Invois pembekal

Apabila pembekal membilkan anda bagi pesanan belian, rekodkan bil itu pada pesanan, kemudian rekodkan bayaran anda apabila anda membayarnya. easySales kemudian menunjukkan apa yang telah dibilkan, dibayar dan masih belum dibilkan, dan bil itu menjadi kos sebenar urus niaga — lihat Kos dan margin kasar. Halaman ini untuk sesiapa yang mengendalikan bil pembekal.

Sebelum anda mula

• Anda memerlukan View (lihat) dan Edit bagi Purchase (belian) pada pesanan itu.
• Pesanan mesti Dikeluarkan atau Ditutup. Draf belum ada nombor; keluarkannya dahulu. Pesanan yang dibatalkan tidak menerima bil atau bayaran.
• Sediakan invois pembekal, sebagai PDF atau imej jika anda mahu melampirkannya.

Rekod invois pembekal

1. Buka pesanan belian dan pilih Rekod invois pembekal di bahagian atas, atau dalam bahagian Invois pembekal.
2. Masukkan Nombor invois pembekal, Tarikh invois, Subjumlah tidak termasuk cukai dan Cukai, tepat seperti yang dicetak oleh pembekal. Subjumlah bermula dengan bahagian pesanan yang belum diinvois. Tambah Tarikh akhir (pilihan) jika anda mahu.
3. Bagi pesanan dalam mata wang lain, semak Kadar tukaran. Jika dibiarkan kosong, ia menggunakan jadual kadar anda; Guna kadar PO menyalin kadar pesanan itu sendiri.
4. Pilih Layanan cukai: Cukai input boleh dituntut, atau Cukai tidak boleh dituntut (sebahagian daripada kos). Ia bermula seperti yang dicadangkan oleh pendaftaran cukai syarikat anda pada tarikh invois; jika anda memilih yang lain, easySales meminta Sebab perubahan.
5. Lampirkan Dokumen invois pembekal jika anda ada: sehingga sepuluh fail, setiap satu sehingga 25 MB, PDF, imej atau dokumen Office.
6. Pilih Rekod invois pembekal sekali lagi di bahagian bawah laci untuk menyimpannya.

Rekod bayaran anda

1. Pada pesanan, pilih Rekod bayaran dalam bahagian Bayaran. Setelah pesanan diinvois sepenuhnya, ia juga menjadi butang utama di bahagian atas.
2. Masukkan Tarikh bayaran, Amaun, Kaedah dan Rujukan; pilih Invois pembekal (pilihan) yang dibayarnya jika anda mahu memautkannya. Kaedahnya ialah senarai yang sama seperti bagi bayaran pelanggan.
3. Pilih Rekod bayaran di bahagian bawah tetingkap untuk menyimpannya.

Apa yang berlaku seterusnya

Jalur di bahagian atas pesanan mengemas kini angka Diinvois, Dibayar dan Belum diinvois, dan teg Invois dan Bayaran pada senarai mengikutinya. Diinvois dan Dibayar termasuk cukai; Dibayar menunjukkan Baki perlu dibayar di bawahnya. Apabila semuanya telah diinvois dan dibayar, pilih Tutup pesanan belian.

Peraturan yang perlu diketahui

• Tarikh invois mahupun tarikh bayaran tidak boleh lewat daripada hari ini.
• Membilkan lebih daripada subjumlah pesanan, atau membayar lebih daripada invois yang direkodkan atau jumlah pesanan, ialah amaran, bukan penolakan. Semak sebelum anda menyimpan.
• Cukai input boleh dituntut ditolak apabila syarikat anda tidak berdaftar bagi cukai yang boleh dituntut semula pada tarikh invois.
• Invois pembekal tanpa fail terlampir ditanda Tiada dokumen; pesanan menunjukkan Tanpa dokumen dengan bilangannya, dan penapis Invois pembekal tanpa dokumen pada senarai mencari pesanan sedemikian.
• Jika nombor invois pembekal yang sama daripada pembekal yang sama terdapat pada invois pembekal lain yang masih sah, baris invois itu ditanda Rujukan pembekal pendua, dengan pautan ke pesanan lain itu.
• Untuk membetulkan invois atau bayaran yang direkodkan, pilih Sunting dalam menu barisnya. Batalkan invois pembekal dan Batalkan bayaran meminta sebab; baris yang dibatalkan kekal disenaraikan dan tidak lagi dikira.
• Cukai yang dikira sebagai kos menaikkan kos sebenar urus niaga; cukai input yang boleh dituntut semula tidak.
• Membayar pembekal tidak mengubah kos. Kos mengikut invois pembekal.

Mengapa ia berfungsi begini

Anda menaip angka pembekal, bukan angka anda sendiri. Bil ialah dokumen pembekal. Menyalin nombor, tarikh, subjumlah dan cukainya dengan tepat memastikan rekod anda selari dengan penyata pembekal, dan membolehkan akauntan anda menjejak setiap amaun kembali ke kertasnya.

Kos mengikut bil, bukan bayaran. Anda berhutang wang itu dari hari anda dibilkan, dan pada masa itulah kos kerja diketahui. Membayar lewat mengubah tunai anda, bukan kos kerja itu kepada anda, jadi margin urus niaga kekal betul tanpa mengira terma pembayaran anda.

Layanan cukai menentukan sama ada cukai ialah kos. Syarikat yang berdaftar GST menuntut semula cukai input dalam penyatanya, jadi akhirnya cukai itu tidak menelan kos; syarikat yang tidak boleh menuntutnya membayarnya sebagai sebahagian daripada kos. Apabila anda mengatasi layanan yang dicadangkan, sebabnya kekal dalam rekod untuk akauntan anda.

