajib. Gunakannya apabila barang keluar dalam beberapa perjalanan, pelanggan menandatangani penerimaannya, atau anda menghantar sebelum menginvois.
• Bolehkah saya menghantar pesanan dalam beberapa perjalanan? Ya. Setiap pesanan penghantaran mengambil sebahagian daripada setiap baris, dan kad Penghantaran menunjukkan apa yang Dihantar dan apa yang Baki. Lihat Cipta pesanan penghantaran.
• Mengapakah pesanan penghantaran tiada harga? Ia merekodkan apa yang diserahkan, bukan apa yang dicaj. Harga, cukai dan jumlah berada pada invois.
• Bolehkah saya menginvois beberapa pesanan penghantaran sekali gus? Ya, apabila semuanya bagi seorang pelanggan dan sama ada semuanya daripada satu sebut harga atau semuanya bersendirian. Tandakan kesemuanya dan pilih Jana invois. Lihat Jana invois barang dihantar.
• Bagaimanakah saya membuat asal pesanan penghantaran? Padamkannya semasa ia masih draf, atau batalkannya setelah dikeluarkan atau dihantar. Kedua-dua cara mengembalikan kuantitinya kepada sumber. Lihat Keluarkan dan hantar.
• Adakah nota kredit mengurangkan apa yang tinggal untuk dihantar? Tidak. easySales memberi amaran apabila invois mempunyai nota kredit, supaya anda boleh menurunkan kuantiti sendiri.
• Mengapakah saya tidak dapat mencari pesanan penghantaran yang lebih lama? Senarai dibuka pada 90 hari terakhir. Kosongkan Tempoh untuk melihat semua tarikh. Lihat Pesanan Penghantaran.

Berkaitan

• Pesanan Penghantaran
• Cipta pesanan penghantaran
• Jana invois barang dihantar
• Pelan pengebilan