Pengeluaran dan penomboran

Setiap invois bermula sebagai draf yang masih boleh diubah. Apabila ia sedia, anda mengeluarkannya: ia mendapat nombor invoisnya dan menjadi dokumen yang dibayar oleh pelanggan anda. Halaman ini menerangkan apa yang berubah pada saat itu.

Cara ia berfungsi

• Draf. Invois membawa nombor proforma bermula PF-, bukan nombor invois. Anda boleh mengubah apa sahaja atau memadamnya. PDF-nya bertajuk PROFORMA INVOICE dan bertanda DRAFT, jadi anda boleh menghantarnya kepada pelanggan yang perlu mengatur bayaran terlebih dahulu.
• Keluarkan. Anda memilih tarikh invois — hari ini atau tarikh lebih awal — dan invois mendapat nombor bermula INV-. Nombor proforma kekal padanya sebagai rujukan. Kenalan, mata wang, tarikh, cukai, kadar pertukaran dan setiap baris kini dikunci.
• Selepas dikeluarkan. Status mengikut wang: Belum Dibayar, kemudian Dibayar Sebahagian dan Dibayar apabila bayaran diterima, atau Dikreditkan apabila nota kredit menjelaskan bakinya. Mengalih keluar bayaran atau membatalkan nota kredit mengembalikan status.
• Batalkan. Jika invois yang telah dikeluarkan tidak patut kekal langsung, batalkannya. easySales membuat nota kredit bagi seluruh invois, dan invois menjadi Dibatalkan; nombornya kekal dalam rekod.

Contoh

Harbour Café meminta invois proforma pada 25 September supaya ia boleh mengatur bayaran. Ini cara nombornya berfungsi.

1. Cipta invois. Draf menunjukkan nombor proforma PF-10000003.
2. Pilih Pratonton dan hantar PDF bertajuk PROFORMA INVOICE kepada kafe itu.
3. Pada 30 September, pilih Keluarkan, kekalkan tarikh hari ini dan sahkan. Invois mendapat nombor INV-10000042 dan statusnya menjadi Belum Dibayar; tarikh akhir bayaran bergerak bersama tarikh invois, dengan bilangan hari yang sama.
4. Pilih Pratonton sekali lagi. PDF itu kini invois anda, dan ia menyenaraikan PF-10000003 sebagai rujukan supaya kafe itu dapat memadankannya dengan proforma yang diterimanya.

Perkara yang perlu diketahui

• Pengeluaran tidak boleh dibatalkan semula. Semak draf sebelum anda mengesahkan.
• Anda boleh menarikhkan invois lebih awal daripada invois terakhir yang anda keluarkan. easySales memberi amaran bahawa nombor tidak lagi mengikut urutan tarikh, dan masih membenarkannya.
• Invois yang telah dikeluarkan tidak boleh dipadam, hanya dibatalkan. Draf tidak boleh dibatalkan, hanya dipadam.
• Nombor invois tidak pernah digunakan semula, walaupun invois dibatalkan.

Istilah

• Draf: Invois yang masih disediakan, dikenal pasti dengan nombor proforma.
• Nombor proforma: Nombor PF- yang dibawa oleh draf.
• Keluarkan: Langkah yang memberikan invois nombor invoisnya dan mengunci butirannya.
• Nombor invois: Nombor INV- yang diambil invois apabila dikeluarkan, dan disimpannya.
• Batalkan: Membatalkan invois yang telah dikeluarkan, yang mewujudkan nota kredit penuh terhadapnya.

Salah faham biasa

• Invois proforma bukan invois yang dikeluarkan, dan nombor PF-nya bukan nombor invois.
• Pengeluaran bukan sekadar menukar tajuk PDF. Ia mengunci butiran caj.
• Membatalkan tidak memadam invois atau membebaskan nombornya.

Di mana untuk mencarinya

Keluarkan dan Pratonton berada di bahagian atas invois draf; Batalkan berada dalam menu ··· invois yang telah dikeluarkan. Langkahnya ada dalam Keluarkan invois dan Batalkan invois.

Berkaitan

• Membetulkan kesilapan
• Invois
• PDF invois
• Sebut harga atau invois