Amaran, bukan penolakan. Pembekal menambah item tambahan dan memecahkan bil mereka. easySales menandakan amaun yang melebihi pesanan supaya anda menyemaknya, tetapi membenarkan anda merekod apa yang benar-benar dibilkan oleh pembekal. Bil yang dibatalkan kekal disenaraikan bersama sebabnya, jadi sejarah pesanan lengkap.

Bekerja lebih pantas

• Biarkan subjumlah terisi sendiri. Laci memulakan Subjumlah tidak termasuk cukai dengan apa yang belum diinvois. Bagi satu bil yang meliputi seluruh pesanan, bandingkan dengan kertasnya dan simpan.
• Lampirkan fail semasa merekod. Bil yang disimpan tanpa fail ditanda Tiada dokumen; penapis Invois pembekal tanpa dokumen pada senarai mencari jurang itu sebelum hujung bulan. Lihat Pesanan Belian.
• Bayar deposit sebelum bil. Rekod bayaran berfungsi sebelum sebarang invois pembekal direkodkan; pesanan menunjukkan Bayaran pendahuluan sehingga bil tiba.
• Guna kadar pesanan bagi bil mata wang asing. Guna kadar PO menyalin kadar yang ditetapkan semasa pesanan dikeluarkan. Lihat Mata wang dan kadar.
• Bina senarai bayaran anda daripada senarai. Buang Bulan daripada bar penapis, kemudian tapis Bayaran kepada Belum dibayar dan Sebahagian dibayar untuk melihat pesanan yang belum dibayar sepenuhnya. Lihat Senarai dan lajur.

Contoh

Bil melebihi pesanan. Pesanan belian Lim & Co kepada bengkel kayu bagi ubah suai Harbour Café bernilai SGD 10,500.00 sebelum cukai. Selepas tambahan satu rak, bengkel membilkan SGD 10,800.00 campur GST SGD 972.00 (9% daripada 10,800.00), SGD 11,772.00 kesemuanya. Mei Tan merekodkan bil itu dengan rujukan bengkel, melampirkan PDFnya, dan membaca amaran bahawa invois SGD 300.00 lebih daripada pesanan. Dia menyemak rak tambahan itu dan menyimpan, dengan Cukai input boleh dituntut, kerana Lim & Co berdaftar GST. Pesanan kini menunjukkan Diinvois SGD 11,772.00 dan Lebih invois, dan kos sebenar urus niaga naik sebanyak SGD 10,800.00: GST dituntut semula, jadi ia bukan kos. Apabila Lim & Co membayar melalui pindahan bank, Mei merekodkan SGD 11,772.00; easySales menyatakan bahawa ini lebih daripada jumlah pesanan SGD 11,445.00 (10,500.00 campur GST 945.00), dan pesanan menunjukkan Dibayar.

Deposit, kemudian bil. Lim & Co memesan sofa tempahan khas pada SGD 4,000.00 campur GST SGD 360.00, SGD 4,360.00 kesemuanya, dan pembuatnya meminta 30% di hadapan. Mei merekodkan bayaran SGD 1,308.00 (30% daripada 4,360.00). easySales menyatakan bahawa belum ada invois pembekal direkodkan; dia menyimpan, dan pesanan menunjukkan Bayaran pendahuluan. Apabila sofa tiba bersama invois untuk SGD 4,360.00, dia merekodkannya, dan pesanan menunjukkan Sebahagian dibayar dengan baki perlu dibayar SGD 3,052.00 (4,360.00 − 1,308.00). Dia merekodkan bayaran itu, pesanan menunjukkan Dibayar, dan dia menutupnya.

Soalan lazim

• Bolehkah saya merekod invois pembekal pada pesanan belian yang ditutup? Ya. Pesanan yang ditutup masih menerima invois pembekal dan bayaran dalam bahagian Invois pembekal dan Bayaran; anda tidak perlu membukanya semula.
• Bolehkah saya membayar pembekal sebelum mereka menghantar invois? Ya. Rekod bayaran pada pesanan yang dikeluarkan; ia menunjukkan Bayaran pendahuluan sehingga invois pembekal direkodkan.
• Pembekal menghantar satu invois untuk dua pesanan belian. Bagaimana saya merekodnya? Rekodkannya pada setiap pesanan, dengan nombor invois yang sama dan hanya bahagian yang milik pesanan itu. easySales memberi amaran bahawa nombor itu sudah direkodkan dan menanda kedua-dua baris Rujukan pembekal pendua.
• Adakah GST pada invois pembekal sebahagian daripada kos saya? Hanya apabila anda merekodkannya sebagai Cukai tidak boleh dituntut (sebahagian daripada kos). Cukai input boleh dituntut tidak dimasukkan dalam kos urus niaga. Lihat Kos dan margin kasar.
• Bagaimana saya membetulkan invois pembekal yang salah dimasukkan? Pilih Sunting dalam menu barisnya dan betulkannya. Jika ia langsung tidak milik pesanan itu, pilih Batalkan invois pembekal dan berikan sebab; ia kekal disenaraikan sebagai dibatalkan.
• Kadar tukaran mana yang digunakan oleh invois pembekal dalam mata wang asing? Kadar jadual kadar anda melainkan anda menaip satu; Guna kadar PO menggunakan kadar pesanan. Invois direkodkan dalam mata wang pesanan.
• Bolehkah saya merekod bayaran yang belum saya buat? Tidak. Tarikh bayaran tidak boleh lewat daripada hari ini, jadi rekodkan bayaran sebaik sahaja ia telah dibuat.

Berkaitan

• Pesanan Belian
• Kos dan margin kasar
• Peluang Jualan
• Penyimpanan rekod