Kelulusan dokumen

Dengan kelulusan dokumen dihidupkan, sebut harga, invois atau nota kredit yang memenuhi peraturan syarikat anda menunggu orang kedua meluluskannya sebelum dikeluarkan. Sehingga itu ia tidak mengambil nombor dan kekal sebagai draf. Kelulusan dimatikan sehingga pentadbir menghidupkannya, berasingan bagi setiap jenis dokumen.

Sama ada syarikat anda mempunyai kelulusan dokumen ditunjukkan pada halaman Lesen; lihat Apabila kelulusan tidak termasuk.

Tetapkan peraturan

1. Buka Tetapan sistem dan pilih Kelulusan dalam kumpulan Jualan.
2. Setiap jenis mempunyai kadnya sendiri: Sebut harga (disemak apabila draf dimuktamadkan), Invois dan Nota kredit (disemak apabila draf dikeluarkan).
3. Hidupkan suis Kehendaki kelulusan untuk jenis itu. Kad menunjukkan Orang yang boleh meluluskan dan bilangannya; Urus peranan membuka peranan.
4. Di bawah Memerlukan kelulusan apabila, pilih syarat:
   • Sentiasa (setiap dokumen);
   • Jumlah sekurang-kurangnya: jumlah sebelum cukai, dalam mata wang utama anda. Jumlah yang sama dengan had juga memerlukan kelulusan;
   • Margin di bawah (sebut harga sahaja): peratusan dari 0 hingga 100. Baris yang mempunyai harga tetapi tiada kos dikira memerlukan kelulusan.
5. Untuk menambah syarat kedua, pilih Tambah syarat. Dokumen ditahan apabila salah satu syarat dipenuhi (atau). Buang mengeluarkan satu syarat.
6. Simpan. Halaman memaparkan Tetapan kelulusan disimpan.

Mengubah peraturan memerlukan System (sistem) Edit (sunting); membacanya memerlukan System (sistem) View (lihat). Perubahan tidak menjejaskan permohonan yang sedang menunggu: ia diputuskan mengikut peraturan semasa ia dihantar.

Sesuatu jenis tidak boleh dihidupkan selagi tiada sesiapa boleh meluluskannya: halaman menyatakan sebabnya. Kelulusan juga memerlukan peranan syarikat anda sudah menggunakan peranan dan kebenaran baharu. Jika kelulusan hidup tetapi tiada sesiapa lagi boleh meluluskan, kad memberi amaran bahawa dokumen yang ditahan akan menunggu tanpa sesiapa untuk memutuskannya.

Siapa boleh meluluskan

• Meluluskan memerlukan kawalan Luluskan Sebut Harga, Luluskan Invois atau Luluskan Nota kredit dalam peranan, pada All records (semua rekod). Peranan Administrator (pentadbir) mempunyai ketiga-tiganya.
• Pelulus hanya boleh memutuskan dokumen yang boleh dibukanya (View (lihat) bagi jenis itu).
• Orang yang memegang kawalan itu dan mengeluarkan dokumen yang ditahan sendiri tidak ditahan: dokumen dikeluarkan serta-merta, dan log audit mencatat bahawa peraturan dilangkau kerana dia boleh meluluskan.
• Permohonan boleh ditarik balik oleh orang yang menghantarnya, atau oleh sesiapa yang boleh menyunting dokumen itu.

Hantar untuk kelulusan

1. Muktamadkan sebut harga, atau keluarkan invois atau nota kredit, seperti biasa. Dialog mempunyai medan Nota untuk pelulus; ia pilihan dan hanya dihantar jika peraturan menahan dokumen.
2. Jika peraturan menahannya, halaman memaparkan Dihantar untuk kelulusan dan dokumen menunjukkan Menunggu kelulusan. Tiada nombor diambil.

Jika ada sesuatu yang akan menghalang dokumen dikeluarkan, seperti baris cukai yang tiada, anda diberitahu serta-merta, seolah-olah anda mengeluarkannya. Jika tiada sesiapa boleh meluluskan, mesej menyatakannya; minta pentadbir memberikan kawalan kelulusan kepada seseorang.

Semasa permohonan menunggu

• Dokumen tidak boleh diubah atau dipadam: Menunggu kelulusan. Tarik balik permohonan untuk mengubah atau memadam dokumen ini.
• Pemiliknya tidak boleh ditukar, sendiri atau dalam pemindahan pukal: tarik balik permohonan dahulu, atau minta pelulus memutuskannya.
• Ia masih boleh dibuka dan disalin.
• Rekod kelulusan pada dokumen menunjukkan siapa menghantarnya, bila, Tarikh dipohon, nota, dan sebab peraturan menahannya (Ditahan kerana).

Luluskan, kembalikan atau tarik balik

• Lulus dan keluarkan membuka dialog pengeluaran; bagi sebut harga dan invois, tarikhnya ditetapkan kepada Tarikh dipohon. Pelulus boleh mengubah tarikh itu, tetapi tidak lewat daripada hari ini. Mengesahkannya mengeluarkan dokumen serta-merta: ia mengambil nombornya dan tidak boleh dibatalkan.
• Kembalikan menghantarnya semula kepada penulisnya sebagai draf, dengan Sebab. Penulis melihat siapa yang mengembalikannya dan mengapa, mengubahnya, dan mengeluarkannya semula; peraturan disemak semula.
• Tarik balik menamatkan permohonan; dokumen kekal sebagai draf dan boleh disunting serta dihantar semula. Nota adalah pilihan.

Menunggu kelulusan saya

Pada senarai Sebut Harga, Invois dan Nota Kredit, penapis Kelulusan mempunyai Menunggu kelulusan saya: dokumen yang menunggu yang boleh anda putuskan. Tanpa kawalan kelulusan, ia tidak menunjukkan apa-apa.

Pemberitahuan

• Penghantaran memberitahu pengurus penghantar jika dia boleh meluluskannya; jika tidak, semua yang boleh. Ia mendesak: dalam pusat mesej dan, melainkan tetapan anda sendiri menyatakan sebaliknya, melalui e-mel serta-merta.
• Meluluskan, mengembalikan atau menarik balik memberitahu orang yang menghantarnya. Pengembalian disertakan dengan sebabnya. Tiada sesiapa diberitahu tentang tindakannya sendiri.
• Pemberitahuan hilang sebaik sahaja permohonan diputuskan atau ditarik balik. Pilih cara anda diberitahu di bawah Kelulusan dalam tetapan pemberitahuan.

Apabila kelulusan tidak termasuk

Pada halaman Lesen, Modul menyenaraikan Kelulusan dokumen sebagai Didayakan atau Tidak termasuk. Apabila tidak termasuk:

• Sebut harga, invois dan nota kredit dikeluarkan tanpa kelulusan.
• Tetapan Kelulusan, rekod kelulusan pada dokumen dan Menunggu kelulusan saya disembunyikan, dan peranan tidak menawarkan kawalan kelulusan.
• Permohonan yang masih menunggu ditutup apabila dokumennya dikeluarkan, disimpan atau dipadam kali seterusnya.
• Peraturan yang anda tetapkan disimpan. Jika kelulusan termasuk semula, ia berkuat kuasa semula seperti sebelumnya, dan permohonan yang tidak disentuh sementara itu kembali menunggu.

Mengapa ia berfungsi begini

Menyemak sebelum nombor diambil lebih murah daripada membetulkan selepasnya. Sebaik sahaja dokumen dikeluarkan ia dikunci, dan kesilapan pada invois memerlukan nota kredit untuk dibetulkan. Orang kedua yang melihat dokumen yang besar atau bermargin rendah sebelum ia dikeluarkan dapat mengesan kesilapan selagi ia masih draf.

Dokumen yang menunggu tidak mengambil nombor. Ia kekal draf sehingga diluluskan, jadi dokumen yang dikembalikan atau ditarik balik tidak meninggalkan lompang dalam penomboran anda.

Apa yang diluluskan ialah apa yang dikeluarkan. Tiada sesiapa boleh mengubah dokumen semasa permohonannya menunggu, jadi pelulus memutuskan berdasarkan angka tepat yang akan dikeluarkan. Untuk mengubahnya, permohonan ditarik balik dahulu, dan peraturan disemak semula apabila ia dihantar.

Orang yang boleh meluluskan tidak ditahan oleh peraturan mereka sendiri. Meminta kelulusan daripada diri sendiri tidak menambah apa-apa. Log audit tetap merekodkan bahawa peraturan dilangkau dan sebabnya, jadi pengecualian itu kelihatan kepada sesiapa yang menyemak.

Bekerja lebih pantas

• Bekerja daripada Menunggu kelulusan saya. Pada senarai Sebut Harga, Invois atau Nota Kredit, pilih Menunggu kelulusan saya dalam penapis Kelulusan untuk melihat hanya apa yang boleh anda putuskan.
• Terangkan dokumen dalam nota. Satu baris dalam Nota untuk pelulus, seperti sebab margin rendah, menjimatkan satu soalan bagi pelulus dan satu pengembalian bagi anda.
• Masukkan kos pada setiap baris sebut harga. Di bawah peraturan Margin di bawah, baris yang mempunyai harga tetapi tiada Kos Unit menahan sebut harga, walau berapa pun marginnya. Lihat Baris item.
• Gabungkan dua syarat. Jumlah sekurang-kurangnya bersama Margin di bawah menahan tawaran besar dan tawaran bermargin nipis, dengan satu peraturan.
• Pilih cara anda diberitahu. Tetapkan baris Kelulusan dalam tetapan pemberitahuan anda supaya permohonan sampai kepada anda di tempat anda bekerja.

Contoh

Lim & Co menahan sebut harga untuk kelulusan dengan dua syarat: Jumlah sekurang-kurangnya SGD 10,000.00 atau Margin di bawah 25%. Daniel Lim memegang Luluskan Sebut Harga; Mei Tan tidak. Margin ialah jumlah sebelum cukai tolak kos, dibahagi dengan jumlah sebelum cukai.

Sebut harga	Sebelum cukai	Kos	Margin	Ditahan?
Kaunter Harbour Café	8,000.00	6,400.00	(8,000.00 − 6,400.00) ÷ 8,000.00 = 20%	Ya: margin di bawah 25%
Rak Orchid Bakery	6,000.00	4,500.00	(6,000.00 − 4,500.00) ÷ 6,000.00 = 25%	Tidak: 25% bukan di bawah 25%
Ubah suai Orchid Dental	12,000.00	7,200.00	(12,000.00 − 7,200.00) ÷ 12,000.00 = 40%	Ya: jumlah sekurang-kurangnya 10,000.00
Dinding hiasan Kelvin Ong	2,800.00	satu baris tanpa kos	tidak diketahui	Ya: margin tidak diketahui

Apabila Mei memuktamadkan sebut harga Orchid Bakery, ia terus mengambil nombornya. Tiga yang lain menunjukkan Menunggu kelulusan, dan Rekod kelulusan setiap satu menyatakan sebabnya di bawah Ditahan kerana.

Sebut harga yang dikembalikan. Daniel membuka kaunter Harbour Café daripada Menunggu kelulusan saya dan memilih Kembalikan dengan sebab “Use the 2026 laminate price”. Mei menaikkan harga kepada SGD 8,600.00 sebelum cukai dengan kos yang sama, SGD 6,400.00: (8,600.00 − 6,400.00) ÷ 8,600.00 ialah kira-kira 25.6%, tidak lagi di bawah 25%. Apabila dia memuktamadkannya semula, peraturan disemak semula, dan ia mengambil nombornya tanpa menunggu.

Soalan lazim

• Bagaimanakah saya menyediakan kelulusan bagi sebut harga? Buka Tetapan sistem → Kelulusan, hidupkan suis pada kad Sebut harga, pilih bila sebut harga memerlukan kelulusan dan simpan. Anda memerlukan Edit bagi System (sistem).
• Siapakah yang boleh meluluskan dokumen? Sesiapa yang peranannya mempunyai kawalan Luluskan Sebut Harga, Luluskan Invois atau Luluskan Nota kredit pada All records (semua rekod). Peranan Administrator mempunyai ketiga-tiganya.
• Bolehkah saya meluluskan sebut harga saya sendiri? Jika anda memegang kawalan kelulusan, dokumen anda sendiri tidak ditahan: ia dikeluarkan serta-merta, dan log audit mencatat bahawa peraturan dilangkau.
• Bolehkah saya mengedit dokumen semasa ia menunggu kelulusan? Tidak. Tarik balik permohonan, ubah dokumen dan hantarnya semula; peraturan disemak semula.
• Adakah dokumen yang menunggu kelulusan mengambil nombor? Tidak. Ia mengambil nombornya apabila diluluskan, jadi dokumen yang dikembalikan atau ditarik balik tidak meninggalkan lompang.
• Adakah nota kredit juga disemak berdasarkan had amaun? Ya. Amaunnya sebelum cukai dibandingkan dengan had mengikut saiznya, jadi nota kredit bernilai SGD 12,000.00 memenuhi had SGD 10,000.00.
• Mengapa saya tidak menemui tetapan Kelulusan? Ia disembunyikan apabila kelulusan dokumen tidak termasuk bagi syarikat anda. Lihat Apabila kelulusan tidak termasuk.

Berkaitan

• Muktamadkan sebut harga
• Keluarkan invois
• Keluarkan nota kredit
• Peranan dan kebenaran
• Cadangan AI